Personeel aannemen: dit moet je op tijd regelen

Je hebt eindelijk iemand gevonden. De volgende week moet diegene aan de slag, en ondertussen moet je binnen een paar dagen tot weken een stapel losse verplichtingen afvinken: een identiteitscontrole, een arbeidsovereenkomst, een aanmelding bij de Belastingdienst, een risico-inventarisatie, misschien een pensioenregeling. Niets daarvan is op zichzelf ingewikkeld. Het probleem is dat het allemaal tegelijk moet, met verschillende deadlines, bij verschillende instanties — en dat je dit als eigenaar van een bedrijf met vijf of vijftien man meestal maar een paar keer per jaar doet.

Bij bedrijven met een personeelsafdeling ligt dit vast in een checklist die iemand standaard doorloopt. Bij een schoonmaakbedrijf, hovenier of installatiebedrijf zonder eigen HR gebeurt het ernaast, tussen de offertes en de planning door. Dat is precies waar het misgaat: niet omdat je de regels niet kent, maar omdat er geen vast moment is waarop je ze allemaal langsloopt. Een identiteitsbewijs dat niet gekopieerd is, een informatiebrief die te laat de deur uitgaat, een RI&E die er nooit van komt — het zijn geen dramatische fouten, maar ze stapelen zich op zodra je personeel sneller groeit dan je administratie.

Een paar dingen moeten rond zijn vóórdat iemand voor het eerst verschijnt. Volgens Ondernemersplein, het overheidsloket voor ondernemers, mag je 'alleen werknemers laten werken van wie u de identiteit kent en die in Nederland mogen werken' — je controleert dus het identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart, geen rijbewijs) vóór de eerste werkdag en bewaart een kopie in het personeelsdossier.

Daarnaast geldt een informatieplicht: een deel van de arbeidsvoorwaarden moet je binnen 1 week op papier hebben vastgelegd, de rest binnen 1 maand. Ondernemersplein is daar expliciet over:

Een aantal gegevens moet u altijd binnen 1 week en binnen 1 maand nadat uw werknemer in dienst is op papier laten weten.

Onder de week-termijn vallen onder meer functie, salaris, werkuren en de proeftijd; de rest — denk aan vakantiedagen, opzegtermijn en een eventuele pensioenregeling — mag je in de maand erna afronden. De meeste bedrijven vangen dit in de praktijk af door alles meteen in de arbeidsovereenkomst te zetten, zodat er geen tweede moment is om aan te denken.

Verder moet je je, de eerste keer dat je personeel aanneemt, aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Dat kan ook ná de eerste werkdag — zie de volgende sectie.

Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is verplicht zodra je één werknemer in dienst hebt — dat is geen ondergrens die pas bij een paar man personeel begint. Ondernemersplein is daar duidelijk over:

Als u 1 of meer werknemers heeft, moet u een risico-inventarisatie en -evaluatie maken.

En dat geldt breder dan vaste medewerkers:

Heeft u personeel, zoals medewerkers, uitzendkrachten, stagiaires of flexwerkers? Dan bent u werkgever en moet u een RI&E opstellen.

Voor kleinere bedrijven is er een verlichting. Gebruik je de erkende RI&E van je eigen branche — die bestaat voor de meeste sectoren, van schoonmaak tot bouw — dan geldt tot 25 werknemers een vrijstelling van de verplichte toetsing door een gecertificeerde arbodienst:

Bedrijven met maximaal 25 werknemers die de erkende RI&E van hun branche gebruiken, krijgen vrijstelling van de RI&E-toetsing.

Zoek dus eerst uit of je brancheorganisatie een RI&E-instrument heeft (vaak vindbaar via Arboportaal of de brancheorganisatie zelf) voordat je zelf iets opstelt of een dure toetsing inplant. De RI&E zelf is geen vinkje dat je één keer zet en vergeet: hij hoort actueel te blijven zodra je werkzaamheden, materieel of het aantal medewerkers wijzigt.

Ná de eerste werkdag lopen er nog een paar dingen. Je meldt je als werkgever aan bij de Belastingdienst via het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever'; daarna krijg je een loonheffingennummer. De Belastingdienst noemt daarbij een concrete termijn:

U ontvangt uw loonheffingennummer binnen 5 werkdagen na de datum waarop uw personeel in dienst is gekomen.

Zonder dat nummer kun je geen loonaangifte doen, dus dit is niet iets om weken te laten liggen.

Daarnaast geef je de personeelswijziging door aan de KVK, check je of er voor jouw sector een verplicht bedrijfstakpensioenfonds is (dat verschilt per cao en branche — vraag dit na bij je eigen brancheorganisatie, ga er niet vanuit dat het niet geldt), en regel je een basiscontract met een arbodienst voor verzuimbegeleiding.

Ten slotte zijn er data die je moet blijven bijhouden nadat iemand is gestart: het einde van de proeftijd, en — bij een tijdelijk contract — de aanzegtermijn van een maand voor het einde van het contract. Dat laatste staat los van de RI&E en de informatieplicht en is wettelijk verplicht; daar gaan we in een ander artikel dieper op in.

Een deel van dit proces leent zich goed voor een vast systeem, een deel niet.

Wat je kunt vastleggen: een checklist per nieuwe medewerker die automatisch de juiste stappen en deadlines toont — ID gecontroleerd, arbeidsovereenkomst getekend, week-1-informatie verstuurd, RI&E-status gecheckt, loonheffingennummer aangevraagd. Een sjabloon-arbeidsovereenkomst met de vaste onderdelen (proeftijd, opzegtermijn, pensioenclausule) die je alleen nog aanvult met naam en functie. En een herinnering op de proeftijd- en contractdatum, zodat die niet stilletjes voorbijgaan — precies het soort terugkerende deadline dat misgaat omdat het pas maanden later speelt en dan niemand het meer op de radar heeft. Oarized bouwt dat soort checklists en herinneringen vaak als eerste stap voor bedrijven die personeel aannemen zonder eigen HR-afdeling.

Wat je niet kunt automatiseren: de identiteitscontrole zelf (dat blijft iemand die het document fysiek bekijkt), het gesprek over arbeidsvoorwaarden, en de inhoud van de RI&E. Welke risico's er daadwerkelijk op de werkvloer zijn, weet alleen iemand die het werk kent. Een systeem kan je eraan herinneren dát de RI&E er moet zijn en wanneer hij verouderd raakt; wat erin moet staan, blijft mensenwerk.

Neem je een keer per paar jaar iemand aan, dan is een vast systeem overkill. Een uitgeprinte checklist die je in een map bewaart en er af en toe bijpakt, doet dan hetzelfde werk als een ingericht systeem — tegen een fractie van de tijd om het op te zetten.

De afweging kantelt zodra je structureel meerdere keren per jaar aanneemt: seizoenswerk in de hovenierssector, wisselende bezetting bij een uitzendbureau, groei bij een installatiebedrijf dat van acht naar vijftien man gaat. Dan wordt de kans dat een stap wordt overgeslagen — een RI&E die niet wordt bijgewerkt, een informatiebrief die een paar dagen te laat gaat — reëel genoeg om er iets vasts voor in te richten.

Als vuistregel: het opzetten van een herbruikbare checklist en sjablonen kost meestal een halve tot hele dag. Neem je vaker dan een paar keer per jaar iemand aan, dan verdien je die tijd doorgaans binnen het eerste jaar terug, alleen al in voorkomen fouten en uitzoekwerk achteraf.