Wettelijke rente en incassokosten automatisch berekenen bij te late betaling

Je stuurt een betalingsherinnering, en er gebeurt niets. Twee weken later stuur je een tweede, net iets dwingender. Nog steeds niets. Herkenbaar?

Een betalingsherinnering werkt bij een deel van je klanten: facturen raken zoek in een volle mailbox, iemand is met vakantie, de boekhouder werkt maar twee dagen per week. Een vriendelijke herinnering lost dat op. Bij de rest werkt het niet, en dan heb je iets nodig met meer gewicht dan een vriendelijk mailtje.

Dat gewicht zit in twee instrumenten die de wet je al geeft: wettelijke rente en incassokosten. Beide mag je in rekening brengen zodra een factuur te laat is, zonder dat je daar in je algemene voorwaarden apart iets voor hoeft te regelen — al helpt het wel als je dat doet. Het probleem is dat vrijwel niemand ze gebruikt, omdat het rekenwerk vervelend is: je moet per factuur bijhouden hoeveel dagen die te laat is, welk rentepercentage op dat moment geldt, en welk bedrag aan incassokosten volgens de staffel hoort bij het openstaande bedrag.

Dat rekenwerk is precies het soort taak dat zich leent voor automatisering: een vaste regel, toegepast op elke factuur, elke keer opnieuw. Hieronder het overzicht van wat de wet toestaat, met de actuele bedragen en percentages, en hoe je dit automatisch laat berekenen in plaats van met een rekenmachine erbij.

Hoeveel tijd een klant heeft om te betalen, hangt af van wat je hebt afgesproken — en van wie de klant is.

Spreek je niets af, dan geldt automatisch een betaaltermijn van 30 dagen tussen bedrijven onderling (artikel 6:119a lid 2 Burgerlijk Wetboek). Leg je wel iets vast in je offerte, factuur of algemene voorwaarden, dan mag je daarvan afwijken tot een maximum van 60 dagen. Een langere termijn dan 60 dagen mag alleen als dat expliciet is overeengekomen en niet "kennelijk onbillijk" is voor de schuldeiser — in de praktijk een hoge drempel.

Er is één belangrijke uitzondering die dwingend recht is, dus niet weg te contracteren: een groot bedrijf dat inkoopt bij het mkb of bij een zzp'er moet sinds 1 juli 2022 altijd binnen 30 dagen betalen. Volgens Ondernemersplein geldt als mkb-bedrijf wie minder dan 250 werknemers heeft en een omzet tot 50 miljoen euro of een balanstotaal tot 43 miljoen euro. Betaalt het grote bedrijf toch te laat, dan heb je als leverancier recht op de wettelijke handelsrente, een vaste vergoeding van 40 euro en vergoeding van incassokosten — ongeacht wat er in de inkoopvoorwaarden van die grote klant staat. Deze regel geldt sinds 1 juli 2023 ook voor contracten die al liepen vóór de wetswijziging.

Weet dus eerst in welke categorie je klant valt, want dat bepaalt welke termijn je mag hanteren voordat je rente en kosten kunt gaan berekenen.

Zodra een factuur na de betaaltermijn onbetaald blijft, loopt er automatisch rente — ook als je dat nergens hebt vastgelegd. Bij facturen tussen bedrijven gaat het om de wettelijke handelsrente, een ander en hoger percentage dan de rente die voor consumenten geldt.

"De wettelijke rente voor handelstransacties is sinds 1 juli 2026 10,4%." — Rijksoverheid

Voor overeenkomsten met consumenten geldt een ander percentage: 4% sinds 1 januari 2026. Beide percentages worden twee keer per jaar herzien, op 1 januari en 1 juli, dus reken niet met een cijfer dat je een jaar geleden hebt opgezocht — check de actuele hoogte voordat je iets int.

Reken je zelf, dan pak je het opeisbare bedrag, het aantal dagen dat de factuur te laat is vanaf de dag na de vervaldatum, en het geldende jaarpercentage. Een factuur van 5.000 euro die 45 dagen te laat is, levert bij 10,4% ongeveer 64 euro aan rente op (5.000 × 10,4% ÷ 365 × 45). Op één factuur is dat een klein bedrag; bij een bedrijf met tientallen openstaande facturen per maand telt het op, en het is vooral een signaal richting de klant dat te laat betalen niet gratis is.

Naast rente mag je ook incassokosten in rekening brengen. Voor facturen aan consumenten ligt dat bedrag wettelijk vast in de Wet Incassokosten (WIK), met een gestaffeld percentage van het opeisbare bedrag:

• 15% over de eerste 2.500 euro
• 10% over de volgende 2.500 euro
• 5% over de volgende 5.000 euro
• 1% over de volgende 190.000 euro
• 0,5% over het meerdere boven 200.000 euro

Met een minimum van 40 euro, ongeacht hoe klein de factuur is. Bij een consument moet je bovendien eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van veertien dagen — pas als die termijn verstrijkt zonder betaling, zijn de incassokosten verschuldigd (artikel 6:96 lid 6 BW).

Bij zakelijke klanten lig je niet vast aan deze staffel: je mag in je algemene voorwaarden een ander bedrag afspreken, zolang dat redelijk is. Spreek je niets af, dan geldt de WIK-staffel alsnog als redelijkheidsmaatstaf. De verplichte veertiendagenbrief geldt bovendien niet voor zakelijke schuldenaars — juridisch mag je bij een bedrijf incassokosten in rekening brengen zodra de betaaltermijn is verstreken, zonder wachttijd. In de praktijk is één duidelijke aanmaning voordat je kosten toevoegt nog steeds verstandig: het voorkomt discussie en het is meestal ook gewoon wat je eigen voorwaarden voorschrijven.

Het rekenwerk hierboven is simpel zolang het over één factuur gaat. Bij vijftig openstaande facturen, elk met een andere vervaldatum en een ander bedrag, wordt het foutgevoelig en tijdrovend als je het handmatig bijhoudt in een spreadsheet.

Wat in de praktijk werkt, is een vast escalatieschema gekoppeld aan je facturatie- of boekhoudpakket:

• Dag 1 na de vervaldatum: een vriendelijke herinnering, nog zonder rente of kosten.
• Rond dag 14 tot 21: een aanmaning waarin je vermeldt dat er rente loopt vanaf de vervaldatum, met het bedrag tot dan toe.
• Vanaf dag 30: een laatste aanmaning met het actuele rentebedrag en de incassokosten volgens de staffel, klaar om over te dragen aan een incassobureau of deurwaarder als er dan nog niet betaald is.

Elke stap herberekent automatisch het rentebedrag op basis van het actuele percentage en het aantal verstreken dagen, en het incassokosten-bedrag op basis van de hoogte van de vordering. Dat voorkomt dat je met een verkeerd bedrag een aanmaning stuurt — wat een klant meteen een reden geeft om de hele aanmaning naast zich neer te leggen.

Bedrijven die dit soort escalatieschema's voor klanten bouwen, zoals Oarized, koppelen dit meestal direct aan het bestaande boekhoudpakket, zodat er geen aparte lijst bijgehouden hoeft te worden naast de facturen die er toch al staan.

Niet elke late betaler verdient meteen een aanmaning met rente en incassokosten. Een trouwe klant die één keer een week te laat is omdat de betaalbatch van hun bank vertraging had, raak je kwijt als je daar automatisch een juridisch geladen brief tegenaan gooit. Zet daarom voor grote of belangrijke klanten een menselijke controle in voordat een aanmaning met kosten de deur uitgaat — het systeem mag het bedrag klaarzetten, maar iemand mag beslissen of hij ook echt verstuurd wordt.

Bij kleine bedragen weegt het bovendien vaak niet op. Een factuur van 150 euro die twee weken te laat is, levert een paar cent rente op; de tijd die een escalatietraject kost, staat daar niet tegenover, zeker niet als je uiteindelijk een incassobureau moet inschakelen omdat een klant niet reageert.

En let op de andere kant: dezelfde regels gelden als jij zelf te laat bent met betalen aan een leverancier. Ben je een groot bedrijf dat inkoopt bij het mkb, dan zit je aan de 30-dagentermijn vast, of je dat nu handig vindt of niet. Automatiseren van deze berekening werkt dus in twee richtingen — ook als het gaat om wat je zelf verschuldigd bent aan anderen.