Btw terugvragen bij onbetaalde facturen: dit is de deadline

Je stuurt een factuur van €1.210, inclusief 21% btw. Die €210 btw draag je af aan de Belastingdienst, ook al heeft de klant nog niet betaald. Betaalt de klant nooit, dan heb je btw afgedragen over geld dat je nooit ziet. Voor die situatie bestaat een teruggaafregeling.

Een vordering geldt volgens de Belastingdienst als oninbaar zodra vaststaat dat de klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld bij een faillissement, of uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum van de factuur. Die uiterste betaaldatum is de datum die je met de klant hebt afgesproken. Staat er niets op de factuur of in de overeenkomst, dan geldt wettelijk een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur door de klant.

Dit geldt alleen als je btw aangeeft volgens het factuurstelsel, wat voor de meeste bedrijven de standaard is: je geeft de btw aan op het moment dat je de factuur verstuurt, niet op het moment dat je wordt betaald. Werk je met het kasstelsel, dan speelt dit probleem niet op dezelfde manier, en kun je ook geen teruggaaf claimen voor onbetaalde bedragen — daarover meer verderop.

Het gaat hier niet om een enkele grote wanbetaler. Bij bedrijven die met vaste opdrachtgevers werken, met wisselende onderaannemers factureren, of veel losse klussen doen, loopt er vrijwel altijd wel een handjevol facturen tussen de 6 en 12 maanden oud die nooit betaald zijn. Elke euro btw daarover kun je terugkrijgen, mits je op tijd bent.

De deadline is de kern van deze regeling, en ook het punt waarop het vaakst misgaat. Je hebt tot 1 jaar na de uiterste betaaldatum de tijd om de btw terug te vragen via je aangifte. Mis je dat moment, dan mag de Belastingdienst een latere aanvraag weigeren.

Reken het concreet door. Stuur je een factuur op 1 januari met een betaaltermijn van 30 dagen, dan is de uiterste betaaldatum 31 januari. Een jaar daarna, dus uiterlijk 31 januari van het jaar erop, moet je de btw hebben teruggevraagd in je aangifte. Reken je met de standaard betaaltermijn van 30 dagen, dan is je deadline dus ongeveer 13 maanden na de factuurdatum.

Werk je met langere betaaltermijnen, dan schuift de deadline mee op. Tussen bedrijven onderling mag een betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken. Grote ondernemingen (met minimaal 250 werknemers, meer dan €50 miljoen omzet, of een balanstotaal boven €25 miljoen) mogen mkb'ers en zzp'ers zelfs nog maar maximaal 30 dagen laten wachten. Bij een afgesproken termijn van 60 dagen loopt je deadline om de btw terug te vragen dus tot ongeveer 14 maanden na de factuurdatum.

De praktische valkuil: dit moment komt niet met een herinnering van de Belastingdienst. Jij moet zelf bijhouden welke factuur wanneer 1 jaar oud wordt ten opzichte van de betaaldatum. Bij een enkele factuur is dat te overzien, bij tientallen openstaande posten per jaar wordt het al snel een lijstje dat niemand structureel bijhoudt.

Je vraagt de btw niet apart terug met een formulier, maar verwerkt de correctie in de gewone aangifte omzetbelasting. Dat gebeurt in de aangifte over het tijdvak waarin de 1-jaarstermijn verstrijkt, of waarin al eerder duidelijk werd dat de vordering oninbaar is, bijvoorbeeld door een faillissement.

In die aangifte verwerk je twee correcties, allebei in rubriek 1a of 1b (afhankelijk van het btw-tarief van de oorspronkelijke factuur):

• Je trekt de omzet van de oninbare vordering af van je omzet in die rubriek.
• Je trekt de bijbehorende btw af van de verschuldigde btw in diezelfde rubriek.

Bij het eerdere voorbeeld van €1.210 inclusief 21% btw trek je dus €1.000 af van je omzet en €210 af van je verschuldigde btw, in de aangifte van het tijdvak waarin de termijn afloopt. Je hoeft geen creditfactuur te sturen om deze teruggaaf te mogen toepassen; de aangifte zelf is de correctie.

Dit is meteen waarom het vaak misgaat: een boekhoudpakket ziet een onbetaalde factuur niet automatisch aankomen als "1 jaar oud vanaf de betaaldatum". Je moet zelf een lijst bijhouden van openstaande facturen met hun uiterste betaaldatum, en die periodiek — bijvoorbeeld ieder kwartaal bij het voorbereiden van je btw-aangifte — langslopen op vervallen termijnen.

Betaalt de klant later, na verloop van tijd, alsnog de hele factuur of een deel ervan, dan is de teruggaaf niet definitief. Zodra je het geld ontvangt, moet je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw aangeven, in de aangifte over het tijdvak waarin je de betaling ontvangt.

Krijg je bijvoorbeeld twee jaar na dato alsnog €605 binnen op een factuur waarvan je eerder de volledige €1.210 als oninbaar had verwerkt, dan geef je in dat tijdvak €105 aan verschuldigde btw aan over dat ontvangen bedrag (21/121e deel van €605). De rest van de vordering blijft oninbaar zolang er niets meer binnenkomt.

Dit betekent dat een teruggaaf op basis van de 1-jaarstermijn geen definitieve afboeking hoeft te zijn. Het is een correctie die je terugdraait zodra er alsnog geld binnenkomt. Voor de administratie is het daarom verstandig om oninbaar verklaarde vorderingen niet te verwijderen uit je debiteurenoverzicht, maar apart te blijven volgen: de kans dat een klant na een jaar alsnog (gedeeltelijk) betaalt, bijvoorbeeld na een betalingsregeling of na uitkering vanuit een faillissement, is niet nul.

Kom je zo'n late betaling tegen, boek hem dan meteen door, in plaats van te wachten tot de jaarafsluiting. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om te herleiden welk deel van een binnengekomen bedrag bij welke oorspronkelijk oninbare factuur hoorde.

De regeling bestaat al sinds 2017, is niet ingewikkeld om te begrijpen, en toch laten veel bedrijven dit bedrag gewoon liggen. Dat komt niet doordat de regels onduidelijk zijn, maar doordat niemand het moment signaleert waarop de termijn verstrijkt.

Een boekhouder of accountant kijkt doorgaans naar de lopende administratie: btw over de huidige omzet, nieuwe facturen, actuele aanmaningen. Een factuur die al 10 maanden openstaat en waarvan iedereen intern al heeft geaccepteerd dat hij "waarschijnlijk niet meer komt", verdwijnt uit het actieve zicht. Niemand zet er een datum bij waarop je hem fiscaal moet afboeken. Het gevolg: de deadline verstrijkt, en de btw die je terug had kunnen vragen, ben je definitief kwijt.

Dit is typisch het soort terugkerende controle dat losstaat van de vraag of een klant wel of niet gaat betalen, en die je dus prima vast in je facturatieproces kunt inbouwen: elk kwartaal je debiteurenlijst langslopen op posten die de 1-jaarsgrens naderen, ongeacht of je dat handmatig doet in een spreadsheet of als vast onderdeel van je facturatie- en herinneringsproces, zoals Oarized dat voor sommige bedrijven inricht. Belangrijker dan de manier waarop is dát het gebeurt: één gemiste deadline op een factuur van een paar duizend euro incl. btw scheelt al snel enkele honderden euro's die je niet meer terugkrijgt.

Deze regeling is niet voor iedereen even relevant, en het is eerlijker om dat ook te zeggen dan hem overal als quick win te verkopen.

Werk je met het kasstelsel, dan geldt de hele regeling niet voor jou. Bij het kasstelsel draag je btw pas af op het moment dat je daadwerkelijk wordt betaald, dus bij een onbetaalde factuur heb je ook nooit btw vooruitbetaald die je terug zou moeten vragen. Check dus eerst welk stelsel je hanteert voordat je hier tijd in steekt.

Gaat het om kleine bedragen, bijvoorbeeld een enkele onbetaalde factuur van een paar honderd euro met €20 tot €40 aan btw, dan is de opbrengst van het uitzoeken en corrigeren soms niet in verhouding met de tijd die het kost, zeker als je het incidenteel doet in plaats van als vast onderdeel van een bestaand proces. Bij een handvol van dat soort bedragen per jaar telt het overigens wel op.

Wees ook voorzichtig met te vroeg afboeken. Zolang er nog reëel zicht is op betaling — een betalingsregeling, een lopend incassotraject, een schuldenaar die nog handelt — is de vordering nog niet oninbaar, ook al staat hij al maanden open. Boek je te vroeg af en betaalt de klant alsnog, dan moet je de correctie weer terugdraaien, wat extra werk oplevert zonder dat je er iets mee opschiet. De 1-jaarstermijn is een uiterste deadline, geen streefdatum om zo snel mogelijk te halen.