Automatische incasso instellen voor vaste klanten: wat mag wel en niet

Bij vaste maandbedragen is een gewone factuur omslachtig. Je stuurt hem, je wacht, en bij een deel van de klanten moet je alsnog achter je geld aan. Voor bedrijven met terugkerende contracten - een schoonmaakbedrijf dat elke maand hetzelfde pand doet, een hovenier met een onderhoudscontract, een uitzendbureau dat wekelijks dezelfde uren factureert - is automatische incasso daarom aantrekkelijk. Het bedrag gaat vanzelf van de rekening van de klant af, op een vaste datum, zonder dat iemand een factuur hoeft te openen.

Dat klinkt als de oplossing voor achterstallige betalingen. Voor een deel is dat ook zo: je hoeft niet meer te bellen of te mailen omdat een factuur is blijven liggen. Maar automatische incasso is geen betaalgarantie. Er zit een juridisch verschil tussen het soort incasso dat je instelt, en dat verschil bepaalt hoeveel zekerheid je daadwerkelijk krijgt. Wie zonder na te denken kiest voor de standaardoptie die de bank aanbiedt, kan achteraf voor een verrassing komen te staan als een klant het geïncasseerde bedrag zomaar terugboekt - weken nadat het geld al als binnen gold.

Dit artikel gaat over wat je vooraf moet weten: het verschil tussen de twee soorten SEPA-incasso, wat een machtiging precies moet bevatten, en in welke situaties een factuur met een betaaltermijn eigenlijk beter werkt dan automatisch afschrijven.

Binnen SEPA bestaan er twee varianten van incasso, en ze verschillen op een punt dat voor ondernemers direct geld kan schelen. De Core-incasso is de standaardvariant. Die kun je gebruiken bij zowel particuliere als zakelijke klanten, en de klant behoudt daarbij een terugboekingsrecht. De B2B-incasso is alleen te gebruiken als de klant zelf ook een bedrijf is, en biedt dat terugboekingsrecht niet.

Betaalvereniging Nederland, de organisatie achter het Nederlandse betalingsverkeer, omschrijft het verschil zo: bij Core geldt dat je "altijd het recht hebt om een incasso binnen 8 weken na afschrijving zonder opgaaf van reden terug te boeken", terwijl de B2B-variant die mogelijkheid juist uitsluit.

Het gevolg: als je met consumenten werkt - bijvoorbeeld een particuliere klant van een hovenier met een onderhoudsabonnement - heb je automatisch de Core-variant, met terugboekingsrecht. Werk je uitsluitend met zakelijke klanten, dan kun je kiezen voor B2B-incasso en daarmee dat risico wegnemen. Let op: de klant moet daarvoor wel expliciet akkoord gaan met een aparte, zakelijke machtiging. Je kunt een bestaande consumentenmachtiging niet stilzwijgend omzetten naar B2B.

Het terugboekingsrecht bij Core-incasso is ruimer dan de meeste ondernemers verwachten. ACM ConsuWijzer, de consumentenautoriteit van de Autoriteit Consument & Markt, is daar helder over: "elke automatische incasso kunt u binnen 8 weken zelf terugboeken". De bank controleert daarbij niet of de afschrijving terecht was. De klant hoeft geen reden op te geven en kan het gewoon zelf regelen via internetbankieren.

Er is ook een langere termijn, voor het geval er nooit een geldige machtiging is afgegeven. Is de incasso onterecht - dus zonder dat de klant vooraf schriftelijk of digitaal toestemming gaf - dan geldt een termijn van 13 maanden om het geld terug te vorderen. In dat geval controleert de bank eerst of er inderdaad geen geldige machtiging was, wat ongeveer een maand in beslag neemt, voordat het bedrag wordt terugbetaald.

Voor jouw bedrijfsvoering betekent dit twee dingen. Eén: een geïncasseerd bedrag is pas na 8 weken echt definitief binnen. Boek het dus niet als afgehandeld voordat die termijn voorbij is, zeker niet bij nieuwe klanten. Twee: een terugboeking maakt de onderliggende schuld niet ongedaan. Boekt een klant een terechte incasso toch terug, dan blijft die het verschuldigde bedrag gewoon aan je verplicht - je kunt daar alsnog een betalingsherinnering of factuur voor sturen. Alleen ben je dan terug bij de handmatige route die je met incasso juist wilde vermijden.

Om te mogen incasseren heb je twee dingen nodig: een incassocontract bij je eigen bank, en een geldige machtiging van elke klant. Betaalvereniging Nederland noemt als eerste stap voor incassanten letterlijk dat je een incassocontract afsluit bij je bank. Daarna krijg je een incassant-ID, een uniek nummer waarmee je binnen heel SEPA herkenbaar bent als degene die incasseert. Dat nummer moet bij elke incasso-opdracht worden meegestuurd.

De machtiging zelf - de toestemming van de klant - moet je vastleggen met een machtigingskenmerk: een uniek referentienummer per klant of per contract. Bewaar de machtiging zelf ook: schriftelijk ondertekend, of digitaal via een systeem als iDIN, waarbij de klant zich met zijn eigen bank identificeert. Een mondelinge toezegging of een vinkje zonder verdere vastlegging is geen geldige machtiging - en zonder geldige machtiging val je terug op de 13-maandentermijn als een klant het bedrag terugvordert.

Controleer bij je bank welke variant (Core of B2B) je precies instelt en welke gegevens zij nodig hebben, want de exacte procedure en eventuele kosten verschillen per bank. Vraag ook na hoe ver van tevoren je een klant moet informeren als het te incasseren bedrag wisselt - bijvoorbeeld doordat er in een bepaalde maand extra uren of materiaal bij komen - want daar gelden aparte afspraken voor die per bank en machtigingsvorm kunnen verschillen.

Automatische incasso werkt goed bij vaste, voorspelbare bedragen. Bij eenmalige klussen of projecten met een wisselend eindbedrag - een verbouwing waarbij de rekening pas na oplevering vaststaat, een advocatenkantoor dat per zaak declareert - voegt het weinig toe. Je kunt niet vooraf een machtiging afgeven voor een bedrag dat je zelf nog niet kent, en een factuur met een duidelijke betaaltermijn is dan simpelweg praktischer.

Ook bij nieuwe klanten is voorzichtigheid op zijn plaats. Zolang je geen langere relatie hebt, weet je niet hoe snel iemand een afschrijving terugboekt. Bouw je daar processen omheen - bijvoorbeeld door pas na de eerste paar keer op tijd betalen over te stappen op incasso - dan voorkom je dat je exact het probleem terugkrijgt dat je wilde oplossen.

Een ander punt dat vaak wordt vergeten: incasso lost geen liquiditeitsprobleem bij de klant op. Staat er onvoldoende saldo op de rekening op het moment van afschrijven, dan mislukt de incasso gewoon - een zogeheten storno wegens onvoldoende saldo. Je bent dan weer terug bij een openstaande factuur, alleen dan zonder dat je dat op tijd had gemerkt, omdat je ervan uitging dat het bedrag automatisch binnenkwam. Blijf daarom, ook met incasso, je bankafschriften controleren op mislukte afschrijvingen in plaats van blind te vertrouwen op het systeem.