Voorraad tellen automatiseren: waarom dit het zwakste punt in het magazijn is

Als je een webshop, groothandel of winkel met voorraad runt, ken je het gevoel: het systeem zegt dat er nog twintig stuks liggen, en dan blijken het er zeventien te zijn. Niet toevallig, zo blijkt uit onderzoek.

In de Exact MKB Barometer 2025 — Sectoronderzoek Handel, een onderzoek onder 167 eigenaren en leidinggevenden van Nederlandse handelsbedrijven (2 tot 250 medewerkers, uitgevoerd door onderzoeksbureau Markteffect in opdracht van Exact), gaf 58% aan problemen te ervaren met het magazijn en voorraadbeheer. Gevraagd welk proces in het magazijn op dit moment het minst efficiënt is, noemde 41% voorraadcontrole en -telling — vaker dan opslag en beheer van voorraad (22%), retourverwerking (17%), orderpicking en -verzending (16%) en de ontvangst van goederen (10%).

Dat is niet alleen vervelend. Bij 10% van de ondervraagde bedrijven kost het verwerken van bestellingen en retouren zoveel tijd dat er nauwelijks winst overblijft. Een kwart (26%) vindt het eigen voorraadbeheersysteem verouderd en 20% heeft geen realtime inzicht in de voorraadniveaus — wat betekent dat beslissingen over inkoop en levering regelmatig op verouderde of onvolledige informatie worden genomen.

Tellen is dus geen bijzaak die je er na sluitingstijd even bij doet. Het is, volgens ondernemers zelf, het zwakste schakel in het hele voorraadproces.

De klassieke oplossing is één grote telling, meestal rond de jaarwisseling: de hele voorraad stilleggen, iedereen tellen, verschillen in de boeken verwerken en weer verder. Dat werkt, maar heeft een paar nadelen die je pas voelt als je ze tegenkomt.

Ten eerste kost het mensen en tijd. Je zet collega's een dag of meer aan het tellen in plaats van aan hun gewone werk, en hoe groter de voorraad, hoe langer dat duurt. Ten tweede is het foutgevoelig: een verkeerde scan, een doos die van de pallet valt, of een artikel dat per vergissing met een retourzending meegaat, leidt tot verschillen tussen de administratieve en de werkelijke voorraad (Boltrics — Cycle Counting). Bij een jaarlijkse telling ontdek je die verschillen pas maanden later, als het al te laat is om de oorzaak te achterhalen.

Ten derde drift de voorraad tussen twee tellingen gewoon weer uit elkaar. Op de dag van de telling klopt alles weer, maar na een paar weken bedrijvigheid — nieuwe leveringen, retouren, verkeerd gescande artikelen — zit je alweer met een systeem dat iets anders zegt dan de schappen laten zien.

Daar komt bij dat de Belastingdienst van je verwacht dat je voorraad correct gewaardeerd is. Een telling die structureel afwijkt van de werkelijkheid is dan niet alleen een operationeel probleem, maar ook een administratief risico.

Het alternatief dat in de logistiek 'cycle counting' heet, komt erop neer dat je de jaarlijkse telling van de hele voorraad opdeelt in veel kleinere tellingen, verspreid over het jaar (Boltrics). In plaats van één keer alles stilleggen, tel je steeds een klein deel — een paar artikelen, een paar locaties — op een moment dat daar toch al iemand is.

Dat kan op een paar manieren:

• Gekoppeld aan het werk dat al gebeurt. Als een medewerker toch naar een magazijnlocatie moet om iets te picken, vraagt het systeem meteen om de voorraad op die plek te controleren. Geen extra rondje, geen aparte teldag.
• Op een vast ritme. Per week, per maand of per kwartaal een deel van de voorraad langslopen, zodat elk artikel een paar keer per jaar aan de beurt komt in plaats van één keer.
• Op basis van een signaal. Zodra de voorraad van een artikel onder een ingestelde grens zakt, of een locatie lang niet geteld is, vraagt het systeem om een telling.

Sommige bedrijven laten medewerkers 'blind' tellen: ze voeren het aantal in zonder het systeemaantal te zien, zodat de telling niet onbewust naar het verwachte getal toe buigt. Bij een afwijking kan een tweede persoon controleren voordat het verschil wordt doorgeboekt.

Voorwaarde is wel dat elk artikel een barcode heeft en dat het systeem telopdrachten kan aanmaken en verschillen direct kan verwerken — anders tel je nog steeds met pen en papier, alleen vaker.

Of dit de moeite waard is, hangt af van hoeveel pijn de huidige manier van tellen al doet. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat middelgrote handelsbedrijven (50 tot 250 medewerkers) vaker inzetten op automatisering om aan de toenemende klantverwachting te voldoen dan kleine bedrijven: 72% tegenover 39% (Exact MKB Barometer 2025). Dat verschil is niet toevallig — hoe meer artikelen, locaties en mensen er bij de voorraad betrokken zijn, hoe sneller een jaarlijkse telling een zwak punt wordt in plaats van een jaarlijks ritueel.

Een paar signalen dat dit voor jouw bedrijf relevant is:

• Je herkent jezelf in de 41% die voorraadcontrole het minst efficiënte proces noemt.
• Je verkoopt via meerdere kanalen tegelijk (eigen webshop, marktplaatsen, een fysieke winkel), waardoor dezelfde voorraad op meerdere plekken wordt bijgehouden.
• Klanten krijgen weleens te horen dat iets toch niet op voorraad is, terwijl het systeem iets anders zei.
• Het verwerken van bestellingen en retouren kost aantoonbaar meer tijd dan het zou moeten — bij 10% van de bedrijven in het onderzoek drukt dat op de winst.

Herken je geen van deze situaties, dan is de kans groot dat je voorraadprobleem ergens anders zit dan bij het telproces zelf.

Cycle counting is geen wondermiddel, en voor een deel van de bedrijven in het onderzoek ligt het probleem ergens anders. Van de handelsbedrijven vindt 26% het eigen voorraadbeheersysteem verouderd en heeft 20% geen realtime inzicht in de voorraadniveaus. Daarnaast werkt bijna de helft met systemen die niet of maar gedeeltelijk op elkaar aansluiten: 7% heeft systemen die helemaal niet geïntegreerd zijn, 39% gedeeltelijk, en slechts 12% heeft echt één centraal systeem voor alle bedrijfsprocessen (Exact MKB Barometer 2025).

Als dat jouw situatie is, los je daar niets mee op door slimmer te gaan tellen. Een telproces dat draait op een systeem dat niemand vertrouwt, of op gegevens die toch al niet kloppen omdat twee systemen elkaar niet bijwerken, levert vooral sneller precieze foute getallen op. Eerst de basis op orde — één systeem, of in elk geval systemen die elkaar automatisch bijwerken — en pas daarna het telproces fijnslijpen.

Ook voor een klein bedrijf met een overzichtelijk assortiment, één locatie en een jaarlijkse telling die tot nu toe prima klopte, is de investering in barcodes op elk artikel en een systeem dat telopdrachten genereert waarschijnlijk niet de moeite waard. Je ruilt dan een proces dat werkt in voor extra werk en kosten om een probleem op te lossen dat je niet hebt.