Declarabele uren automatisch bijhouden: zo mis je geen omzet

Een advocaat werkt een uur aan een dossier, beantwoordt tussendoor een telefoontje van een andere cliënt, stuurt een kort advies per mail naar een derde, en helpt aan het eind van de dag nog even een collega met een vraag. Al die momenten zijn declarabel. Maar wie noteert dat allemaal los, op het moment zelf?

In de praktijk gebeurt het aan het eind van de dag, of erger, aan het eind van de week: uit het hoofd terughalen wat er allemaal is gedaan. Korte klussen van tien of vijftien minuten worden dan overgeslagen, omdat ze "de moeite niet waard" lijken om apart te noteren. Precies die kleine posten zijn het probleem. Een telefoontje van een kwartier bij een uurtarief van pakweg 150 euro is al snel 35 tot 40 euro. Vergeet je er een paar per week, dan loop je structureel omzet mis zonder dat je het merkt — er komt geen foutmelding, er verdwijnt gewoon stilletjes werk dat nooit op een factuur is beland.

Dit speelt niet alleen bij advocaten. Consultants, uitzendbureaus die uren van hun mensen doorberekenen aan opdrachtgevers, en andere dienstverleners die per uur werken, hebben hetzelfde probleem: hoe kleiner en losser de registratie, hoe groter de kans dat er iets tussen wal en schip valt.

Het idee is simpel: tijd wordt vastgelegd op het moment dat het werk gebeurt, direct gekoppeld aan het dossier of de klant waar het bij hoort, in plaats van achteraf overgetypt vanuit een schriftje, een Outlook-agenda of een losse Excel-lijst.

Een telefoongesprek dat je vanuit je systeem start, wordt automatisch als tijdregel op het juiste dossier gezet. Een e-mail die je vanuit hetzelfde systeem verstuurt, ook. Aan het eind van de maand hoeft niemand meer alle uren van alle medewerkers bij elkaar te zoeken: er rolt een conceptfactuur uit met de geregistreerde uren, de juiste tarieven en de omschrijvingen al ingevuld.

Dat betekent niet dat er niemand meer naar kijkt. Iemand controleert de conceptfactuur nog altijd: klopt de omschrijving, staat er geen post dubbel op, is de cliënt akkoord met wat er in rekening wordt gebracht. Het werk dat verdwijnt is het overtypen en bij elkaar zoeken, niet de controle.

Voor kantoren met meerdere mensen die ieder hun eigen uren op verschillende dossiers schrijven, en verschillende tarieven hanteren per medewerker of per type werk, scheelt dit vooral in het samenvoegen: die stap gebeurt nu automatisch in plaats van dat iemand aan het eind van de maand alle losse overzichten bij elkaar optelt.

Automatisch registreren is handig, maar de reden dat het ertoe doet, ligt bij wat de wet van je factuur verwacht. Volgens de Belastingdienst moet een factuur onder meer bevatten:

• je volledige naam en adres en die van je klant
• je btw-identificatienummer (het nummer met 'NL' ervoor)
• je KVK-nummer, als je bij de KVK staat ingeschreven
• een doorlopend factuurnummer
• de datum van uitreiking én de datum waarop het werk is geleverd
• een omschrijving van de dienst en de omvang daarvan
• het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag

Bij bedragen tot 100 euro inclusief btw gelden lichtere eisen.

Er zit ook een termijn aan vast. De Belastingdienst schrijft het zo: "U verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd." Dat is geen richtlijn, dat is de deadline.

Als je pas aan het eind van de maand gaat verzamelen wat er allemaal gebeurd is, zit je al dicht tegen die datum aan voordat je begonnen bent. Hoe later je begint met verzamelen, hoe groter de kans dat iets erbij inschiet — en dat is precies het moment waarop kleine, vergeten posten sneuvelen.

Wat dit soort koppelingen kost, verschilt sterk per leverancier en per aantal gebruikers, en er is geen betrouwbaar gemiddeld bedrag dat voor elk kantoor klopt — reken op een abonnement per gebruiker per maand, in dezelfde orde van grootte als wat je nu al betaalt voor een boekhoudpakket. Vraag bij een paar leveranciers een offerte op basis van je eigen aantal gebruikers en dossiers voordat je een keuze maakt; generieke prijzen op een website zeggen weinig over wat het voor jouw kantoor gaat kosten.

Wat je er wél concreet mee wint, is minder afhankelijk zijn van iemands geheugen. Een volledig overzicht van gewerkte tijd per klant of dossier, zonder dat iemand achteraf moet reconstrueren wat er die week is gebeurd. Minder rekenfouten bij het optellen van losse uren uit verschillende bronnen. En een factuur die eerder de deur uit kan, wat niet alleen helpt om de wettelijke termijn te halen, maar ook je cashflow verbetert: hoe eerder de factuur verstuurd is, hoe eerder die ook betaald kan worden.

De grootste winst zit niet in tijd die je bespaart op het maken van de factuur zelf, maar in uren die je nu al werkt en die anders nooit op een factuur waren beland.

Dit is niet voor iedereen de moeite waard. Werk je vooral met vaste projectprijzen in plaats van uurtarieven, dan is nauwkeurige tijdregistratie voor de facturatie zelf minder belangrijk — je stuurt toch dezelfde rekening, ongeacht of een klus drie of vier uur kostte. Voor nacalculatie (zien of een vaste prijs wel winstgevend was) kan het nog steeds nuttig zijn, maar dat is een ander vraagstuk dan facturatie.

Werk je alleen, met een handvol vaste klanten en een overzichtelijke hoeveelheid dossiers per maand, dan kan een goed bijgehouden Excel-lijst prima voldoende zijn. De investering in een gekoppeld systeem — geld, maar ook de tijd om het in te richten en iedereen eraan te laten wennen — verdient zich pas terug bij voldoende volume: meerdere mensen die tegelijk uren schrijven op veel verschillende dossiers, met verschillende tarieven.

En een koppeling lost niets op als het onderliggende probleem is dat mensen simpelweg vergeten hun tijd te registreren, met welk middel dan ook. Een systeem maakt registreren makkelijker en directer, maar het registreert niet vanzelf werk dat niemand heeft vastgelegd op het moment dat het gebeurde.