Terugkerende facturen automatiseren
Uren staan bij de planning, een wijziging in de mail en de prijsafspraak ergens anders. Moet jullie administratie dat elke factuurronde opnieuw uitzoeken? We onderzoeken waar informatie verloren gaat en hoe de facturatie beter kan aansluiten op het uitgevoerde werk.
Bespreek jullie situatieOnderhoud kantoor
Werkbon WB-024
- Project
- PR-104 · Onderhoud
- Gewerkte uren
- 6 × € 65,00
- Materialen
- € 85,00
Conceptfactuur
Opgebouwd uit de brongegevens. Klaar om na te kijken.
Projectreferentie nog te bevestigen
Controleer eerst de melding en keur daarna het voorbeeld goed.
Waar de tijd echt in verdwijnt
Een tarief wijzigt, een afspraak vervalt of er komt extra werk bij. Als die informatie niet bij de administratie terechtkomt, moet iemand bellen, zoeken of de factuur corrigeren. Herken je dat? Dan kijken we naar de hele route, van afspraak en uitvoering tot controle en factuur.
Het pijnpunt zit in terugkerend factureren met wisselende tarieven en op- en afzeggingen.
Eerst de informatiestroom begrijpen
We brengen met jullie in kaart waar uren, afspraken en wijzigingen worden vastgelegd en wie ze controleert. Daarna bepalen we wat nodig is: een bestaande functie beter instellen, gegevens koppelen of een oplossing op maat bouwen.
Komen er conceptfacturen of herinneringen uit de oplossing, dan spreken we de regels en controlemomenten vooraf af. We testen ook afzeggingen, afwijkende tarieven en ontbrekende gegevens. Zo kun je beoordelen of het bij jullie praktijk past.
Eén regel uit een echte doorrekening
In een doorrekening voor een kantoorpand uit juli 2026 rekenden we met 3 uur schoonmaak per week à € 45 en een afgesproken factor van 4,33 weken per maand: € 584,55. Die factor is een benadering voor een vast maandbedrag, niet exact 52 weken gedeeld door 12. De volledige doorrekening staat op de offertepagina.
Bij een afgezegde beurt moet duidelijk zijn wat jullie hebben afgesproken: doorberekenen, verrekenen of verplaatsen. De oplossing moet die afspraak volgen. We controleren eerst of jullie huidige pakket dit al ondersteunt.
Wanneer een andere aanpak beter past
De oplossing moet passen bij wat er bij jullie speelt. Dit bekijken we voordat we iets voorstellen.
- Zijn de bedragen vast en worden facturen al goed verwerkt? Dan kan een bestaande functie voldoende zijn. We onderzoeken eerst wat ontbreekt voordat we maatwerk voorstellen.
- Een laag aantal facturen is op zichzelf geen reden voor of tegen maatwerk. De tijd, uitzonderingen en gevolgen van fouten bepalen samen of verbeteren de moeite waard is.
- Je boekhouding doen we niet. We koppelen aan het pakket dat je al gebruikt; je boekhouder blijft je boekhouder.
Wat het kost
De prijs volgt uit het probleem en de gekozen aanpak. Je krijgt vooraf duidelijkheid over de eenmalige werkzaamheden en, als die nodig zijn, terugkerende kosten voor gebruik, beheer of onderhoud. Een maandbedrag is geen standaardvoorwaarde voor ieder project.
Waar loopt jullie facturatie vast?
Maak een schatting van de tijd die jullie besteden aan gegevens verzamelen, controleren en corrigeren. De uitkomst is een beginpunt voor het gesprek, geen besparingsbelofte.
Wat kost jouw handwerkZes vragen · geen mailadres nodigVertel hoe uitgevoerd werk nu op de factuur terechtkomt en waar jullie moeten bijsturen. We bekijken eerst de oorzaak en wat jullie bestaande pakket al kan.
Plan een kennismakingEerst jullie situatie begrijpen · geen technische briefing nodig