Proforma factuur: wat het is, en waarom het geen echte factuur is

Een proforma factuur is een document dat eruitziet als een factuur, maar dat niet is. Je gebruikt hem om een klant, een bank of een douaneautoriteit vooraf te laten zien wat een levering gaat kosten, zonder dat er al een betalingsverplichting ontstaat.

Het woord 'proforma' betekent letterlijk 'voor de vorm'. Er staat een bedrag op, er staat vaak een btw-percentage op, en de opmaak lijkt op een gewone factuur. Maar het mist iets essentieels: het is geen verzoek om te betalen voor een levering die al heeft plaatsgevonden of op dat moment plaatsvindt. Het is een schatting, bedoeld om ergens anders in het proces te helpen — een offerte die al naar een factuurformaat is omgezet, bijvoorbeeld, zodat een klant of financier meteen ziet hoe het eindbedrag is opgebouwd.

Dat onderscheid is niet een kwestie van smaak. Het bepaalt namelijk of het document meetelt in je btw-administratie of niet, en dat is precies waar de verwarring ontstaat zodra een proforma factuur per ongeluk als een echte factuur wordt behandeld.

Een echte factuur is wettelijk gedefinieerd. Artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 staat onder de administratieve verplichtingen, en Ondernemersplein vertaalt dat naar een concrete lijst: een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, de factuurdatum, de leverdatum, en een omschrijving van wat je hebt geleverd horen er onder meer op te staan.

Een proforma factuur voldoet daar meestal expres niet aan. Hij heeft geen nummer uit je gewone, doorlopende factuurreeks, of hij staat er juist wel op maar niet op de plek waar die bij een definitieve factuur zou staan. Er is geen leverdatum, want er is nog niets geleverd. En het document is vaak letterlijk gemarkeerd met het woord 'proforma', juist om buiten twijfel te stellen dat het geen aanspraak geeft op betaling of op btw-aftrek.

Dat is ook de kern van waarom je een proforma factuur niet in je btw-aangifte opneemt: er is geen belastbaar feit. Er is nog geen levering, en dus nog geen btw die je verschuldigd bent of die een klant kan terugvragen.

Een proforma factuur duikt in de praktijk op in een paar herkenbare situaties. Bij internationale verzendingen vraagt een douane-instantie om een indicatie van de waarde van goederen voordat de definitieve factuur klaar is, bijvoorbeeld bij stalen, reparaties die worden teruggestuurd, of zendingen zonder directe verkoop. Een proforma factuur geeft die waarde-indicatie zonder dat er een verkoop aan vastzit.

Een tweede situatie is financiering: een klant die een investering moet onderbouwen bij een bank, of een vergunning moet aanvragen, heeft vaak een documentonderbouwing nodig met een concreet bedrag voordat het project daadwerkelijk start. Een proforma factuur met de verwachte kosten dient dan als bewijsstuk.

Een derde, eenvoudiger situatie: je wilt een klant laten zien hoe een bedrag is opgebouwd voordat je de opdracht definitief bevestigt, zonder dat je daarmee al een betalingsverplichting afdwingt. Dat is net iets anders dan een offerte: een offerte is een aanbod, een proforma factuur toont hoe de uiteindelijke afrekening eruit gaat zien, vaak net voordat die ook echt verstuurd wordt.

Het risico zit niet in het gebruik van een proforma factuur zelf, maar in de verwarring die hij kan veroorzaken bij de ontvanger. Een klant die een proforma factuur binnenkrijgt en die zonder nadenken in de boekhouding verwerkt als een gewone inkoopfactuur, loopt het risico de btw daarover terug te vragen over een levering die nog niet heeft plaatsgevonden.

Dat merk je meestal niet meteen. Het wordt pas een probleem bij een controle, als blijkt dat een deel van de voorbelasting is geclaimd op basis van een document dat volgens de eigen factuureisen van de Belastingdienst geen factuur was. Herstellen kan, maar kost tijd en een correctie in de aangifte.

Aan de kant van de verzender speelt een ander risico: als een proforma factuur te veel op een echte factuur lijkt, compleet met een nummer dat op je gewone reeks aansluit, kan die alsnog als een echte factuur worden beoordeeld, ondanks het label. Het woord 'proforma' beschermt je niet automatisch; de opbouw en de context van het document moeten ook kloppen.

Zodra de levering daadwerkelijk plaatsvindt, of zodra de klant akkoord gaat en betaalt, moet er een echte factuur komen die aan de volledige factuureisen voldoet. Dat betekent: een nummer uit je gewone, doorlopende reeks, de werkelijke leverdatum, en alle overige verplichte gegevens die ook op elke andere factuur van je bedrijf staan.

In de praktijk is dat het moment waarop veel bedrijven de proforma factuur gewoon kopiëren naar een nieuw document, met een paar aanpassingen. Dat werkt, maar alleen als je bewust het factuurnummer vervangt door het volgende nummer uit je echte reeks, en niet per ongeluk het nummer laat staan dat al op de proforma stond.

Bewaar de proforma factuur gerust, bijvoorbeeld als onderbouwing van de offerte of als bewijsstuk bij de douane. Maar hij hoort niet in dezelfde map als je uitgaande facturen, en hij telt niet mee in het aantal facturen dat je deze maand hebt verstuurd. Zodra je dat onderscheid scherp houdt, is een proforma factuur een handig hulpmiddel in plaats van een bron van gedoe bij de volgende btw-aangifte.