Btw verleggen bij onderaanneming: wat moet op de factuur

Als onderaannemer stuur je normaal een factuur met btw erop. Bij de verleggingsregeling doe je dat niet. Jij stuurt de factuur zonder btw-bedrag, en de hoofdaannemer geeft die btw aan alsof hij hem zelf verschuldigd is, in zijn eigen aangifte.

De regeling geldt voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen: bouwen, slopen, onderhouden, herstellen en schoonmaken. De Belastingdienst noemt de sectoren waarin dit het vaakst voorkomt met naam: bouw, scheepsbouw, schoonmaakbedrijven en hoveniersbedrijven. Werk je als zzp'er of onderaannemer mee aan een verbouwing, een dakrenovatie, een schoonmaakklus in andermans pand of grondwerk voor een hovenier, dan val je hier al snel onder — zodra je voor een andere ondernemer werkt die het werk doorlevert aan de eindklant.

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. Stuur je een factuur van €7.000 excl. btw, dan zou daar normaal €1.470 aan btw (21%) bij komen. Met verlegging schrijf je die €1.470 niet op de factuur; de hoofdaannemer neemt dat bedrag zelf op in zijn aangifte. Voor jou verandert het bedrag dat je uiteindelijk ontvangt niet — je factureert alleen anders.

Volgens de Belastingdienst moeten drie dingen op een verlegde factuur staan:

• De tekst 'btw verlegd', in plaats van een btw-bedrag
• Het btw-identificatienummer van je klant, met landcode ervoor (bijvoorbeeld NL gevolgd door het nummer)
• De vergoeding per btw-tarief, precies zoals die zou zijn geweest als de btw niet verlegd was

Voor de hoofdaannemer werkt het aan de andere kant van de lijn. Verlegt een Nederlandse onderaannemer btw naar jou, dan vul je die omzet in bij rubriek 1e van je btw-aangifte ('leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast'). Gaat het om een verlegging van of naar een klant in een ander EU-land, dan gebruik je rubriek 3b of 3c.

Vergeet je het btw-nummer van je klant op te nemen, of vermeld je toch een btw-bedrag terwijl verlegging van toepassing is, dan klopt de factuur niet met wat de Belastingdienst verwacht. Dat is de meest gemaakt fout, juist omdat het makkelijk over het hoofd wordt gezien op een verder standaardfactuur.

De verleggingsregeling is geen algemene regel voor 'werken in de bouw'. Ze geldt specifiek voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, en de Belastingdienst noemt een aantal duidelijke uitzonderingen waarbij je gewoon btw in rekening brengt:

• Ontwerpwerkzaamheden. Architecten, tekenaars en scheepsontwerpers vallen er niet onder — hun werk is geen fysieke uitvoering.
• Bewaking en verhuur. Ook diensten als bewaking van een bouwplaats of verhuur van materieel zijn uitgesloten.
• Werk in je eigen werkplaats. Doe je het werk geheel of grotendeels (meer dan 50%) in je eigen werkplaats in plaats van op locatie, dan geldt de verlegging niet.
• Verkochte goederen die je bewerkt. Heb je als onderaannemer eerst een product verkocht aan de hoofdaannemer en bewerk je dat vervolgens, dan valt die bewerking buiten de regeling.

Dit betekent dat je per opdracht moet beoordelen of de verlegging van toepassing is — niet per klant of per branche in het algemeen. Eenzelfde hoofdaannemer kan de ene maand een factuur met verlegging krijgen en de volgende maand een gewone factuur met btw, afhankelijk van wat voor werk je precies deed en waar.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je normaal geen btw aan je klanten. Dat verandert niets aan de verleggingsregeling: als onderaannemer in de bouw pas je de verlegging gewoon toe, ook met KOR.

Het rekenvoorbeeld van de Belastingdienst laat het verschil zien tussen twee onderaannemers. Dorien kiest niet voor de KOR: zij koopt voor €7.000 in met 21% btw en vraagt die €1.470 aan voorbelasting terug bij de Belastingdienst. Henk kiest wel voor de KOR: hij hoeft geen btw-administratie bij te houden, maar geeft daarmee ook het recht op om die voorbelasting terug te vragen.

Voor jou als onderaannemer is dit een afweging die los staat van de verlegging zelf: KOR bespaart administratietijd, maar kost je de teruggave van btw op je eigen inkopen. Werk je met relatief weinig materiaalkosten (bijvoorbeeld puur arbeid), dan weegt die teruggave vaak niet op tegen het gemak. Koop je veel materiaal in, dan kan de teruggave juist meer waard zijn dan de tijd die de btw-administratie kost.

De verleggingsregeling gaat meestal niet mis bij een eenmalige factuur waar je goed over nadenkt. Ze gaat mis bij het tiende of twintigste factuur van de maand, wanneer je een sjabloon hergebruikt en niet meer stilstaat bij de vraag of dit specifieke werk wel onder de regeling valt.

Veelvoorkomende situaties: een onderaannemer die het ene project op locatie doet (verlegging) en het andere in de eigen werkplaats voortzet (geen verlegging), maar beide keren dezelfde factuursjabloon gebruikt. Of een schoonmaakbedrijf dat voor de ene opdrachtgever rechtstreeks werkt (gewone btw) en voor de andere als onderaannemer van een groter bedrijf (verlegging) — en dat verschil in de drukte van de week niet handmatig nagaat per factuur.

Bij Oarized zien we dit patroon terug bij bedrijven die facturatie deels automatisch laten lopen op basis van vaste klantgegevens: het risico zit niet in de regel zelf, die is vrij eenduidig, maar in het feit dat niemand hem meer controleert zodra het proces routine wordt. Het btw-nummer van de klant en het type werk per opdracht vastleggen bij het aanmaken van de klant, in plaats van dit per factuur opnieuw te beoordelen, voorkomt dat de verlegging per ongeluk wegvalt of juist ten onrechte wordt toegepast.

Werk je maar af en toe als onderaannemer — een paar keer per jaar voor een vaste hoofdaannemer die je al kent — dan is dit geen probleem dat een systeem nodig heeft. Je checkt het type werk, zet 'btw verlegd' en het btw-nummer op de factuur, en klaar. Een paar minuten per factuur, hooguit.

Het wordt pas de moeite waard om dit ergens vast te leggen zodra je met meerdere hoofdaannemers tegelijk werkt, wisselt tussen werk op locatie en werk in de eigen werkplaats, of personeel de facturen opstelt zonder dat zij zelf de regeling kennen. Dan is het risico niet dat je de regel niet kent, maar dat hij inconsequent wordt toegepast tussen facturen door.

Twijfel je of je onder de regeling valt voor een specifieke opdracht, vraag dit dan na bij je boekhouder of de Belastingdienst voordat je de factuur verstuurt. Een factuur achteraf corrigeren omdat de verlegging verkeerd is toegepast, kost meer tijd dan het in eerste instantie goed uitzoeken.