Zzp'ers inhuren: wat je moet vastleggen nu de Belastingdienst weer handhaaft

Bijna tien jaar lang kon de Belastingdienst weinig doen als een bedrijf een zzp'er inhuurde die eigenlijk als werknemer functioneerde. Er gold een handhavingsmoratorium: bij twijfel kreeg een opdrachtgever hooguit een aanwijzing, geen naheffing. Dat is voorbij. De Belastingdienst meldt zelf: "Met ingang van 1 januari 2025 geldt dat handhavingsmoratorium niet meer."

Sinds die datum kan de Belastingdienst weer gewoon terugkijken en loonbelasting en premies naheffen bij bedrijven die iemand feitelijk als werknemer lieten werken terwijl er op papier een zzp-factuur lag. Voor 2026 is er wel een verlengde overgangsfase afgesproken. Staatssecretaris Heijnen informeerde de Tweede Kamer hierover op 19 december 2025, in een brief over de "gedeeltelijke verlenging zachte landing handhaving schijnzelfstandigheid".

Voor jou als ondernemer betekent dit concreet: als je structureel zzp'ers inhuurt voor werk dat ook door personeel gedaan zou kunnen worden — een vaste kracht op de vloer, een vaste onderaannemer die al jaren hetzelfde werk doet als je medewerkers — dan loop je nu een reëel risico dat een controle je duurder komt te staan dan gedacht. Niet omdat je iets stiekems doet, maar omdat de manier waarop het werk in de praktijk verloopt bepalend is, niet de overeenkomst die je ondertekende.

De Belastingdienst en KVK gebruiken geen keurmerk of vinklijstje met een harde grens. Het gaat om de feitelijke situatie. KVK zet de belangrijkste kenmerken van echte zelfstandigheid op een rij:

• Je bepaalt zelf je werktijden — geen vaste dienstroosters die worden opgelegd.
• Je gebruikt je eigen gereedschap — geen bedrijfsbusje, laptop of machines van de opdrachtgever.
• Je bepaalt zelf hoe je je werk uitvoert — geen instructies over de manier van werken, alleen afspraken over het resultaat.
• Je geeft geen leiding aan medewerkers van je opdrachtgever — en andersom stuurt de opdrachtgever de zzp'er ook niet aan als een leidinggevende dat bij personeel doet.

Omgekeerd wijst het erop dat iemand eigenlijk in loondienst werkt als diegene precies hetzelfde werk doet als je medewerkers, op dezelfde locatie onder toezicht werkt, en structureel meedraait in het rooster alsof hij op de loonlijst staat.

Belangrijk: dit zijn geen afzonderlijke losse regels waarvan je er een paar mag negeren. De Belastingdienst weegt het geheel van de samenwerking. Eén zzp'er die toevallig ook een keer gereedschap van jou leent, is geen probleem. Een zzp'er die al drie jaar fulltime meedraait, jouw uren registreert in hetzelfde systeem als je personeel en nooit voor een andere opdrachtgever werkt, wel.

Een overeenkomst van opdracht is het startpunt, niet de garantie. KVK is daar duidelijk over: "voor de Belastingdienst maakt het niet uit wat er op papier staat, maar hoe je echt samenwerkt." Een modelovereenkomst — al blijven de huidige modellen geldig tot eind 2029 — geeft volgens KVK dan ook "valse zekerheid" als de praktijk er niet mee overeenkomt.

Wat wel helpt om je positie te onderbouwen, mocht er ooit een controle komen:

• Een schriftelijke overeenkomst van opdracht met een omschrijving van het resultaat, niet van de te volgen werkwijze.
• Facturen per klus of project, niet stelselmatig hetzelfde vaste maandbedrag alsof het salaris is.
• Bewijs dat de zzp'er ook voor anderen werkt — een portfolio, andere opdrachtgevers, eigen website of KVK-inschrijving met meerdere klanten.
• Geen aansturing zoals bij personeel: geen functioneringsgesprekken, geen verplichte aanwezigheid op teamoverleg, geen vaste werkplek met naambordje.
• Eigen materialen en gereedschap, of een duidelijke reden waarom dat in dit vak niet gebruikelijk is (bijvoorbeeld gespecialiseerde machines die de opdrachtgever nu eenmaal moet leveren).

Dit is geen checklist die je één keer afvinkt bij het tekenen van het contract. De praktijk verandert gedurende een samenwerking, en dat is precies waar het misgaat: een zzp'er die begint als projectmatige inhuur en na twee jaar feitelijk meedraait als vast teamlid.

Als de Belastingdienst bij een controle vaststelt dat een zzp'er feitelijk in loondienst werkte, is de opdrachtgever de eerst aangewezen partij om loonbelasting en premies werknemersverzekeringen over na te betalen — met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025. Dat kan flink oplopen als het om meerdere jaren en meerdere personen gaat.

Voor 2026 geldt volgens de kamerbrief van 19 december 2025 een tussenvorm: de Belastingdienst kan wel naheffen, maar legt in de meeste gevallen nog geen verzuimboete op. Vergrijpboetes — de zwaardere categorie — blijven wel mogelijk bij bewezen opzet of grove schuld, dus bij situaties waarin een bedrijf willens en wetens bleef doorgaan met een constructie waarvan al duidelijk was dat die niet klopte.

Daarnaast verlies je als zzp'er zelf recht op zelfstandigenaftrek en andere ondernemersvoordelen als achteraf blijkt dat je geen zelfstandige was. Dat raakt dus niet alleen jou als opdrachtgever, maar ook de mensen die je inhuurt — een reden temeer om dit bij het begin van een samenwerking eerlijk te bespreken in plaats van het probleem door te schuiven.

De meeste bedrijven die dit mis laten gaan, doen dat niet uit onwil maar omdat niemand het dossier bijhoudt. De overeenkomst ligt in een mailbox, de facturen in de boekhouding, en niemand kijkt terug of de praktijk nog past bij wat er op papier staat.

Wat werkt in de praktijk: houd per zzp'er één map of dossier bij met de overeenkomst, de facturen op volgorde, en eventueel een korte notitie als de aard van de samenwerking verandert — bijvoorbeeld wanneer iemand van projectbasis naar een vaste wekelijkse inzet gaat. Zet een jaarlijks moment in de agenda om dat dossier langs te lopen, net zoals je dat voor andere terugkerende administratie doet. Sommige bedrijven laten dit soort dossiers automatisch aanvullen naast de rest van hun administratie — Oarized doet dat bijvoorbeeld voor bedrijven die veel met wisselende onderaannemers werken — maar een simpele check één keer per jaar voorkomt het grootste risico al.

En wees eerlijk over de uitkomst: als je bij die jaarlijkse check ziet dat iemand al twee jaar fulltime meedraait als vast teamlid, is een zzp-constructie niet meer vol te houden. Dan is in dienst nemen, met alle loonkosten van dien, op termijn goedkoper dan het risico op een naheffing over meerdere jaren.