Personeelsdossier bewaartermijnen bijhouden: wat de AVG en de Belastingdienst eisen

Een medewerker vertrekt. Het contract wordt afgemeld bij de loonadministratie, de laptop gaat terug, en het personeelsdossier verdwijnt in een map — digitaal of op papier — die daarna niemand meer opent. Niet omdat het niet belangrijk is, maar omdat er geen moment is waarop iemand beslist: dit mag nu weg, of dit moet nog blijven.

Bij een hoveniersbedrijf of uitzendbureau met veel seizoenskrachten loopt dit snel op. Na een paar jaar staan er tientallen dossiers van mensen die al lang niet meer in dienst zijn, met gegevens die eigenlijk al verwijderd hadden moeten zijn. Bij een advocatenkantoor of installatiebedrijf met weinig verloop merk je het juist andersom: er is geen systeem dat bijhoudt wanneer een dossier aan de beurt is, dus blijft alles gewoon staan.

Beide situaties zijn een probleem. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht je om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig — dat heet opslagbeperking. Tegelijkertijd verplicht de Belastingdienst je om bepaalde gegevens juist een vaste periode te bewaren. Die twee eisen lopen door elkaar, en zonder een vast moment om dossiers te beoordelen, kies je vrijwel altijd verkeerd: te lang, te kort, of gewoon niets.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt onderscheid tussen gegevens met een wettelijke bewaartermijn en gegevens zonder wettelijke termijn. Dat onderscheid bepaalt hoe lang je iets mag bewaren nadat een medewerker uit dienst is.

Wettelijk verplicht:

• Salarisadministratie en arbeidsovereenkomsten (inclusief wijzigingen): 7 jaar na uit dienst, voor de Belastingdienst.
• Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs: 5 jaar na het einde van het dienstverband.

Geen wettelijke termijn, dus in principe maximaal 2 jaar:

• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
• Afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad
• Getuigschriften
• Verzuimfrequentie (hoe vaak iemand er niet was)

De AP is daar expliciet over: "Voor die gegevens geldt over het algemeen dat u die 2 jaar moet bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet u die direct verwijderen."

Een uitzondering: loopt er een arbeidsconflict of een rechtszaak, dan mag je gegevens van die (ex-)medewerker langer bewaren, zolang dat conflict of die zaak duurt. Zodra dat is afgerond, geldt de gewone termijn weer.

Let op: dit gaat over het personeelsdossier. Facturen, bonnetjes en andere financiële administratie vallen onder een bredere bewaarplicht, met termijnen van 7 tot 10 jaar, ongeacht of iemand nog in dienst is.

Te lang bewaren voelt veilig, maar is het niet. Gegevens die je langer bewaart dan de AVG toestaat, zijn een overtreding — ook als je nooit van plan was ze te misbruiken. Een oud-medewerker die zijn dossier opvraagt en ziet dat beoordelingsverslagen van acht jaar geleden nog gewoon in het systeem staan, kan daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat hoeft niet meteen tot een sanctie te leiden, maar het levert wel gedoe op dat met een paar minuten opruimen te voorkomen was geweest.

Te kort bewaren is minstens zo lastig, maar dan aan de andere kant. Gooi je een arbeidsovereenkomst of loonstrook weg voordat de wettelijke termijn van 7 jaar (of 5 jaar voor de loonbelastingverklaring) om is, dan sta je met lege handen als de Belastingdienst een controle doet over een jaar dat al is afgesloten. Bedrijven en zelfstandigen zijn wettelijk verplicht hun administratie 7 jaar te bewaren, en voor sommige gegevens geldt zelfs 10 jaar. Zonder die stukken kun je een naheffing of correctie lastig weerleggen — het bewijs is er dan gewoon niet meer.

De kern: het is geen kwestie van 'liever te veel dan te weinig'. Beide kanten hebben een eigen risico, en die risico's raken verschillende partijen — de ex-medewerker bij te lang bewaren, de Belastingdienst bij te kort bewaren.

Het probleem is zelden dat niemand de regels kent. Het probleem is dat niemand een vast moment heeft om ze toe te passen. Bewaartermijnen lopen per documentsoort en per medewerker op een ander tijdstip af, en dat is precies het soort werk dat wegzakt tussen andere prioriteiten.

Werkt dat wel, dan gebeurt er in de praktijk één ding: de uitdiensttredingsdatum van een medewerker wordt gekoppeld aan een teller per documentsoort in het dossier. Loopt de termijn van 2 jaar voor een beoordelingsverslag af, dan komt er een melding: verwijderen, of bewust langer bewaren omdat er nog een geschil loopt. Loopt de termijn van 7 jaar voor de salarisadministratie af, dan krijg je diezelfde melding, maar dan pas na zeven jaar.

De meeste HR- en salarissystemen doen dit niet standaard — ze bewaren gewoon alles, voor altijd, tenzij iemand handmatig ingrijpt. Bedrijven die dit wel willen bijhouden, laten daarom vaak een koppeling bouwen tussen het personeelssysteem en een simpele takenlijst of agenda die per medewerker de juiste datums aanhoudt. Oarized bouwt dat soort koppelingen voor bedrijven die dit liever niet meer zelf hoeven bij te houden.

Belangrijk is dat zo'n koppeling je niet zomaar iets laat verwijderen. Het herinnert je eraan dat er een beslissing nodig is — de beslissing zelf blijft mensenwerk, want alleen jij weet of er nog een lopend conflict is.

Niet elk bedrijf heeft hier iets voor nodig. Heb je vijf medewerkers en verlaat er hooguit één per jaar het bedrijf, dan is een aantekening in je agenda ruim voldoende: zet bij de uitdienstdatum een herinnering over 2 jaar en nog een over 5 jaar, en je bent klaar. Een systeem bouwen voor twee herinneringen per jaar kost meer tijd dan het oplevert.

Het wordt anders bij bedrijven met veel verloop: uitzendbureaus, seizoensbedrijven in de hoveniersbranche, of schoonmaakbedrijven die met tientallen medewerkers per jaar werken. Daar lopen op elk moment dossiers van tientallen ex-medewerkers met verschillende einddata en dus verschillende vervaldatums. Een agenda met losse herinneringen wordt dan onbeheersbaar — en dat is precies het moment waarop je gegevens gaat bewaren die eigenlijk al weg hadden gemoeten, simpelweg omdat niemand het overzicht meer heeft.

Een vuistregel: reken uit hoeveel medewerkers er per jaar uit dienst gaan. Zijn dat er minder dan tien, doe het handmatig. Zijn dat er meer, dan loont het om dit te koppelen aan je bestaande personeelssysteem, want de kans dat je iets over het hoofd ziet groeit met elk dossier dat erbij komt.