Btw-nummer en KVK-nummer automatisch controleren bij nieuwe klanten

Op elke factuur moeten je eigen naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer kloppen, en dezelfde gegevens van je klant. Dat schrijft de Belastingdienst voor als vaste factuurvereiste. Een verkeerd nummer lijkt onschuldig, maar levert bij een controle discussie op over de aftrek bij je klant en over je eigen administratie.

Bij verkoop aan een bedrijf in een ander EU-land is het geen kwestie van netjes, maar van verplicht. Voor het btw-nultarief bij een levering naar een ander EU-land moet je zowel je eigen btw-identificatienummer als dat van je klant op de factuur zetten, en moet je dat nummer van tevoren altijd controleren. Dat staat expliciet op de pagina van de Belastingdienst over extra factuureisen bij grensoverschrijdende goederenleveringen. Doe je die controle niet, dan mag je het nultarief niet toepassen.

Het is dus niet alleen een kwestie van nette administratie. Bij een paar nieuwe klanten per jaar doe je dit met een paar muisklikken. Werk je met tientallen nieuwe klanten per maand, met name in de handel of dienstverlening over de grens, dan is een handmatige check op een gegeven moment het onderdeel dat als eerste wordt overgeslagen — en dat is precies het moment waarop het misgaat.

VIES, het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie, is geen eigen database maar een zoekmachine die live de nationale btw-registers van de lidstaten raadpleegt. Je vult op de officiële VIES-pagina het land en het nummer van je klant in, en het systeem geeft direct terug of het nummer geldig is.

Komt er geen resultaat terug, dan betekent dat niet automatisch dat je klant frauduleus is. Het nummer kan nog niet verwerkt zijn in het nationale register, of je klant heeft zich nog niet apart geregistreerd voor grensoverschrijdende handel. In dat geval is het aan je klant om dit bij de eigen belastingdienst recht te zetten voordat jij tegen het nultarief factureert.

Handmatig is dit een kwestie van een half minuutje per klant. Het wordt pas een terugkerende klus als je regelmatig nieuwe klanten aanmaakt: dan wil je de controle laten meelopen in het moment waarop iemand een nieuw klantnummer of offerteaanvraag aanmaakt, in plaats van dat iemand er apart aan moet denken. VIES zelf biedt hiervoor een publieke koppeling waarmee een controle programmatisch kan worden uitgevoerd, zodat het resultaat direct in je CRM of boekhoudpakket terechtkomt.

Naast het btw-nummer wil je vaak ook het KVK-nummer, de rechtsvorm en het actuele vestigingsadres van een nieuwe klant checken — bijvoorbeeld om te zien of een bedrijf nog bestaat, of om te voorkomen dat je een factuur stuurt naar een verouderd adres. Dat kan via de officiële KVK API, die het Handelsregister koppelt aan je eigen systemen.

Volgens de prijspagina van de KVK-developerportal betaal je hiervoor een vast abonnement van 6,40 euro per maand, plus een bedrag per opvraging. Het opzoeken zelf (de 'Zoeken'-functie) kost niets per aanvraag; een basisprofiel of vestigingsprofiel opvragen kost 0,02 euro per keer. Voor een bedrijf dat een paar honderd nieuwe klanten per jaar controleert, blijft dit een kostenpost van een paar euro per maand — geen investering die op zichzelf hoeft te worden terugverdiend.

De KVK biedt daarnaast een duurdere mutatieservice van 1.279 euro per jaar, die je automatisch waarschuwt als een bestaande klant van naam, adres of rechtsvorm verandert. Dat is vooral relevant voor bedrijven met veel doorlopende klantrelaties, zoals onderhoudscontracten of abonnementen, waarbij een adreswijziging anders pas opvalt als een factuur retour komt.

De meest praktische plek om dit in te bouwen is het moment waarop een nieuwe klant wordt aangemaakt: bij het intakeformulier voor een offerte, of bij het aanmaken van een klantkaart in je boekhoudpakket. Zodra iemand een btw-nummer of KVK-nummer invoert, wordt dat direct tegen VIES en de KVK-registratie gelegd. Klopt het niet, dan krijgt degene die het formulier invult meteen een melding, in plaats van dat het pas opvalt bij het versturen van de eerste factuur of bij de btw-aangifte een kwartaal later.

Bij Oarized zetten we deze controle meestal vast in het intakeformulier of de koppeling tussen CRM en boekhoudpakket, zodat een fout nummer nooit de administratie in komt in plaats van dat iemand het achteraf moet opsporen.

Houd er rekening mee dat dit twee aparte koppelingen zijn: VIES voor het btw-nummer is gratis en publiek toegankelijk, de KVK API vraagt een apart abonnement en API-sleutel. Voor een volledige controle bij binnenlandse klanten heb je dus alleen de KVK-koppeling nodig; voor klanten in andere EU-landen heb je vooral VIES nodig, en het KVK-Handelsregister werkt daar niet voor buitenlandse bedrijven.

Werk je vooral met een vaste groep terugkerende Nederlandse klanten die je al jaren kent, dan voegt een automatische controle weinig toe. Het risico zit vooral bij nieuwe klanten en bij grensoverschrijdende verkoop, niet bij een opdrachtgever waarmee je al het vijfde jaar op rij samenwerkt.

Ook bij een laag aantal nieuwe klanten per jaar — zeg tien of twintig — weegt een koppeling met abonnementskosten niet op tegen een paar minuten handmatig werk in de browser. De KVK API kost weliswaar maar een paar euro per maand, maar het opzetten en onderhouden van de koppeling met je CRM of boekhoudpakket kost meer tijd dan je in een jaar aan handmatige controles bespaart.

Er is ook een groep waarvoor dit gewoonweg niet relevant is: bedrijven die uitsluitend aan particulieren verkopen, zoals een winkel of een dienstverlener zonder zakelijke klanten. Btw-nummers en KVK-nummers spelen dan geen rol in je facturatie. Kijk dus eerst naar hoeveel nieuwe zakelijke klanten je per maand aanmaakt en hoe vaak je internationaal factureert, voordat je hier een koppeling voor bouwt.