Te laat factureren: dit is de wettelijke termijn

Voor de btw geldt een harde deadline voor elke factuur die je stuurt. Volgens de Belastingdienst moet je de factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan moet de factuur er uiterlijk op 15 april uit zijn. Lever je op 31 maart, dan geldt diezelfde deadline van 15 april - de dag van levering binnen de maand maakt voor de uiterste datum niets uit.

Ondernemersplein, het overheidsloket voor ondernemers, bevestigt precies dezelfde datum: je moet je factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Dat is geen richtlijn of gewoonte uit de praktijk, maar een harde termijn die voortkomt uit de btw-wetgeving.

De termijn is gekoppeld aan de maand van levering of dienstverlening, niet aan het moment waarop je de administratie bijwerkt of het project financieel afrondt. Werk je in fases - een deel geleverd in maart, een deel in april - dan loopt voor elk deel een eigen termijn. Dat is vooral lastig bij projecten waarbij de klant pas na weken een deellevering accepteert: de wet kijkt naar het moment van leveren, niet naar het moment van goedkeuren.

Bij doorlopende prestaties, zoals een abonnement, een onderhoudscontract of verhuur, geldt een aangepaste regeling omdat er geen eenmalig leveringsmoment is om de termijn aan te koppelen. Check die aangepaste regels apart als je periodiek factureert; de 15e-dag-regel is de hoofdregel voor een eenmalige levering of dienst.

De termijn lijkt ruim - bijna zes weken tussen leveren en de uiterste factuurdatum - maar in de praktijk glipt hij er vaak doorheen. Een paar herkenbare situaties.

Bij projecten die in delen worden opgeleverd, wacht de aannemer of dienstverlener vaak tot het hele project klaar is voordat er gefactureerd wordt, ook als er onderweg al deelleveringen waren die ieder hun eigen termijn hebben. Bij een project van vier maanden betekent dat in theorie vier keer een termijn die al verstreken kan zijn voordat de eindfactuur de deur uitgaat.

Bij bedrijven die pas aan het einde van de maand - of nog later - de uren, materialen en leveringen van de vorige maand verzamelen om te factureren, is de marge tot de 15e vaak al kleiner dan gedacht. Een paar dagen uitstel door drukte, een vakantie van de boekhouder, of een factuur die wacht op een akkoord van de klant, en de deadline is voorbij voordat iemand het merkt.

Ook bij kleinere, terugkerende leveringen - een vaste klant die je elke week iets levert - stapelt de termijn zich sneller op dan je denkt: elke levering in een nieuwe maand telt opnieuw, ook al factureer je ze liever in één keer aan het einde van het kwartaal.

Het meest onderschatte gevolg van te laat factureren zit niet in een boete, maar in de btw zelf. Artikel 13 van de Wet op de omzetbelasting 1968 regelt op welk moment je de btw over een levering verschuldigd wordt. De hoofdregel: bij leveringen waarvoor je verplicht bent een factuur uit te reiken, wordt de btw verschuldigd op het moment waarop je die factuur uitreikt.

Maar de wet dicht meteen het gat dat ontstaat als je die factuur niet op tijd verstuurt. Reik je de factuur niet tijdig uit, dan wordt de btw volgens artikel 13 verschuldigd op het tijdstip waarop de uitreiking uiterlijk had moeten plaatsvinden - dus op de 15e van de maand na levering, factuur of geen factuur.

Concreet betekent dit dat je de btw over een levering van bijvoorbeeld maart altijd in het tijdvak van (uiterlijk) half april verschuldigd bent, ook als je de factuur pas in juni verstuurt. Heb je die btw in je aangifte over het tweede kwartaal verwerkt in plaats van het eerste, dan heb je feitelijk te laat aangegeven voor die transactie. Bij een klein verschil merkt niemand dat. Bij een factuur die structureel maanden op zich laat wachten, of bij een groter bedrag, kan dat reden zijn voor een suppletie - een correctie op een eerdere btw-aangifte - om te voorkomen dat je bij een controle met belastingrente wordt geconfronteerd.

De regel is dus niet alleen een kwestie van op tijd je geld vragen. Het is een reden om facturen echt binnen de maand na levering de deur uit te doen, ook als de klant toch niet meteen gaat betalen.

Mis je de termijn niet met een paar dagen, maar stuur je de factuur helemaal niet - bijvoorbeeld omdat een klus in de drukte wegraakt - dan loopt er een ander risico: verjaring. Ondernemersplein legt uit dat een vordering waarvoor je geen factuur stuurt, na een bepaalde tijd kan verjaren. Vanaf dat moment kun je het bedrag niet meer afdwingen bij de klant.

De termijnen die daarvoor gelden, verschillen per situatie:

• 5 jaar na de betalingstermijn bij zakelijke klanten.
• 2 jaar na de betalingstermijn bij verkoop van producten aan particulieren.
• 5 jaar na de betalingstermijn bij verkoop van diensten en reizen aan particulieren.

Dat voelt als een ruime marge, maar in de praktijk raken juist oude, vergeten klussen - een nazorgklus, een kleine aanvulling op een groter project, een laatste deellevering - in die periode uit beeld. Een factuur die je nooit hebt verstuurd, kun je na verjaring niet meer innen, ook niet via een incassobureau of de rechter.

Je kunt de verjaringstermijn stuiten met een aangetekende brief aan de klant waarin je het bedrag opeist. Volgens Ondernemersplein begint de verjaringstermijn dan opnieuw te lopen. Dat is een noodgreep voor een factuur die alsnog boven water komt, geen vervanging voor op tijd factureren: tegen de tijd dat je een factuur moet stuiten, ben je de btw-termijn uit de vorige sectie vrijwel altijd al gepasseerd.

De kern van het probleem is bijna altijd hetzelfde: het moment van leveren en het moment van factureren liggen in de praktijk te ver uit elkaar. Een paar aanpassingen die daadwerkelijk helpen.

Koppel de factuurdatum aan de leverdatum, niet aan het moment dat je toevallig tijd hebt voor de administratie. Werk je met deelleveringen, factureer dan per deellevering binnen de maand van levering, in plaats van te wachten tot het hele project is afgerond. Dat voorkomt dat je bij een project van een half jaar met vier of vijf termijnen tegelijk achterloopt.

Zet een vaste dag in de maand - bijvoorbeeld de 5e of de 10e - waarop je alle leveringen van de vorige maand controleert en factureert. Dat geeft nog een paar dagen marge voordat de wettelijke 15e in zicht komt, ook als er iets tussenkomt.

Voor klanten die je regelmatig iets levert, is het de moeite waard om terugkerende facturen vast te zetten op een herhalend schema in plaats van ze er handmatig bij te houden. Dat voorkomt dat precies de klanten waarvoor je het vaakst factureert, ook de klanten worden waarbij de termijn het snelst wordt gemist.

En mocht een factuur toch tussen wal en schip vallen: wacht niet tot die bijna is verjaard. Hoe eerder je hem alsnog verstuurt, hoe kleiner het verschil tussen de werkelijke btw-termijn en de maand waarin je hem uiteindelijk aangeeft.