Facturen en bonnetjes digitaal archiveren: wat de wet eist

Een factuur komt binnen op maandag, tussen tien andere mails door. Je opent hem, ziet dat hij klopt, en laat hem staan tot je er tijd voor hebt. Die tijd komt meestal pas in het weekend, of helemaal niet, en dan zit hij ergens tussen honderd andere berichten.

Bij bonnetjes gaat het nog sneller mis. Een medewerker koopt materiaal, maakt een foto met de telefoon en stuurt die via WhatsApp door. Drie maanden later is die foto onvindbaar tussen vakantiekiekjes en groepsappjes, en weet niemand meer bij welke klus de aankoop hoorde.

Het probleem is niet dat je slordig bent. Het probleem is dat er geen vaste plek is waar een document automatisch naartoe gaat zodra het binnenkomt. Zolang die plek er niet is, blijft archiveren iets wat je 'er even bij doet', en dat is precies het werk dat blijft liggen tot je boekhouder er in april naar vraagt.

Dat is vervelend, maar het wordt een probleem zodra de Belastingdienst wil zien of je administratie compleet is. Dan telt niet of jij nog weet wat er is gebeurd. Dan telt of je het kunt laten zien.

De regels voor hoe lang je moet bewaren staan niet ter discussie: ze liggen vast bij de Belastingdienst. Voor de meeste ondernemers geldt één vaste termijn.

"U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren." — Belastingdienst

Voor gegevens over onroerend goed is dat langer: 10 jaar. Hetzelfde geldt voor leveringen en diensten die onder de Unieregeling of de Invoerregeling van het zogeheten eenloketsysteem vallen. De basisadministratie die altijd onder de bewaarplicht valt, is de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek.

Een detail dat mensen vaak missen: de termijn van 7 jaar gaat niet in op het moment dat je een document ontvangt. Hij gaat pas in zodra de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Een leasecontract van vier jaar hoort eerst vier jaar bij je lopende administratie, en pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar te lopen. Voor een factuur die je meteen verwerkt en betaalt, ligt dat anders: die telt vanaf het moment dat hij niet meer 'actueel' is, meestal kort na verwerking.

Kortom: geen interpretatieruimte, wel een paar uitzonderingen om rekening mee te houden.

Je hoeft geen dozen vol papier te bewaren. De Belastingdienst staat scannen toe, mits je aan een paar voorwaarden voldoet.

"U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel." — Belastingdienst

De scan moet dus volledig leesbaar zijn, inclusief wat er eventueel achterop staat, en de zogeheten echtheidskenmerken moeten bewaard blijven. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale versie moet vervolgens net zo lang bewaard blijven als het papier zou moeten: 7 of 10 jaar, en binnen een redelijke termijn controleerbaar.

Er zit ook een addertje onder het gras voor wie het andersom doet: een digitaal bestand afdrukken en het digitale origineel weggooien.

"U mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren." — Belastingdienst

De meeste bedrijven met een paar medewerkers, wisselende opdrachten en meerdere leveranciers vallen daar niet onder. Voor hen geldt: wat digitaal binnenkomt, blijft digitaal. Dit is dus geen kwestie van 'we zetten het straks wel in de cloud'. Het moet vanaf het begin op de juiste manier worden vastgelegd, anders voldoet de scan niet en sta je alsnog met lege handen als de Belastingdienst om onderbouwing vraagt.

Zodra je weet wat er moet gebeuren, is de volgende vraag hoe je zorgt dat het ook gebeurt, zonder dat iemand er iedere week apart tijd voor moet vrijmaken.

Het begint met één vaste ontvangstplek. Facturen die binnenkomen op een algemeen mailadres kun je automatisch laten doorzetten naar een map of direct naar je boekhoudpakket, in plaats van dat ze in een overvolle inbox blijven staan tot iemand ze er handmatig uitvist. De meeste boekhoudpakketten hebben hiervoor een eigen scanfunctie of een vast e-mailadres waar je facturen naartoe stuurt.

Voor bonnetjes werkt een vergelijkbaar principe: een foto maken met een vaste app in plaats van WhatsApp zorgt dat de bon meteen op de juiste plek staat, gekoppeld aan de juiste klus of kostenpost, in plaats van ergens tussen privéfoto's te verdwijnen.

Het punt is niet dat er geen techniek voor bestaat. Die is er ruim voldoende. Het punt is dat het pas werkt als het past bij hoe jouw bedrijf facturen en bonnen daadwerkelijk binnenkrijgt. Bij Oarized bouwen we dit meestal rond het boekhoudpakket dat een bedrijf al gebruikt, in plaats van er een nieuw systeem naast te zetten.

Dit is niet voor iedereen de moeite waard, en dat mag gezegd worden.

Heb je een eenmanszaak met een man of twintig facturen per jaar, dan is een vaste map met een duidelijke naamgeving (jaar-maand-leverancier) meestal sneller op te zetten én te onderhouden dan een gekoppeld systeem. De tijd die je bespaart met automatisch wegschrijven weegt dan niet op tegen de tijd die het kost om het in te richten.

Werkt je boekhouder of accountant al met een eigen portaal waar jij facturen naartoe stuurt of uploadt? Dan is een extra laag daarbovenop vaak dubbel werk in plaats van minder werk: je houdt dan twee systemen bij in plaats van één.

En bij contant betaalde bonnetjes, bijvoorbeeld van een kassa, ligt het lastiger. Een gescande kassabon is moeilijk te controleren op echtheid, en zonder afspraken met de Belastingdienst of je adviseur moet je de originele bon dan gewoon bewaren. Volledig automatiseren lost dat probleem niet op; het verplaatst het hooguit.

Kijk dus eerst naar het aantal documenten en waar ze vandaan komen, voordat je tijd steekt in een koppeling die je met een simpele mappenstructuur net zo goed had gered.

Wil je dit wel aanpakken, begin dan klein en concreet.

• Inventariseer eerst waar facturen en bonnen nu binnenkomen. Meestal is dat een mix van een algemeen mailadres, een paar losse mobiele nummers via WhatsApp, en soms nog fysieke post.
• Kies één vaste bestemming die aansluit bij het boekhoudpakket dat je al gebruikt, in plaats van er een nieuw systeem naast te zetten.
• Test met een paar echte documenten of een scan volledig leesbaar blijft, inclusief de achterkant als daar iets op staat. Dat is een voorwaarde, geen bijzaak.
• Leg vast wie erop let dat nieuwe leveranciers of nieuwe medewerkers ook via de vaste route werken. Zonder dat zakt het systeem binnen een paar maanden terug in oude gewoontes.

Reken niet op een oplossing die je in een middag voor elkaar hebt. Reken wel op een paar uur per jaar die je nooit meer kwijt bent aan zoeken naar een bonnetje van vorig jaar.