E-factuur verplicht? Wat er in Nederland echt geldt

Sinds eind 2025 duiken er overal koppen op met "e-facturatie verplicht per 2026". Herkenbaar? De meeste van die berichten gaan niet over Nederland. Ze gaan over België, waar de bestaande verplichting om elektronisch te factureren aan de overheid per 2026 wordt uitgebreid naar facturen tussen bedrijven onderling. Nederlandse en Belgische regels worden in veel artikelen door elkaar gehaald, en dat levert precies het soort onrust op waar je als ondernemer niets aan hebt: je gaat op zoek naar een nieuwe verplichting die voor jouw bedrijf nog helemaal niet bestaat.

Voor Nederland geldt op dit moment geen algemene verplichting om elektronisch te factureren tussen bedrijven onderling. Je mag zelf kiezen of je een factuur op papier, als pdf per mail, of als een echte e-factuur verstuurt. Er zijn wel twee situaties waarin e-factureren al wel verplicht is, en er komt in 2030 een Europese verplichting voor een specifieke groep transacties aan. Die twee dingen zijn het waard om nu al te kennen, ook als je er vandaag nog niets mee hoeft te doen.

Wat verder meespeelt: veel ondernemers denken dat ze al aan e-factureren doen omdat ze hun facturen als pdf mailen. Dat is een misverstand met gevolgen, zeker als een opdrachtgever binnenkort om een "echte" e-factuur vraagt.

Een pdf die je als bijlage mailt, is voor de wet een geldige factuur. Voor de systemen aan de andere kant is het alleen niet meer dan een digitale foto van een papieren factuur: iemand bij de klant moet de bedragen, het btw-nummer en de omschrijving nog met de hand overtypen in de boekhouding. Een e-factuur is iets anders. Het is een gestructureerd bestand, meestal in het formaat UBL, waarin elk gegeven — bedrag, btw-percentage, klantnummer, factuurdatum — op een vaste plek staat met een eigen code. Boekhoudsoftware aan de ontvangende kant leest dat bestand automatisch in, zonder dat iemand er met de hand aan hoeft te zitten.

Overheid.nl legt het verschil zo uit: "Een e-factuur heeft codes waardoor de overheid de factuur automatisch kan verwerken. Handmatig in het systeem zetten is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren rekeningen en pdf-rekeningen." En, nog directer: "Een pdf is geen e-factuur." (Ondernemersplein)

Dat onderscheid is meer dan een definitiekwestie. Vraagt een opdrachtgever om e-facturatie, dan is een pdf per mail geen antwoord op die vraag, ook al voldoet die pdf keurig aan alle wettelijke factuureisen. Je hebt dan software nodig die UBL-bestanden kan aanmaken en versturen, vaak via het Peppol-netwerk — hetzelfde netwerk waarop bijna alle Nederlandse gemeenten en de Rijksoverheid inmiddels zijn aangesloten.

Er zijn twee situaties waarin e-factureren in Nederland nu al verplicht is, of dat op termijn wordt.

Sinds 1 januari 2017: nieuwe contracten met de Rijksoverheid. Sluit je vanaf die datum een nieuwe overeenkomst af met een ministerie of rijksdienst, dan moet je je facturen elektronisch aanleveren. Rijkswaterstaat noemt het expliciet: e-factureren is "per 1 januari 2017 verplicht bij nieuwe overeenkomsten" (Rijkswaterstaat). Werk je al langer voor de Rijksoverheid op een contract van vóór die datum, dan valt dat er niet automatisch onder. Sluit je straks een nieuw contract of een verlenging af, dan ontkom je er niet aan.

Vanaf 2030: grensoverschrijdende btw-transacties binnen de EU. De Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) verplicht e-facturatie voor grensoverschrijdende btw-plichtige transacties tussen EU-lidstaten vanaf 2030. Voor een schildersbedrijf dat alleen in de regio Rotterdam werkt, verandert dat voorlopig niets. Werk je weleens over de grens met Belgische of Duitse opdrachtgevers, dan is dit een datum om over vijf, zes jaar op de kalender te hebben staan, niet om nu al actie op te ondernemen.

Buiten deze twee gevallen — puur binnenlandse facturen aan andere Nederlandse bedrijven — is er geen wettelijke verplichting.

Voor de facturen die de meeste Nederlandse mkb-bedrijven versturen — aan andere bedrijven, binnen Nederland — gelden andere regels, en die staan wél vast. De Belastingdienst is daar duidelijk over: "U bepaalt zelf of u uw facturen op papier of digitaal verstuurt." Kies je voor digitaal, dan komt er één voorwaarde bij: "Een digitale factuur moet voldoen aan een extra voorwaarde: uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert." Daarnaast moet je "zekerheid kunnen geven over de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid van de digitale factuur" (Belastingdienst).

Verder gelden termijnen en bewaarplichten die niets met de vorm van de factuur te maken hebben, maar die je wel automatisch mee moet nemen als je iets gaat automatiseren:

• Verzendtermijn. Je verstuurt de factuur "uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd." Lever je in juni, dan moet de factuur uiterlijk 15 juli de deur uit zijn.
• Bewaartermijn. Facturen bewaar je 7 jaar. Gaat het om onroerende zaken, dan is dat 10 jaar. Digitale facturen sla je digitaal op, niet uitgeprint (Belastingdienst).

Deze twee regels gelden voor elke factuur, ongeacht of je pdf's mailt of straks overstapt op een gestructureerd formaat.

Voor de meeste Nederlandse bedrijven met binnenlandse klanten is het antwoord op dit moment gewoon nee. Er is geen wet die je dwingt, en zonder concrete aanleiding is overstappen vooral extra werk zonder resultaat: nieuwe software leren, boekhoudpakket koppelen aan een Peppol-verzendpunt, klanten uitleggen waarom hun vertrouwde pdf ineens verandert. Dat kost tijd die je ook aan iets anders kunt besteden.

Er zijn wel drie concrete situaties waarin het de moeite waard is om er nu al naar te kijken:

• Je werkt (of gaat werken) rechtstreeks voor de Rijksoverheid op een nieuw contract. Dan is het geen keuze meer.
• Een grote opdrachtgever — een bouwbedrijf, een zorginstelling, een gemeente — vraagt er expliciet om. Dat gebeurt steeds vaker, ook buiten de wettelijke verplichting om, omdat het hun eigen boekhouding versnelt.
• Je factureert regelmatig grensoverschrijdend binnen de EU en wilt niet in 2029 alsnog in paniek een systeem moeten inrichten.

Buiten die drie gevallen is het verstandiger om te wachten tot er een concrete reden is, en die reden dan meteen goed te regelen: e-facturatie is iets wat je één keer goed koppelt aan je boekhoudpakket, niet iets waar je halfjaarlijks aan sleutelt. Bij Oarized zien we dat die koppeling vaak meeloopt met een bredere aanpassing van de facturatie, niet als los project.

Er is in Nederland op dit moment geen algemene verplichting om elektronisch te factureren tussen bedrijven onderling. Je mag zelf kiezen tussen papier, pdf en een echte e-factuur, zolang je klant akkoord gaat als je digitaal factureert. Een pdf per mail is overigens geen e-factuur in de technische zin — dat is pas een gestructureerd bestand dat automatisch verwerkt kan worden, zoals bij facturen aan de Rijksoverheid sinds 2017.

Twee momenten om te onthouden: nieuwe contracten met de Rijksoverheid vereisen al sinds 1 januari 2017 een e-factuur, en vanaf 2030 geldt een Europese verplichting voor grensoverschrijdende btw-transacties binnen de EU. Voor puur binnenlandse facturen tussen bedrijven blijft de keuze voorlopig aan jou.

Wat wel voor iedereen geldt, ongeacht de vorm van de factuur: verstuur hem uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering, en bewaar hem 7 jaar (10 jaar bij onroerend goed). Die twee regels veranderen niet, of je nu blijft mailen met pdf's of overstapt op een gestructureerd formaat.