Offerteaanvragen automatiseren
Een aanvraag is binnen, maar wie pakt hem op? De calculator mist gegevens en de planning weet nog van niets. Als aanvragen zo blijven hangen, kijken we waar de overdracht vastloopt en hoe jullie sneller tot een complete offerte kunnen komen.
Bespreek jullie situatieOnderhoud op locatie
Aanvraag A-018
- Contact
- Sophie · Voorbeeldbedrijf
- Vraag
- Onderhoud op locatie
- Gewenst
- Volgende week
Conceptopvolging
Opgebouwd uit de brongegevens. Klaar om na te kijken.
Wie pakt deze aanvraag op?
Controleer eerst de melding en keur daarna het voorbeeld goed.
Waarom aanvragen blijven liggen
Aanvragen kunnen via mail, telefoon, WhatsApp of een formulier binnenkomen. Dat hoeft niet lastig te zijn. Het wordt een knelpunt als onduidelijk is wie eigenaar is, wat nog ontbreekt of welke afspraak al met de klant is gemaakt.
Dan wordt er opnieuw nagevraagd, zoekt een collega dezelfde informatie uit of blijft een aanvraag wachten op overdracht. We onderzoeken met jullie waar dat gebeurt en welk deel het meeste aandacht vraagt.
Van aanvraag tot akkoord: eerst de stappen op een rij
We bekijken waar aanvragen binnenkomen, welke informatie nodig is en wie rekent, controleert en opvolgt. Een mogelijke oplossing verzamelt ontbrekende gegevens, maakt de status zichtbaar of bereidt een offerte voor. Wat automatisch kan en waar vakkennis nodig blijft, bepalen we samen.
Een echte doorrekening
Dit werkten we in juli 2026 uit voor een schoonmaakbedrijf, op tarieven die de ondernemer zelf aanleverde. Het is geen voorbeeld dat we hebben verzonnen om iets te bewijzen — het is wat er die dag de deur uit ging.
| Post | Frequentie | Tarief | Per maand (ex btw) |
|---|---|---|---|
| Kantoorschoonmaak | 3 uur per week | € 45,00 | € 584,55 |
| Reiskosten binnen de eigen plaats | 1 bezoek per week | € 20,00 | € 86,60 |
| Glasbewassing | 3× per maand | € 9,00 | € 27,00 |
| Subtotaal | € 698,15 | ||
| Btw 21% | € 146,61 | ||
| Totaal per maand | € 844,76 | ||
Berekend met 4,33 weken per maand, zodat het maandbedrag elke maand gelijk is.
En dit is waar het om draait
Twee dingen waren niet eenduidig. Die zijn niet ingevuld, maar teruggevraagd — met het bedrag er alvast bij, zodat de klant kon zien wat het verschil uitmaakt:
- Is de € 45 per uur, of per beurt van drie uur?
- Zijn de reiskosten per bezoek, of per maand?
Dit voorbeeld laat zien waarom de afspraken vóór de berekening komen. Een onduidelijk tarief moet worden teruggevraagd. Of daarvoor een sjabloon, bestaande software of maatwerk nodig is, hangt af van het hele proces.
Wanneer een andere aanpak beter past
De oplossing moet passen bij wat er bij jullie speelt. Dit bekijken we voordat we iets voorstellen.
- Bij uniek werk blijft inhoudelijke beoordeling nodig. Toch kunnen intake, documenten, overdracht of opvolging verbeteren. We bekijken de onderdelen afzonderlijk.
- Zijn de afspraken of tarieven nog niet duidelijk? Dan beginnen we met analyseren en vastleggen. Je hoeft niet zelf eerst een complete procesbeschrijving te schrijven.
- Bij weinig aanvragen kan persoonlijk opvolgen voldoende zijn. De complexiteit en waarde van een aanvraag tellen ook mee; alleen het aantal is geen beslisregel.
Wat het kost
We bepalen de kosten nadat we de aanvragen, overdrachten en uitzonderingen begrijpen. Het voorstel beschrijft wat we oplossen, hoe we dat toetsen en welke eenmalige of terugkerende kosten erbij horen.
Voordat je hier iets aan uitgeeft.
Schat hoeveel tijd intake, calculatie en opvolging vragen. Neem ook mee wat een onvolledige overdracht betekent; dat staat niet in deze rekensom.
Wat kost jouw handwerkZes vragen · geen mailadres nodigBeschrijf hoe een aanvraag van verkoop naar calculatie en planning gaat. Je hoeft nog geen tarievenmodel of technische briefing klaar te hebben.
Plan een kennismakingEerst jullie situatie begrijpen · geen technische briefing nodig