Creditnota's automatisch aanmaken: hoe je facturen corrigeert zonder gedoe

Een klant belt: de klus van vorige week ging niet door, of er staat een verkeerd aantal uren op de factuur. De eerste reflex is om de factuur te openen en het bedrag te corrigeren. Dat is precies de stap die je niet moet zetten.

De Belastingdienst stelt eisen aan de nummering van facturen: je gebruikt opeenvolgende nummers, en elk nummer mag maar één keer voorkomen (Belastingdienst, factuureisen). Verander je een factuur die al verstuurd en verwerkt is, dan klopt je nummerreeks niet meer met wat je klant heeft ontvangen en wat in je boekhouding staat. Bij een controle is dat precies het soort gat dat vragen oproept.

De oplossing die boekhoudpakketten daarom allemaal op dezelfde manier bouwen: je laat de foute factuur staan zoals hij is, en zet er een nieuwe factuur met een negatief bedrag tegenover — de creditnota, ook wel creditfactuur genoemd. Die krijgt een eigen, volgend nummer en verwijst naar het factuurnummer dat hij corrigeert. Je administratie blijft daarmee volledig: je kunt altijd terugzien wat er origineel gefactureerd is, en wat er later gecorrigeerd is en waarom.

Dat klinkt als een omweg voor iets simpels, maar het is precies waarom dit zich goed laat automatiseren. Het is geen inhoudelijke beoordeling per geval — het is een vast stramien: nieuwe factuur, negatief bedrag, verwijzing naar het origineel. Dat stramien kun je een systeem laten uitvoeren zodra de aanleiding (een annulering, een correctie) ergens anders al is vastgelegd.

Er zijn in de praktijk drie situaties waarin dit terugkomt.

• Een afspraak gaat niet door. Een hovenier die een vaste onderhoudsbeurt had ingepland, maar de klant belt af wegens vakantie. Stond die beurt al op de conceptfactuur, dan moet hij eraf — met een creditnota als de factuur al verstuurd is.
• Er is een fout gemaakt. Een verkeerd tarief, een dienst die dubbel op de factuur staat, of een aantal uren dat niet klopt met de werkbon. Ook hier corrigeer je met een creditnota, niet door de oorspronkelijke factuur te wijzigen.
• Een klant betaalt niet en gaat dat ook niet meer doen. Een opdracht die vroegtijdig is stopgezet, een klant die failliet is, of een geschil dat niet meer wordt opgelost. Dit is een ander geval dan de eerste twee: hier wil je niet alleen de factuur corrigeren, maar ook de btw terugvragen die je al hebt afgedragen over een bedrag dat je nooit hebt ontvangen. Dat werkt via een aparte regeling voor oninbare vorderingen, die in de volgende sectie staat.

Het onderscheid is belangrijk omdat de eerste twee gevallen puur administratief zijn — je corrigeert iets dat niet klopt — terwijl het derde geval een fiscaal voordeel oplevert waar je zelf actie voor moet ondernemen. Een boekhoudpakket signaleert dat verschil niet automatisch; jij moet weten in welk geval je zit voordat je een systeem instelt dat de creditnota's genereert.

De meeste Nederlandse boekhoudpakketten hebben een vaste functie voor creditfacturen die precies dit stramien volgt. In Moneybird bijvoorbeeld open je de oorspronkelijke factuur en kies je voor "Extra > Dupliceer naar creditfactuur". Het pakket maakt dan automatisch een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer, een aangepaste datum en negatieve bedragen, en de creditfactuur blijft zichtbaar gekoppeld aan het origineel (Moneybird, creditfactuur maken en versturen). Dat is het handmatige pad: iemand moet nog steeds op de knop klikken.

Het automatische pad zit in de koppeling ervoor. Een schoonmaakbedrijf dat afzeggingen bijhoudt in een planningsysteem, kan dat systeem laten doorgeven aan het boekhoudpakket welke geplande beurten die maand zijn komen te vervallen. In plaats van dat iemand aan het einde van de maand met de hand nagaat welke regels eraf moeten, genereert het systeem de creditnota rechtstreeks vanuit de afzegging — met het juiste bedrag, de juiste datum en de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur al ingevuld.

Dat werkt alleen betrouwbaar als de afzegging op één plek wordt vastgelegd en van daaruit doorloopt, niet als iemand het los in een app of op papier bijhoudt. De meeste tijdwinst zit niet in het aanmaken van de creditnota zelf — dat kost sowieso maar een paar klikken — maar in het voorkomen dat afzeggingen vergeten worden en pas bij het jaarwerk aan het licht komen.

Als een klant een factuur nooit gaat betalen, heb je waarschijnlijk wel btw afgedragen over een bedrag dat je nooit ontvangt. Die btw kun je terugvragen bij de Belastingdienst, via de regeling voor oninbare vorderingen.

De regels zijn concreet. Je kunt btw terugvragen "zodra het zeker is dat uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar is", en een vordering wordt sowieso als oninbaar beschouwd "uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die u met uw klant hebt afgesproken" — is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur (Belastingdienst, teruggaaf door oninbare vorderingen). Je trekt het bedrag af van de btw die je aangeeft bij rubriek 1a of 1b van je aangifte, en je haalt de omzet van de oninbare vordering ook uit je omzet over dat tijdvak.

Er is één belangrijke voorwaarde: dit geldt alleen als je het factuurstelsel toepast — pas je het kasstelsel toe, dan is er volgens de Belastingdienst geen teruggaaf mogelijk voor oninbare vorderingen. En betaalt de klant later alsnog, dan geef je de btw over het ontvangen deel gewoon weer aan in de periode waarin je het geld binnenkrijgt.

Dit is geen proces dat je volledig kunt laten lopen zonder ernaar te kijken: of een vordering echt oninbaar is, blijft een beoordeling die jij maakt. Wat je wel kunt automatiseren is de signalering — een systeem dat facturen markeert zodra ze de 1-jaarstermijn naderen, zodat je ze niet per ongeluk laat liggen tot na de deadline waarop terugvragen nog zin heeft.

Een creditnota is voor de wet gewoon een factuur, en moet aan dezelfde eisen voldoen als een gewone factuur. Volgens de Belastingdienst gaat het onder meer om (Belastingdienst, factuureisen):

• je volledige naam en adres, en die van je klant
• je btw-identificatienummer en, als je bij de KVK staat ingeschreven, je KVK-nummer
• de datum waarop de creditnota is uitgereikt
• een doorlopend nummer uit dezelfde reeks als je gewone facturen
• een omschrijving van wat wordt gecrediteerd
• het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag — allemaal negatief

Zet er in de praktijk ook duidelijk bij dat het om een creditnota gaat en welk factuurnummer hij corrigeert. Dat staat niet als harde eis in de wettekst, maar voorkomt discussie met je klant en met je eigen accountant over welke factuur bij welke creditnota hoort.

Verder geldt voor creditnota's dezelfde bewaartermijn als voor gewone facturen: je bewaart ze 7 jaar, en 10 jaar als het om onroerend goed gaat (Belastingdienst, uw facturen bewaren). Een systeem dat creditnota's automatisch aanmaakt, moet ze dus ook automatisch in diezelfde bewaarde administratie zetten — niet in een los mapje dat niemand meer terugvindt zodra de Belastingdienst er drie jaar later naar vraagt.

Maak je een paar keer per jaar een creditnota, bijvoorbeeld omdat een klant een keer afbelt of er een keer een tikfout in een factuur staat? Dan is een koppeling bouwen tussen je planning en je boekhoudpakket overdreven. Twee minuten in je boekhoudpakket — dupliceren naar creditfactuur, bedrag aanpassen, versturen — is dan gewoon sneller dan een systeem inrichten, testen en onderhouden dat je een paar keer per jaar gebruikt.

Het wordt anders zodra afzeggingen en correcties een vast, terugkerend patroon zijn: een schoonmaakbedrijf waarbij structureel tien tot vijftien procent van de geplande beurten die maand niet doorgaat, of een uitzendbureau waar bijna elke week wel een uitzendkracht eerder stopt en de factuur dus moet worden aangepast. Bij dat volume kost het handmatig narekennen en corrigeren elke maand een paar uur, en is de kans op fouten — een creditnota die vergeten wordt, of een bedrag dat niet klopt — reëel.

Er is ook een tussenweg die vaak over het hoofd wordt gezien: een vast wekelijks of maandelijks moment waarop je zelf alle afzeggingen van die periode naloopt en in één keer de bijbehorende creditnota's aanmaakt. Dat is geen koppeling tussen systemen, maar wel een vaste gewoonte in plaats van iets dat je erbij doet zodra je eraan denkt. Voor veel bedrijven met een handvol afzeggingen per maand is dat al genoeg om het uit de hoofd te houden zonder dat er iets gebouwd hoeft te worden.

Begin met tellen, niet met techniek. Ga je administratie van de laatste zes maanden na en tel hoeveel creditnota's je hebt gemaakt, en om welke reden: afzegging, fout, of oninbare vordering. Bij een handvol per maand is de functie die je boekhoudpakket al heeft — dupliceren naar creditfactuur — voldoende, zonder dat er iets bij hoeft.

Loopt het aantal op, kijk dan eerst naar waar de aanleiding vandaan komt. Zit die in een planningsysteem, een boekingstool voor afspraken, of een los overzicht dat iemand bijhoudt? Dat is de plek waar de koppeling moet beginnen: pas als de afzegging daar met een druk op de knop wordt vastgelegd, heeft het zin om die informatie automatisch door te laten lopen naar een creditnota in je boekhoudpakket.

Controleer ook of je boekhoudpakket zelf al aangeeft welke facturen richting de 1-jaarstermijn voor oninbare vorderingen lopen. Sommige pakketten doen dat, andere niet — in dat laatste geval is een simpel maandelijks overzicht van openstaande facturen ouder dan negen maanden al genoeg om tijdig te kunnen handelen. Oarized bouwt dit soort koppelingen voor bedrijven waarbij het handmatig bijhouden niet meer op tijd gebeurt, maar voor de meeste bedrijven met een overzichtelijk aantal afzeggingen per maand is de ingebouwde functie van je boekhoudpakket het beginpunt, niet een reden om meteen iets te laten bouwen.