Kredietcheck doen bij nieuwe klanten: wat je gratis kunt checken voordat je op rekening levert

Een nieuwe klant belt, je maakt een offerte, je levert, je stuurt een factuur. Pas na dertig of zestig dagen merk je dat er niet betaald wordt. Dan ben je al het werk kwijt, de materiaalkosten kwijt, en begin je aan een aanmaningstraject dat weken kost.

Bij een vaste klant die je al jaren kent, neem je dat risico bewust. Bij een nieuwe klant, zeker een grotere order of een langlopend contract, is dat anders: je weet nog niets over hoe dit bedrijf ervoor staat. Een deel van dat risico is met een paar minuten werk vooraf te verkleinen, zonder dat het geld kost.

Het gaat hier niet om wantrouwen naar elke nieuwe klant. Het gaat om een vaste stap voor de gevallen waar het echt uitmaakt: een order van een paar duizend euro, een nieuw bedrijf zonder trackrecord, of een klant die zelf om een langere betaaltermijn vraagt. Precies de situaties waarin een kredietcheck het verschil maakt tussen op tijd stoppen en achteraf incassokosten berekenen.

De eerste en makkelijkste check is gratis en kost een minuut: het Centraal Insolventieregister, bijgehouden door de Rechtspraak. Je zoekt op bedrijfsnaam of KVK-nummer en ziet direct of een bedrijf failliet is verklaard, surseance van betaling heeft aangevraagd, of in de schuldsanering zit. Volgens de Rijksoverheid is dit register openbaar en vrij toegankelijk, zonder account of inlog.

Een surseance van betaling is minstens zo relevant als een faillissement: het bedrijf krijgt dan uitstel van betaling omdat het niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen, vaak de opmaat naar een faillissement. Zie je dat bij een potentiële klant, dan is dat een duidelijk signaal om niet op rekening te leveren, of in elk geval vooraf te factureren.

De beperking: dit register zegt alleen iets over een juridische status die al is vastgesteld. Een bedrijf dat er financieel slecht voor staat maar nog niet failliet is verklaard, zie je hier niet. Het is een uitsluitingscheck, geen risico-inschatting. Gebruik het als eerste filter, niet als enige controle.

Bv's en nv's zijn verplicht hun jaarrekening te deponeren bij de KVK, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Die jaarrekening kan iedereen opvragen bij de KVK, ook van een bedrijf waar je zelf geen relatie mee hebt. Je ziet balanstotaal, eigen vermogen en, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, meer of minder detail.

Daar zit meteen de beperking. Volgens de KVK hoeven kleine ondernemingen geen winst- en verliesrekening openbaar te maken — alleen een verkorte balans met beperkte toelichting. Voor de meeste kleine bv's, en dat is een groot deel van de Nederlandse b2b-markt, zie je dus geen omzet en geen resultaat, alleen een balans zonder veel duiding. Eenmanszaken, vof's en maatschappen deponeren doorgaans helemaal niets: die verplichting geldt vrijwel alleen voor bv's, nv's en vergelijkbare rechtsvormen.

De jaarrekening is dus geen actueel risicosignaal maar een achteruitkijkspiegel: cijfers van soms anderhalf jaar oud, over een bedrijf dat inmiddels heel anders kan presteren. Bruikbaar om te zien of een bedrijf al jaren bestaat en een beetje eigen vermogen heeft opgebouwd, niet om te voorspellen of de eerstvolgende factuur betaald wordt.

Voor een actueler beeld van betaalrisico bestaan commerciële handelsinformatiebureaus, zoals Graydon, Dun & Bradstreet Nederland en Creditsafe. Zij combineren KVK-data, jaarrekeningen, betaalervaringen van andere bedrijven en eigen signalen tot een kredietscore of betalingsrisico-indicatie per bedrijf. Dat is actueler dan een jaarrekening van anderhalf jaar oud, en makkelijker te interpreteren dan een kale balans.

Deze diensten zijn niet gratis: reken op een abonnement of losse rapporten per opvraging, met tarieven die per aanbieder en pakket verschillen. Voor een bedrijf dat een paar keer per jaar een nieuwe grote klant aanneemt, is een los rapport vaak voldoende. Voor een bedrijf dat structureel op rekening levert aan wisselende zakelijke klanten — bijvoorbeeld een groothandel of een uitzendbureau — kan een doorlopende koppeling met zo'n bureau zich terugverdienen op het moment dat je daarmee één grote wanbetaler mist voorkomt.

Weeg dit af tegen de omvang van de order. Bij een factuur van een paar honderd euro staat een betaald kredietrapport niet in verhouding tot het risico. Bij een order van tienduizend euro of een jaarcontract wel.

Het Centraal Insolventieregister heeft naast de website ook een gratis webservice waarmee software dagelijks automatisch de nieuwste publicaties uit het register kan inlezen, of je eigen klantenbestand kan afzetten tegen het register. Elke organisatie kan hiervoor een gratis abonnement aanvragen via het abonnementenportaal van de Rechtspraak. Dat betekent dat je bestaande klantenbestand periodiek automatisch gecontroleerd kan worden op een nieuw faillissement, in plaats van dat je zelf steeds handmatig moet zoeken.

De praktische plek om dit te combineren met een handmatige of commerciële check is het intakemoment: bij het aanmaken van een nieuwe klant in je offerteproces of boekhoudpakket, boven een bepaald orderbedrag. Onder de duizend euro sla je de stap over, daarboven wordt automatisch een melding gemaakt om de insolventiestatus te checken, en bij grotere orders een kredietrapport aan te vragen.

Zo'n regel voorkomt twee dingen: dat je het vergeet bij een haastige order, en dat je tijd verspilt aan een controle die bij een factuur van honderd euro toch niets uitmaakt voor de uiteindelijke beslissing.

Werk je vooral met vaste klanten waarmee je al jaren een relatie hebt en die altijd op tijd betalen, dan voegt een kredietcheck bij elke nieuwe order weinig toe. Het risico zit bij nieuwe relaties, niet bij een opdrachtgever van het tiende jaar op rij.

Werk je bijna uitsluitend met consumenten, dan is dit hele traject niet relevant: het Centraal Insolventieregister en de jaarrekeningen gaan over bedrijven, en de meeste kredietinformatiebureaus richten zich op zakelijke klanten. Voor consumenten is vooraf laten betalen of een aanbetaling vragen meestal het praktischere alternatief.

En bij lage orderbedragen — zeg onder de paar honderd euro per klant — weegt de tijd of het geld van een check niet op tegen het bedrag dat je in het slechtste geval kwijtraakt. Daar is de eenvoudigste maatregel vaak beter: een kortere betaaltermijn, een aanbetaling, of gewoon een keer geen krediet geven aan een compleet onbekende partij, ongeacht wat een check zou opleveren.