Offerteaanvragen automatiseren
Een aanvraag die drie dagen blijft liggen is meestal al ergens anders. Maar een offerte die snel en verkeerd is, kost je meer dan een trage. Daarom draait dit om twee dingen tegelijk: binnen een minuut reageren, en de berekening laten vrágen in plaats van gokken.
Waarom aanvragen blijven liggen
Ze komen binnen via een formulier, een advertentie, WhatsApp of gewoon een mail, en ze verschillen allemaal net genoeg om er even voor te moeten gaan zitten. “Er even voor gaan zitten” gebeurt ’s avonds. Of niet.
En als je er dan voor gaat zitten, blijkt de helft van de informatie te ontbreken. Dus mail je terug met een vraag, en begint het wachten opnieuw — behalve dat de klant inmiddels drie offertes van anderen heeft.
Hoe het werkt
Elke aanvraag krijgt binnen een minuut een persoonlijk bericht — per mail of WhatsApp — met precies de gegevens die nog ontbreken. Komt er geen reactie, dan gaat er vanzelf een tweede achteraan. Zijn de gegevens compleet, dan staat de offerte doorgerekend klaar op jouw eigen tarieven; jij kijkt hem na en drukt op versturen.
Een echte doorrekening
Dit werkten we in juli 2026 uit voor een schoonmaakbedrijf, op tarieven die de ondernemer zelf aanleverde. Het is geen voorbeeld dat we hebben verzonnen om iets te bewijzen — het is wat er die dag de deur uit ging.
| Post | Frequentie | Tarief | Per maand (ex btw) |
|---|---|---|---|
| Kantoorschoonmaak | 3 uur per week | € 45,00 | € 584,55 |
| Reiskosten binnen de eigen plaats | 1 bezoek per week | € 20,00 | € 86,60 |
| Glasbewassing | 3× per maand | € 9,00 | € 27,00 |
| Subtotaal | € 698,15 | ||
| Btw 21% | € 146,61 | ||
| Totaal per maand | € 844,76 | ||
Berekend met 4,33 weken per maand, zodat het maandbedrag elke maand gelijk is.
En dit is waar het om draait
Twee dingen waren niet eenduidig. Die zijn niet ingevuld, maar teruggevraagd — met het bedrag er alvast bij, zodat de klant kon zien wat het verschil uitmaakt:
- Is de € 45 per uur, of per beurt van drie uur?
- Zijn de reiskosten per bezoek, of per maand?
Een systeem dat hier een aanname doet, verstuurt vroeg of laat een offerte die honderden euro’s per maand naast de werkelijkheid zit. Een systeem dat het benoemt, laat je klant zien dat er iemand heeft nagedacht. Dat verschil is niet een detail van de uitvoering — het is precies waarom dit maatwerk is en geen pakket.
Voor wie dit niet is
Dit staat er omdat het je een gesprek kan besparen. Liever vooraf nee dan achteraf sorry.
- Is elke klus bij jou uniek — een verbouwing, een architectuuropdracht, een rechtszaak — dan ís het maken van de offerte het werk. Daar valt het rekenen niet uit te halen. Het eerste antwoord en het opvolgen wel.
- Heb je geen tarievenlijst, ook niet in je hoofd? Dan is dit te vroeg. Zonder regels valt er niets te automatiseren, en die regels opschrijven is werk dat jij moet doen, niet wij.
- Krijg je een paar aanvragen per maand? Dan wint een telefoontje het van elk systeem, en dat blijft zo.
Wat het kost
Wat dit kost hangt af van hoeveel varianten je tarievenlijst kent: twee posten of tweeëntwintig is een ander gesprek, en drie kanalen is meer werk dan één. Daarom noemen we pas een bedrag als we een stuk of tien echte aanvragen van je hebben gezien. Eén keer inrichten, daarna een vast bedrag per maand.
Voordat je hier iets aan uitgeeft.
Zet naast elkaar wat het opstellen en navragen van offertes je per jaar kost. Dat getal bepaalt of dit de moeite waard is, niet wij.
Wat kost jouw handwerkZes vragen · geen mailadres nodigOf leg een stuk of tien echte aanvragen voor. Daaraan zien we of jouw tarieven zich laten uitschrijven — en pas daarna noemen we een bedrag.
Plan een gesprek van 20 minuten20 min · geen pitch · reactie binnen één werkdag