Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Een factuur is geen vrije vorm. Als je verplicht bent te factureren, stelt de Belastingdienst een vaste lijst gegevens die erop moeten staan. Mist er iets, dan is het formeel geen geldige factuur, ook al heb je hem netjes verstuurd en betaald gekregen.

De lijst:

• Je volledige naam en die van je klant. De juridische naam, of een handelsnaam als die bij de KvK geregistreerd staat samen met adres en woonplaats.
• Je volledige adres en dat van je klant. Het feitelijke vestigingsadres. Een postbusnummer alleen is niet genoeg.
• Je btw-identificatienummer, met 'NL' ervoor.
• Je KvK-nummer, als je bij de KvK staat ingeschreven.
• De datum van uitreiking van de factuur.
• Een factuurnummer uit een doorlopende reeks. Je mag met meerdere reeksen werken, maar binnen een reeks mag een nummer maar één keer voorkomen en mag je geen nummers overslaan.
• Wat je hebt geleverd en hoeveel: bij goederen de hoeveelheid, bij diensten de omvang van het werk.
• De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw. Bij verschillende btw-tarieven op één factuur geef je de bedragen per tarief apart aan.
• Het toegepaste btw-tarief.
• Het btw-bedrag.

Dit is dezelfde kernlijst die ook KvK noemt. Doe je zaken met een ondernemer in een andere EU-lidstaat, dan komt daar het btw-nummer van je klant bij, met de vermelding 'btw verlegd'.

Voor kleine bedragen hoeft het niet zo uitgebreid. Gaat het om een factuur van maximaal 100 euro inclusief btw, dan volstaat volgens de Belastingdienst en KvK een vereenvoudigde factuur. Daarop moeten alleen staan:

• de datum van uitreiking,
• je naam en adres,
• wat je hebt geleverd (goederen of diensten), en
• het btw-bedrag.

Je hoeft dus geen factuurnummer, geen btw-tarief apart en geen adres van je klant te vermelden bij dit soort kleine bonnen. Dat is precies waarom een kassabon van de bouwmarkt of een kleine tankbon er anders uitziet dan een gewone factuur, en toch telt als geldig bewijsstuk voor je administratie.

Deze uitzondering geldt per factuur, niet per klant of per maand. Stuur je dezelfde klant drie keer per week een bonnetje van 80 euro, dan mag elk bonnetje los de vereenvoudigde vorm hebben. Loopt een opdracht op tot boven de 100 euro, dan geldt vanaf dat moment weer de volledige lijst met verplichte gegevens. Werk je met een vast factuursjabloon, dan is het dus slim om te weten op welk bedrag je overschakelt, in plaats van achteraf te ontdekken dat een factuur van 240 euro een factuurnummer had moeten hebben.

De eisen van de Belastingdienst zijn geen stijladvies, het zijn voorwaarden voor een geldige btw-factuur. Mist er een verplicht onderdeel, zoals het btw-identificatienummer of een correct factuurnummer, dan is het document formeel geen factuur in de zin van de btw-regels.

Voor jezelf betekent dat vooral een administratief risico: bij een controle moet je kunnen aantonen dat je omzet, aftrek en afdracht kloppen, en een onvolledige factuur is daarbij een zwakkere onderbouwing. Voor je klant kan het concreet gevolgen hebben voor het terugvragen van de btw die aan hem is gefactureerd, omdat de factuur dan niet aan de formele eisen voldoet.

Een factuurnummer dat een keer wordt overgeslagen of dubbel gebruikt, is in de praktijk het meest voorkomende probleem. De Belastingdienst noemt dit expliciet: nummers moeten opeenvolgend zijn binnen een reeks, zonder gaten. Dat lijkt een detail, maar het is precies het soort detail waar een controle op kan vastlopen, omdat een gat in de reeks de vraag oproept of er een factuur buiten de administratie is gehouden.

Gaat er iets mis op een al verstuurde factuur, dan corrigeer je die met een nieuwe factuur of een creditfactuur, niet door de oude simpelweg aan te passen en opnieuw te versturen. Bewaar daarbij altijd de oorspronkelijke versie: die blijft onderdeel van je administratie, ook als hij fout was.

De meeste fouten op facturen ontstaan niet omdat ondernemers de regels niet kennen, maar omdat een factuur handmatig wordt opgebouwd uit een oude factuur die als sjabloon dient. Een paar terugkerende patronen:

• Het factuurnummer wordt niet bijgehouden in één systeem. Werk je met losse Worddocumenten of een los Excelbestand per klant, dan is het makkelijk om een nummer dubbel te gebruiken of een gat te laten vallen, vooral als meerdere mensen facturen mogen versturen.
• De leverdatum raakt uit beeld. Bij een factuurdatum die weken na de uitvoering van het werk ligt, wordt de losse leverdatum vaak gewoon weggelaten, terwijl die apart verplicht is.
• Een postbusadres staat waar een vestigingsadres zou moeten staan. Vooral bij bedrijven die met een boekhouder of postadres werken, sluipt dit erin.
• Btw-tarieven worden niet gesplitst. Een factuur met zowel een dienst tegen 21% als materiaal tegen 9% (of omgekeerd) moet de bedragen per tarief apart tonen, iets wat bij een handmatig opgestelde factuur gemakkelijk wordt vergeten.

Geen van deze fouten is dramatisch op het moment zelf. Het probleem ontstaat pas later: bij een controle, bij een klant die de btw wil terugvragen, of bij een geschil over een onbetaalde rekening waarbij je moet kunnen aantonen dat de factuur klopt. Een vast format waarin het factuurnummer automatisch doorloopt en de verplichte velden altijd ingevuld worden, voorkomt het grootste deel van deze fouten vanzelf, simpelweg omdat er dan niets te vergeten is.