Transitievergoeding berekenen en bijhouden: wat de wet vraagt

Een bouwbedrijf rondt een project af en het tijdelijke contract van een medewerker loopt vanzelf ten einde. Een uitzendbureau of hoveniersbedrijf laat na het seizoen een aantal tijdelijke krachten gewoon uitstromen. In alle drie de gevallen denkt de eigenaar: er hoeft niets geregeld te worden, het contract eindigt toch vanzelf. Dat klopt niet.

Sinds 1 juli 2015 moet je ook betalen als je een tijdelijk contract niet verlengt, niet alleen bij ontslag. De Rijksoverheid stelt het zo: "Sinds 1 juli 2015 moet u een transitievergoeding betalen als u een tijdelijk contract niet verlengt." Dat geldt voor elk tijdelijk contract dat afloopt zonder verlenging, ongeacht of de medewerker het er zelf mee eens is dat het project klaar is.

Waar dit misgaat, is meestal niet onwil maar timing. Een contract dat afloopt voelt niet als een ontslagmoment waarop je stilstaat bij vergoedingen — het voelt als iets dat gewoon gebeurt. Pas als een oud-medewerker een paar weken later belt of een brief van een jurist binnenkomt, wordt duidelijk dat er nog een verplichting lag. Tegen die tijd is de betaaltermijn al verstreken en moet je alsnog uitzoeken hoeveel dienstjaren, welk salaris en welke uitzonderingen van toepassing zijn — onder tijdsdruk, in plaats van rustig bij het opstellen van het laatste rooster.

De basisformule is simpel: een derde bruto maandsalaris per dienstjaar, vanaf de eerste werkdag. De Rijksoverheid geeft er zelf een rekenvoorbeeld bij: bij 9 dienstjaren en een maandsalaris van €3.000 kom je uit op €9.000 transitievergoeding. Voor het deel van een dienstjaar dat je nog niet vol hebt gemaakt, tel je naar rato mee: het brutosalaris over het resterende deel van de arbeidsovereenkomst gedeeld door het maandsalaris, vermenigvuldigd met een derde maandsalaris gedeeld door twaalf.

Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans (2020) telt elke gewerkte dag mee vanaf dag één — er is geen wachttijd van twee jaar meer en er wordt niet meer afgerond op halve jaren. Aan de bovenkant zit wel een grens: per 1 januari 2026 is de vergoeding maximaal €102.000 bruto, of maximaal één bruto jaarsalaris als dat hoger ligt dan €102.000.

Welk deel van het loon precies meetelt — vaste toeslagen, structureel overwerk, provisie — bepaalt de wet gedetailleerd, en dat verschilt per situatie. In plaats van dat zelf uit te zoeken, gebruik je het beste de rekenhulp die het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid daarvoor heeft gebouwd: je vult de gegevens van de medewerker in en krijgt een conclusie of er recht bestaat op een vergoeding en hoe hoog die is. Bij opeenvolgende tijdelijke contracten met tussenpozen van minder dan zes maanden tellen de dienstjaren van eerdere contracten gewoon mee — reden te meer om dienstjaren per medewerker bij te houden in plaats van per contract opnieuw te beginnen.

Naast ontslag en het niet verlengen van een tijdelijk contract, zijn er een paar situaties waarin je als werkgever geen transitievergoeding verschuldigd bent. Volgens de Rijksoverheid en het Ondernemersplein hoef je onder meer niet te betalen als de medewerker zelf instemt met het ontslag (wederzijds goedvinden), als de medewerker de pensioenleeftijd heeft bereikt, of als je bedrijf failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt.

Er is ook een uitzondering die relevant is voor bedrijven die veel met tijdelijke contracten werken: je hoeft de vergoeding nog niet te betalen als je de medewerker een garantie biedt dat hij binnen zes maanden weer bij je kan werken, met een nieuw tijdelijk of vast contract. Bied je die garantie niet of komt er geen nieuw contract, dan herleeft de verplichting alsnog.

Betaal je wel, dan ligt er een harde deadline: "U ontvangt uw transitievergoeding uiterlijk binnen 1 maand na uw ontslag", meldt de Rijksoverheid. Die maand gaat lopen op de dag dat het dienstverband eindigt, niet op de dag dat je de berekening afrondt. Dat maakt dit typisch een moment waarop een vaste check bij elk einde van een contract — ontslag, niet-verlengen, pensionering — meer oplevert dan een aantekening in je hoofd dat je er nog even naar moet kijken.

Er bestaat een compensatieregeling bij UWV voor werkgevers die hun bedrijf beëindigen vanwege pensioen of overlijden, en die daardoor personeel moeten ontslaan. Die geldt specifiek voor kleine werkgevers: UWV definieert dat als een werkgever die "gemiddeld niet meer dan 25 werknemers in dienst had in de tweede helft van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin om toestemming voor ontslag is gevraagd."

De voorwaarden zijn precies: UWV of de kantonrechter moet voor minstens één werknemer toestemming voor ontslag hebben gegeven vanwege de bedrijfsstop, de transitievergoedingen moeten binnen negen maanden na die toestemming zijn betaald, en bij pensionering moet je de AOW-leeftijd bereikt hebben of binnen zes maanden na de ontslagaanvraag bereiken. Bij overlijden van de eigenaar moet binnen een jaar na het overlijden toestemming voor ontslag zijn gevraagd. De aanvraag voor de compensatie zelf moet binnen twaalf maanden nadat je voor de eerste werknemer ontslag hebt aangevraagd bij UWV binnen zijn.

Daarnaast bestaat een aparte compensatieregeling voor werkgevers die een medewerker ontslaan na twee jaar arbeidsongeschiktheid — ook dan kun je de betaalde transitievergoeding laten vergoeden door UWV. Beide regelingen worden gemist door werkgevers die dit maar één keer in hun bestaan als ondernemer meemaken en niet weten dat de aanvraag bestaat, laat staan de termijn ervoor.

Heb je twee of drie mensen in dienst en verandert je team bijna nooit, dan hoef je hier niets voor in te richten. Zoek het per geval op met de rekenhulp van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op het moment dat een contract afloopt of je iemand ontslaat — dat kost een kwartier en is dan meteen correct, inclusief de uitzonderingen die op jouw situatie van toepassing zijn.

Werk je structureel met tijdelijke contracten — een uitzendbureau, een hoveniersbedrijf met seizoenskrachten, een bouwbedrijf dat per project mensen aanneemt — dan loont het wel om dienstjaren, salaris en einddatum per medewerker op één plek bij te houden, gekoppeld aan je loonadministratie. Niet omdat de berekening dan anders wordt, maar omdat je bij vijftien of twintig aflopende contracten per jaar niet wilt vertrouwen op het geheugen van wie er nog wat tegoed heeft en tegen welke datum je moet betalen.

Belangrijker dan een systeem is een vaste gewoonte: bij elk einde van een dienstverband — ontslag, niet-verlengen, pensionering — dezelfde vraag stellen voordat het laatste salaris wordt overgemaakt. Dat voorkomt zowel het missen van een verplichting als het per ongeluk mislopen van een compensatie waar je wél recht op had.