Moet je een factuur sturen, of mag een betaalverzoek volstaan?

Verkoop je aan een ander bedrijf, dan ben je verplicht om een factuur te sturen. Dat geldt voor alle goederen en diensten die je levert aan ondernemers, en ook aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn - denk aan een stichting, vereniging of gemeente. Het maakt niet uit of die klant in Nederland zit of in het buitenland.

Ook een vooruitbetaling verplicht je tot een factuur. Vraag je een aanbetaling voordat je levert, dan moet daarvoor apart een factuur de deur uit. Alleen bij een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering - goederen die je vanuit Nederland naar een ondernemer in een ander EU-land stuurt - geldt die verplichting niet.

Voor de deadline is de regel simpel: de factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering de deur uit zijn. Lever je op 28 maart, dan moet de factuur er op 15 april zijn. Lever je op 2 april, dan heb je tot 15 mei de tijd. Dat is ruimer dan veel ondernemers denken, maar het is ook een harde grens: een factuur die je in juni nog stuurt voor een klus uit maart voldoet niet aan de regels, ook al heeft de klant al betaald.

Verkoop je aan een particulier, dan hoef je in de meeste gevallen geen factuur te maken. De Belastingdienst noemt hier maar twee uitzonderingen. De eerste: je bent groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of onderdelen van tandtechnische werken, en minstens 80% van je afnemers is ondernemer. Dan moet je ook de particuliere klanten in die resterende groep factureren. De tweede: je levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel - een auto, boot of vliegtuig - aan een particulier in een ander EU-land. Buiten die twee gevallen is er voor een gewone particuliere klant geen wettelijke factuurplicht.

Verkoop je als webshop aan particulieren in andere EU-landen, dan gelden mogelijk andere regels. Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling van de One Stop Shop, dan blijft voor de btw het Nederlandse factuurregime van toepassing en hoef je geen factuur te sturen. Gebruik je die regelingen niet, dan geldt het factuurregime van het land waar je btw moet afdragen - en dat kan wél een factuurplicht inhouden. Check dat dan bij de belastingdienst van dat land, want de regels verschillen per lidstaat.

Omdat een factuur aan particulieren meestal niet verplicht is, kun je in plaats daarvan een betaalverzoek sturen - bijvoorbeeld via je bank of een betaalprovider. De klant krijgt een link, tikt op betalen, en het bedrag staat op je rekening. Geen factuurnummer, geen btw-specificatie op papier nodig.

Dat betekent niet dat je administratie losser mag. Elke betaling moet terug te vinden zijn in je boekhouding, ook zonder factuur: wie betaalde, wanneer, waarvoor en hoeveel. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je sowieso geen btw, en dan zet je dat ook niet op een betaalverzoek of de bijbehorende omschrijving - je bent vrijgesteld van het vermelden van een btw-bedrag of -percentage.

Let op: een betaalverzoek is geen vervanging voor een factuur zodra je wél verplicht bent om te factureren. Verkoop je aan een bedrijf dat volgens de regels een factuur moet hebben, dan moet die er komen, ook als je zelf liever met een betaalverzoek had gewerkt. Bedrijven willen een factuur bovendien vaak gewoon omdat ze die nodig hebben voor hun eigen boekhouding en btw-aangifte - ook als dat voor jou als verkoper niet verplicht zou zijn.

Moet je wél factureren, maar gaat het om een bedrag van 100 euro of minder inclusief btw, dan geldt een lichtere lijst met verplichte gegevens. Een gewone factuur moet onder meer de volledige naam en adres van jou en je klant bevatten, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.

Bij een eenvoudige factuur tot 100 euro mag je een deel van die gegevens weglaten. De Belastingdienst werkt dit verder uit op een eigen pagina over aangepaste factuurregels, en welke velden precies vervallen check je daar het beste voordat je je factuursjabloon aanpast - dat verschilt namelijk per situatie. Wat in elk geval blijft staan: de factuur moet nog steeds te herleiden zijn tot een concrete levering, met een datum en een bedrag.

Voor de praktijk betekent dit vooral dat je voor kleine, losse verkopen aan bedrijven niet verplicht bent om je volledige factuursjabloon met alle velden te gebruiken. Veel boekhoudpakketten hebben hiervoor een apart, korter factuurformat ingebouwd - vraag je softwareleverancier of pakket dit al ondersteunt, in plaats van het er handmatig bij te verzinnen.

Het onderscheid tussen factuur en betaalverzoek hoeft geen handmatige keuze te zijn bij elke verkoop. De meeste webshops en facturatiepakketten laten je instellen dat een bestelling automatisch als zakelijk wordt behandeld zodra een klant een bedrijfsnaam of KvK-nummer invult bij het afrekenen, en als particulier wanneer dat veld leeg blijft. Zakelijke bestellingen krijgen dan automatisch een volledige factuur met alle verplichte gegevens, particuliere bestellingen een betaalverzoek of - bij een bedrag onder de 100 euro - een eenvoudige factuur.

Belangrijk is dat je dit niet per ongeluk verkeerd om instelt: een rechtspersoon zoals een stichting of vereniging zonder btw-nummer bestelt soms zonder dat veld in te vullen, maar je bent dan nog steeds verplicht om te factureren. Het is daarom veiliger om te checken op 'bedrijfsnaam ingevuld' dan alleen op 'btw-nummer ingevuld'.

Hou in alle gevallen bij hoeveel van elke stroom je verstuurt en of de administratie daarachter klopt. Een systeem dat automatisch kiest tussen factuur en betaalverzoek scheelt tijd bij elke losse verkoop, maar de verantwoordelijkheid om correct te factureren blijft bij jou liggen - niet bij de software.