Incassobureau inschakelen: wanneer dat de moeite waard is

Een incassobureau neemt het contact met een niet-betalende klant over. Het stuurt aanmaningen namens jou, belt de klant, en bouwt een dossier op voor het geval de zaak uiteindelijk bij de rechter belandt. Wat het niet doet: garanderen dat je je geld krijgt. Als een klant simpelweg geen geld heeft, verandert een incassobureau daar niets aan, en blijft de vordering alsnog oninbaar.

De meeste bureaus werken met twee verdienmodellen. Bij "no cure no pay" betaal je alleen als het bureau incasseert, en worden de kosten meestal verhaald op de klant via de wettelijke incassokosten. Bij een "fee-based" model betaal je een vast bedrag of uurtarief, ongeacht de uitkomst, wat voor een mkb-bedrijf met een enkele openstaande factuur zelden de voorkeur heeft.

Belangrijk om te weten: voordat een incassobureau mag worden ingeschakeld, moet je de klant eerst zelf een aanmaning hebben gestuurd met een redelijke betaaltermijn, meestal veertien dagen. Zonder die aanmaning kun je bij een zakelijke klant wel degelijk incassokosten in rekening laten brengen als dat vooraf is afgesproken, maar bij een consument is de veertiendagenbrief wettelijk verplicht voordat er incassokosten mogen worden gerekend. Sla je die stap over, dan loop je het risico dat een rechter de incassokosten alsnog afwijst.

Wat een schuldenaar maximaal aan buitengerechtelijke incassokosten moet betalen, ligt wettelijk vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dit bedrag is een percentage van de hoofdsom, aflopend naarmate het bedrag hoger wordt: 15 procent over de eerste 2.500 euro, 10 procent over de volgende 2.500 euro, 5 procent over de volgende 5.000 euro, 1 procent over de volgende 190.000 euro, en 0,5 procent daarboven, met een maximum van 6.775 euro aan vergoeding. Het minimum is altijd 40 euro, ook bij een heel kleine vordering.

Dat betekent concreet: bij een openstaande factuur van 1.000 euro mag je maximaal 150 euro aan incassokosten bij de klant neerleggen. Bij 5.000 euro is dat 525 euro. Deze bedragen zijn er niet voor niets: ze zijn bedoeld om de kosten van het incassotraject te dekken, zodat jij er als schuldeiser netto niet op achteruitgaat als de klant uiteindelijk betaalt.

Het probleem zit in het woordje "als". Zolang de klant niet betaalt, zijn deze kosten een vordering op papier, geen geld op je rekening. Een no-cure-no-pay-bureau neemt dat risico voor zijn rekening, maar rekent daar vaak alsnog een deel van de incassokosten voor, soms met een extra percentage bovenop wat wettelijk bij de klant in rekening gebracht mag worden.

Bij een factuur tot pakweg enkele honderden euro's weegt een incassobureau inschakelen vaak niet op tegen het alternatief: zelf bellen en een duidelijke, schriftelijke aanmaning sturen met een harde betaaldatum. Een telefoontje waarin je vraagt of er een reden is waarom niet is betaald, lost in de praktijk een groot deel van de te-laat-betalers op. Mensen vergeten facturen, verliezen ze tussen de e-mail, of wachten tot de eerste herinnering voordat ze in actie komen.

Zelf doen ligt ook voor de hand bij een klant waarmee je nog zaken wilt doen. Een incassobureau communiceert zakelijker en directer dan jijzelf, wat precies de reden is dat het soms werkt, maar het is ook de reden dat de relatie met de klant er niet beter van wordt. Bij een vaste klant met verder een goede relatie en een eenmalige late betaling is zelf contact opnemen vaak zowel effectiever als relatie-vriendelijker dan meteen te escaleren.

Een derde situatie waarin zelf doen logischer is: als het overgrote deel van je late betalers na één of twee herinneringen alsnog betaalt. Kijk naar je eigen cijfers van het afgelopen jaar voordat je structureel een bureau inschakelt. Betaalt negen van de tien klanten na een herinnering, dan is een vast incassotraject voor die ene uitzondering niet per se de beste inzet van tijd en geld.

Een incassobureau wordt de moeite waard zodra drie dingen samenkomen: het bedrag is groot genoeg om de kosten en moeite te rechtvaardigen, de klant reageert niet meer op jouw eigen pogingen, en je hebt geen belang meer bij het behouden van de relatie. Bij een vordering van een paar duizend euro waarbij een klant al twee aanmaningen heeft genegeerd, verdient de tijd die een bureau erin steekt zichzelf meestal terug via de wettelijke incassokosten die bovenop de hoofdsom komen.

Een tweede situatie: je hebt meerdere openstaande facturen bij verschillende klanten tegelijk, en simpelweg niet de tijd om iedereen achterna te bellen. Een bureau dat op basis van no cure no pay werkt, kost je dan voornamelijk tijd om het dossier aan te leveren, niet geld vooraf.

Een derde situatie is een klant die structureel laat betaalt, bij herhaling dezelfde smoes gebruikt, of niet meer reageert op e-mail en telefoon. Op dat moment is de kans dat een eigen telefoontje nog werkt klein, en is de stap naar een formeler traject logisch. Let bij het kiezen van een bureau op het Keurmerk Incasso-Management, een door de Autoriteit Consument en Markt erkend kwaliteitskeurmerk voor incassobureaus dat sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening (2024) een wettelijke basis heeft.

Bij een onbetwiste vordering kun je ook zelf, zonder incassobureau of advocaat, naar de kantonrechter stappen. Dat kost griffierecht, vooraf te betalen aan de rechtbank. Voor een zakelijke eiser (bv, vof of eenmanszaak) bedraagt het griffierecht in 2026 bij een vordering tot 500 euro 139 euro, tot 1.500 euro 350 euro, tot 2.500 euro 397 euro, tot 5.000 euro 529 euro, tot 12.500 euro 559 euro, en bij een vordering boven 12.500 euro 1.504 euro. Voor een natuurlijk persoon als eiser, bijvoorbeeld een zzp'er die als privépersoon procedeert, liggen deze bedragen lager.

Dit griffierecht komt bovenop de wettelijke incassokosten en wettelijke rente die je al bij de klant in rekening kon brengen, en win je de zaak, dan veroordeelt de rechter de klant meestal ook tot het terugbetalen van het griffierecht. Verlies je, dan ben je het kwijt.

De rechtsgang is vooral de moeite waard bij een onbetwiste vordering van een klant die simpelweg niet reageert, niet bij een geschil over de kwaliteit van je werk of de hoogte van de factuur. Bij een inhoudelijk geschil loop je het risico dat de klant verweer voert, de zaak langer duurt, en de kosten verder oplopen zonder zekerheid over de uitkomst.

Er is geen vast bedrag waarboven een incassobureau automatisch de juiste keuze is. Wel een volgorde die in de praktijk werkt: stuur eerst zelf een duidelijke aanmaning met een harde datum, bel als die datum verstrijkt, en escaleer pas naar een bureau of de rechter als dat niets oplevert en het bedrag de moeite waard is.

Reken voordat je een bureau inschakelt uit wat je eigen tijd kost om het zelf te blijven proberen, en zet dat naast wat een bureau kost of wat het via no cure no pay van de wettelijke incassokosten afsnoept. Bij een factuur van een paar honderd euro en een klant die je nog weleens vaker tegenkomt, is een telefoontje vaak de goedkopere en verstandigere route. Bij een hardnekkige wanbetaler en een bedrag van enkele duizenden euro's is overstappen op een formeel traject meestal de snelste weg naar je geld, of in elk geval naar duidelijkheid.