Afschrijvingen bijhouden: de regels die de Belastingdienst stelt

Koop je een bedrijfsmiddel dat een aantal jaren meegaat, zoals een machine, een bedrijfsauto of laptops voor je personeel, dan mag je de aanschafkosten niet in één keer aftrekken. Je spreidt de kosten over de jaren dat je het middel gebruikt. Dat heet afschrijven, en het bepaalt elk jaar opnieuw een deel van je fiscale winst.

De berekening is vast: afschrijving per jaar = (aanschafkosten − restwaarde) gedeeld door de verwachte levensduur. Ondernemersplein geeft als voorbeeld een camera van 3.000 euro, met een verwachte levensduur van 5 jaar en een geschatte restwaarde van 500 euro. Dat levert een afschrijving van 500 euro per jaar op: (3.000 − 500) ÷ 5.

Deze regel geldt alleen vanaf een bepaald aankoopbedrag. Bedrijfsmiddelen die minder dan 450 euro hebben gekost, mag je in één keer als kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Pas bij 450 euro of meer ben je verplicht om te spreiden. Dat onderscheid is in de praktijk vaak de eerste vraag die opduikt bij een nieuwe aankoop: mag dit ineens, of moet dit over meerdere jaren uitgesmeerd worden.

Naast de rekensom met restwaarde en levensduur geldt er een absoluut maximum: voor de meeste bedrijfsmiddelen mag je per jaar niet meer dan 20% van de aanschafkosten afschrijven. Komt uit jouw berekening een hoger percentage, dan moet je op dit maximum uitkomen. Dat betekent in de praktijk dat je een bedrijfsmiddel nooit sneller dan in vijf jaar volledig kunt afschrijven, ook niet als je zelf een kortere levensduur inschat.

Omgekeerd ben je niet verplicht om elk jaar het volle percentage te benutten. Verwacht je dat een bedrijfsmiddel langer meegaat, dan reken je met een lager jaarlijks bedrag. Het maximum van 20% is een plafond, geen verplichting.

Deze grens bestaat om te voorkomen dat bedrijven hun winst, en daarmee de te betalen belasting, in de eerste jaren na aanschaf kunstmatig laag houden door alles in één of twee jaar weg te schrijven. Voor goodwill en voor gebouwen gelden overigens weer andere, striktere regels dan voor gewone bedrijfsmiddelen zoals machines, auto's, gereedschap of computerapparatuur; die zijn in dit artikel niet meegenomen.

De meeste administraties houden een vaste activalijst bij: per bedrijfsmiddel de aanschafdatum, de aanschafprijs, de geschatte restwaarde, de verwachte levensduur, en de boekwaarde die daaruit volgt voor het lopende jaar. Een boekhoudpakket berekent op basis van die vier gegevens automatisch het bedrag dat dit jaar wordt afgeschreven, en telt dat op bij de administratie zonder dat iemand elk jaar opnieuw hoeft te rekenen.

Twee momenten vragen om een handmatige aanpassing. Verkoop je een bedrijfsmiddel vóór het einde van de levensduur, dan moet het verschil tussen de verkoopprijs en de actuele boekwaarde verwerkt worden als boekwinst of -verlies; de afschrijving stopt op dat moment. En gaat een bedrijfsmiddel eerder kapot of wordt het afgedankt dan gepland, dan schrijf je de resterende boekwaarde in dat jaar in één keer af, in plaats van nog jaren door te rekenen met een middel dat er niet meer is.

Een vaste controle, bijvoorbeeld bij het opmaken van de jaarcijfers, voorkomt dat de activalijst gaat afwijken van wat er daadwerkelijk nog in gebruik is.

Voor startende ondernemers met een eenmanszaak, vof, maatschap of cv bestaat een uitzondering: willekeurige afschrijving. Daarmee bepaal je zelf hoe snel je een bedrijfsmiddel afschrijft, in plaats van vast te zitten aan de reguliere berekening en het maximum van 20% per jaar. Je kunt daardoor in een jaar met veel winst meer afschrijven, en in een mager jaar minder, of zelfs tijdelijk niets.

De regeling geldt alleen voor bedrijfsmiddelen die je hebt aangeschaft in de jaren dat je recht had op de startersaftrek, of in het jaar daarvoor. Ondernemersplein noemt als voorbeeld van geschikte bedrijfsmiddelen zaken die lang meegaan, zoals voertuigen of computerapparatuur.

Belangrijk voor wie hierop rekent: het kabinet is van plan willekeurig afschrijven voor starters af te schaffen vanaf 2028, tegelijk met de startersaftrek zelf. Ben je van plan de komende jaren te starten en wil je van deze regeling gebruikmaken, dan is dat dus een regeling met een houdbaarheidsdatum, geen vast onderdeel van het systeem waar je permanent op kunt rekenen.

De meest voorkomende fout is een bedrijfsmiddel dat is verkocht, gesloopt of vervangen, maar dat op de activalijst gewoon blijft doorlopen met de oorspronkelijke afschrijving. Daardoor klopt de boekwaarde niet meer met de werkelijkheid, en valt dat vaak pas op bij het opstellen van de jaarrekening, als het al een jaar te laat is om het netjes recht te zetten.

Een tweede valkuil is het door elkaar halen van afschrijving met de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Dat zijn twee verschillende regelingen: de investeringsaftrek is een eenmalig fiscaal voordeel in het jaar van aanschaf, afschrijving is een jaarlijks terugkerende verwerking die daarna nog jaren doorloopt. Een bedrijfsmiddel kan voor beide in aanmerking komen, maar de een vervangt de ander niet.

Een derde valkuil is een restwaarde die nooit wordt bijgesteld. Schat je bij aanschaf een te hoge restwaarde in, dan schrijf je structureel te weinig af; blijkt een bedrijfsmiddel aan het einde van de rit niets meer waard, dan had je dat eerder kunnen verwerken. Een jaarlijkse blik op de activalijst, in plaats van die alleen bij aanschaf in te vullen en daarna te laten liggen, voorkomt het grootste deel van deze fouten.