Certificaten en rijbewijzen van personeel bijhouden: zo mis je geen vervaldatum

Je huurt een monteur in die VCA moet hebben voordat hij een raffinaderij op mag. Je hebt een chauffeur met rijbewijs C die om de vijf jaar bijgeschoold moet worden. Je hebt een paar BHV'ers omdat de wet dat vraagt. Op het moment dat iemand in dienst komt, regel je dat certificaat. En dan verdwijnt het uit beeld.

Niemand zet een VCA-diploma standaard in een agenda die tien jaar vooruitkijkt. Niemand rekent handmatig uit wanneer de nascholingsuren van een chauffeur verlopen. Het overzicht staat, als het al ergens staat, in een Excel-bestand dat sinds de vorige HR-medewerker niet meer is bijgewerkt.

Het wordt pas een probleem op het verkeerde moment: een opdrachtgever die bij de poort om een geldig certificaat vraagt en niemand kan het laten zien. Een chauffeur die tijdens een wegcontrole niet kan aantonen dat hij op tijd is bijgeschoold. Op dat moment ben je niet meer bezig met plannen, maar met bluffen, en dat is een slechte positie om in te zitten tegenover een opdrachtgever of inspecteur.

Het probleem is niet dat niemand het belangrijk vindt. Het probleem is dat een vervaldatum over tien jaar geen enkele prikkel geeft om er vandaag iets mee te doen — tot de dag dat het te laat is.

Niet elk certificaat heeft dezelfde regels, en dat is precies waarom het misgaat.

VCA (Basis of VOL). Een persoonlijk VCA-diploma is tien jaar geldig vanaf de examendatum. SSVV, de stichting achter het VCA-schema, is daar op de website duidelijk over: "Het diploma is tien jaar geldig. Daarna moet je weer examen doen." Er is geen herhalingscursus die de termijn verlengt — na tien jaar moet iemand opnieuw examen doen, ongeacht hoe ervaren hij inmiddels is.

Code 95 (rijbewijs C of D). Chauffeurs met een vrachtwagen- of busrijbewijs moeten om de vijf jaar 35 uur nascholing volgen om code 95 op hun rijbewijs geldig te houden, met verplicht minstens één praktijktraining van 7 uur, aldus de regels die het CBR hanteert voor deze nascholing. Heeft iemand zowel rijbewijs C als D, dan geldt één keer 35 uur voor beide categorieën. Zonder geldige code 95 mag iemand niet meer beroepsmatig rijden, ook niet met een op zich geldig rijbewijs.

BHV. Hier ligt het anders. De Arbowet schrijft geen vaste geldigheidstermijn voor een BHV-diploma voor. Wat de wet wel vraagt, is dat een werkgever een doeltreffende bedrijfshulpverlening organiseert en dat BHV'ers voldoende geoefend en bijgeschoold blijven. Een jaarlijkse herhaling is in de praktijk de norm bij opleiders, maar geen wettelijke plicht met een harde datum — een nuance die nogal eens verkeerd wordt uitgelegd als je alleen naar het diploma kijkt.

De schade zit niet alleen in een boete, al is die er ook.

Bij code 95 controleert de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) actief op geldigheid en mag zij bij overtreding boetes uitschrijven. Rijdt een chauffeur zonder geldige code 95, dan mag hij niet verder rijden totdat het in orde is. Voor een bedrijf betekent dat: een voertuig dat stilstaat, een rit die niet wordt afgemaakt, en een chauffeur die voor de rest van die dag niet inzetbaar is — los van de boete zelf.

Bij VCA werkt het net zo hard, alleen eerder in het proces. Op veel bouwplaatsen, in de procesindustrie en bij installatiewerk eist de opdrachtgever contractueel dat iedereen die het terrein op gaat een geldig certificaat kan tonen. Is het diploma verlopen, dan komt iemand de poort niet door — ook niet als hij al tien jaar hetzelfde werk doet. Je verliest dan geen geld aan een boete, maar aan een dag capaciteit die je wel had ingepland en waarschijnlijk al had doorberekend aan de klant.

Bij BHV is de schade minder zichtbaar, maar niet minder reëel: bij een incident moet je kunnen aantonen dat je aantoonbaar hebt gezorgd voor een doeltreffende organisatie, met mensen die geoefend en bijgeschoold zijn. Een team waarvan niemand weet wanneer de laatste BHV-herhaling was, is lastig te verdedigen richting een arbeidsinspecteur of verzekeraar na een incident.

Een spreadsheet met einddatums werkt in theorie. In de praktijk vergeet iemand hem te openen, precies op het moment dat het ertoe doet.

Wat wel werkt, is de vervaldatum vastleggen op het moment dat het certificaat binnenkomt — niet achteraf — en die datum koppelen aan een systeem dat vanzelf meldt wanneer de termijn nadert. Een paar dingen die daarbij schelen:

• Meerdere meldmomenten, niet één. Een melding drie maanden voor afloop geeft genoeg tijd om een cursus in te plannen; code 95-trainingen en VCA-examens zitten regelmatig weken tot maanden vol. Een tweede melding vier tot zes weken voor de deadline vangt op wat je de eerste keer negeerde.
• Koppeling met de planning. Het heeft weinig zin als de vervaldatum los staat van wie je waar inplant. Iemand met een bijna verlopen VCA-certificaat moet niet per ongeluk ingepland worden op een klus die dat certificaat vereist.
• Eén overzicht per medewerker, niet per certificaattype. Een monteur heeft vaak VCA én een certificaat voor werken op hoogte én een rijbewijs met code 95. Dat hoort in één regel te staan, niet verspreid over drie systemen die niemand allemaal checkt.

Dit is precies het soort herhalend, makkelijk te vergeten werk dat zich goed leent om buiten iemands hoofd te zetten: de vervaldatum gekoppeld aan een automatische melding, in plaats van een regel in een vergeten bestand. Oarized bouwt dat soort koppelingen bijvoorbeeld voor bouw- en installatiebedrijven die dit nu nog met een losse spreadsheet doen.

Niet elk bedrijf heeft hier een systeem voor nodig.

Werk je met twee of drie man en heeft iedereen hooguit één certificaat dat ooit verloopt, dan is een agenda-herinnering in je telefoon net zo effectief als een gekoppeld systeem — en een stuk goedkoper. De winst van automatisering zit in het aantal combinaties: hoe meer mensen, hoe meer certificaattypes, hoe meer wisselende einddata, hoe groter de kans dat er eentje tussendoor glipt. Bij een handjevol mensen met simpele situaties glipt er simpelweg weinig tussendoor, want er is weinig om te vergeten.

Het loont ook niet als het certificaat dat je bijhoudt geen harde consequentie heeft. Een interne cursus waarvan het fijn is als iedereen die volgt, vraagt geen alarmsysteem. Een VCA-diploma waarzonder iemand het terrein niet op mag, wel. Zet je tijd in op de certificaten waar een poort, een boete of een aansprakelijkheid achter zit, niet op alles wat ooit een vervaldatum heeft.

En besef dat een systeem de onderliggende afspraak niet vervangt: als een cursus nooit is ingepland omdat niemand er budget of tijd voor vrijmaakt, helpt een melding drie maanden van tevoren ook niet. Eerst moet er iemand zijn die die melding daadwerkelijk oppakt en er een cursusdatum bij zoekt.