SEPA-incasso terugboeken: waarom een klant acht weken de tijd heeft

Incasseer je een vast bedrag automatisch van de rekening van een klant - voor een abonnement, huur van materieel of een vast servicecontract - dan voelt dat moment meestal als het einde van het traject. Het geld staat op je rekening, de factuur is voldaan, je gaat door naar de volgende klus.

Dat is niet helemaal waar. Bij een gewone SEPA-incasso kan de klant de bank vragen om het bedrag terug te boeken, en dat kan nog weken nadat het geld al bij jou binnen is. De bank van de klant werkt dat verzoek uit zonder dat jij daar vooraf iets van merkt: het bedrag verdwijnt gewoon weer van je rekening, als een losse afschrijving die niet meteen aan de oorspronkelijke incasso te koppelen is.

Voor een eenmalige factuur is dit zelden een probleem, omdat je die vaak via een overschrijving laat betalen. Het wordt relevant zodra je voor terugkerende bedragen bewust kiest voor automatische incasso, juist om het handmatige werk van facturen versturen en opvolgen te verminderen. De tijdswinst van automatisch incasseren staat dan tegenover een ander soort risico: geld dat je al had verwerkt, kan alsnog weer weggaan.

Bij de gewone SEPA-incasso - het type dat bedrijven gebruiken om bij particuliere klanten te incasseren - heeft de klant acht weken de tijd om de afschrijving terug te laten boeken, zonder dat daar een reden voor nodig is. Een Europese betalingsinfrastructuur-aanbieder beschrijft het zo: de klant is "entitled to a refund up to eight weeks after their account has been debited", en dat geld gaat automatisch terug, zonder dat jij als ontvanger daar iets tegen kunt inbrengen (Atlar, SEPA Direct Debit Core).

Daarnaast bestaat een tweede, langere termijn voor incasso's waarvoor geen geldige machtiging bestond, of waarbij het verkeerde bedrag is afgeschreven: die kan de klant tot dertien maanden na de afschrijving laten terugboeken via een melding van een onterechte incasso (Atlar, SEPA Direct Debit Core).

Het verschil tussen die twee is belangrijk om te onthouden. De eerste termijn van acht weken geldt altijd, ook als alles correct is afgehandeld en de klant gewoon je dienst heeft afgenomen. De klant hoeft niet te bewijzen dat er iets mis is; het is een recht dat bij het Europese incassosysteem zelf hoort, niet een uitzondering voor geschillen.

Er bestaat een tweede variant, SEPA Incasso Bedrijven (ook wel het B2B-schema genoemd), die specifiek is gemaakt voor incasso tussen bedrijven onderling. Het grote verschil: als er een geldige, geautoriseerde machtiging lag, kan de klant het bedrag niet laten terugboeken. Atlar noemt dit met zoveel woorden als het kenmerkende verschil met de gewone variant: een B2B-incasso "cannot be refunded by the debtor if there was a valid, authorized mandate in place - unlike an SDD Core payment" (Atlar, SEPA Direct Debit B2B).

Dat klinkt als de oplossing voor het probleem uit de vorige sectie, maar er zit een voorwaarde aan die het in de praktijk minder breed inzetbaar maakt dan de gewone incasso. SEPA Incasso Bedrijven mag alleen gebruikt worden tussen twee partijen die beide als bedrijf optreden, nooit bij een particuliere klant. Bovendien moet de bank van de klant deze variant ook ondersteunen, en moet de klant de machtiging daarvoor apart en expliciet bij zijn eigen bank vastleggen - wat meer moeite kost dan het ondertekenen van een gewone doorlopende machtiging.

Voor een bedrijf dat zowel particuliere als zakelijke klanten incasseert, betekent dit dat je niet één systeem kunt gebruiken voor alle terugkerende incasso's. De particuliere klant blijft onder de acht-wekentermijn vallen, en alleen voor zakelijke klanten die de extra stap willen zetten, is de B2B-variant een optie.

Zet je een incassomachtiging op als vaste manier van betalen voor een abonnement of servicecontract, dan is het praktische gevolg dat een geïncasseerd bedrag pas na acht weken echt vaststaat. Boek je dat bedrag meteen als definitief binnengekomen in je administratie, dan loop je het risico dat je een paar weken later een onverklaarde afschrijving ziet die je achteraf moet uitzoeken en terugboeken in je eigen boekhouding.

Dat is vooral relevant bij grotere aantallen klanten. Bij een paar incasso's per maand zoek je een enkele terugboeking zonder veel moeite uit. Bij honderden incasso's per maand is een enkele teruggeboekte post een routinematige correctie, maar een opvallende stijging in terugboekingen is wel een signaal om naar te kijken - bijvoorbeeld of klanten de afschrijving niet herkennen op hun rekeningafschrift, of dat de dienst niet is geleverd zoals afgesproken.

Voor de inrichting van een automatisch incassoproces betekent dit vooral: reken bij het koppelen van incasso aan je boekhouding niet alleen de binnenkomende afschrijvingen mee, maar zorg dat een latere terugboeking ook automatisch wordt herkend en teruggekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Zonder die koppeling zie je alleen een onverklaard negatief bedrag, zonder dat duidelijk is welke klant en welke factuur erbij horen.

Dit is alleen relevant als je daadwerkelijk met een incassomachtiging werkt. Stuur je gewoon een factuur en laat je de klant zelf overmaken, dan speelt geen van deze termijnen een rol - een overschrijving kan de klant niet laten terugboeken zoals bij een incasso.

Ook bij een klein aantal terugkerende klanten is dit vaak geen reden om iets aan te passen. Een enkele terugboeking per jaar, bij een paar vaste klanten die je al langer kent, is een kleine administratieve correctie en geen financieel risico. Het overstappen op SEPA Incasso Bedrijven kost in dat geval meer moeite - voor jou en voor je klant - dan het oplevert, zeker als je klant moet uitzoeken of zijn eigen bank die variant wel ondersteunt.

Het wordt pas de moeite waard om hier bewust over na te denken zodra het aantal incasso's oploopt, zodra je voor het eerst een terugboeking niet meteen kunt verklaren, of zodra je merkt dat een deel van je klanten zakelijk is en de machtiging voor SEPA Incasso Bedrijven zonder veel extra gedoe kan worden geregeld. Tot die tijd is het vooral iets om te weten - niet iets om meteen voor te veranderen.