Rij- en rusttijden bijhouden: wat de tachograaf vastlegt, wat jij moet doen

Rijd je met een vrachtwagen, bus of taxi, dan hoef je je rij- en rusttijden niet met een kladblok bij te houden. Dat doet de tachograaf al voor je. Het apparaat registreert automatisch hoe lang je hebt gereden, waar je hebt gepauzeerd en wanneer je rust nam, en slaat dat op in het voertuig en op je chauffeurskaart.

De regels gelden voor beroepschauffeurs op een vrachtwagen, bus of taxi en voor de bedrijven die hen laten rijden, bij ritten binnen Europa. Zoals het Ondernemersplein van de Rijksoverheid het samenvat:

"Bent u beroepschauffeur, op een vrachtwagen, bus of taxi?" - Ondernemersplein, Rijksoverheid

Er zijn uitzonderingen. Zo gelden andere regels voor het vervoer van bloembollen, planten, groente en fruit over de grens, en voor het vervoer van levende dieren en postpakketten.

Val je onder een vrijstelling en hoef je geen tachograaf te hebben? Dan verdwijnt de verplichting niet, alleen het automatische karakter ervan. Je moet de rij- en rusttijden dan zelf bijhouden, op papier of in de computer. De tachograaf is dus een hulpmiddel om aan een verplichting te voldoen, niet de verplichting zelf.

De regels voor rij- en rusttijden in het wegvervoer staan vast en laten weinig ruimte voor interpretatie. Volgens de Rijksoverheid geldt voor vrachtwagenchauffeurs:

• Maximaal 9 uur rijden per dag, met als uitzondering maximaal 2 keer per week 10 uur.
• Maximaal 56 uur rijden per week.
• Maximaal 90 uur rijden per 2 weken.
• Na 4,5 uur aaneengesloten rijden is een pauze van minimaal 45 minuten verplicht, die gesplitst mag worden in eerst minimaal 15 minuten en daarna minimaal 30 minuten.
• De dagelijkse rust is minimaal 11 uur aaneengesloten, al mag die tussen twee wekelijkse rustperiodes drie keer worden verkort tot 9 uur, zonder dat je dat hoeft in te halen.

"Maximaal 2 keer per week mag u 10 uur per dag rijden." - Rijksoverheid

Daarnaast telt laden en lossen mee als werktijd, niet als rijtijd, en daar gelden eigen pauzeregels voor: bij 6 tot 9 uur werk per dag minimaal 30 minuten pauze, bij meer dan 9 uur minimaal 45 minuten, en nooit meer dan 6 uur achter elkaar zonder onderbreking.

Dit zijn geen richtlijnen waarmee je naar eigen inzicht kunt omgaan. Ze liggen vast in Europese regelgeving en de Rijksoverheid rekent ze één op één door naar de dagelijkse praktijk van de chauffeur.

De tachograaf legt vast, maar het downloaden en bewaren van die gegevens is jouw verantwoordelijkheid als werkgever. Het Ondernemersplein is daar expliciet over:

"U moet de gegevens uit de digitale tachograaf minstens 1 keer per 90 dagen downloaden." - Ondernemersplein, Rijksoverheid

Naast de gegevens uit het voertuig zelf moet ook de bestuurderskaart van elke chauffeur worden uitgelezen, en dat moet vaker:

"U moet de bestuurderskaart gegevens minimaal 1 keer per 28 dagen downloaden." - Ondernemersplein, Rijksoverheid

Beide datasets moet je vervolgens minstens een jaar bewaren: "Deze gegevens moet u minstens 1 jaar bewaren."

Voor een bedrijf met één chauffeur en één voertuig is dat met een agenda en een usb-stick nog te doen. Zodra je meerdere chauffeurs en voertuigen hebt, wordt het een rooster op zich: elke 90 dagen per voertuig, elke 28 dagen per chauffeur, en dat moet je kunnen aantonen zodra er wordt gecontroleerd. Mis je een downloadmoment, dan is het gat in de gegevens niet meer te repareren, want de rit is al gereden.

Bij een wegcontrole moet een chauffeur kunnen laten zien hoe hij de afgelopen periode heeft gereden en gerust. Die periode is sinds eind 2024 langer dan daarvoor. De officiële samenvatting van de Europese verordening op dit gebied is daar duidelijk over:

"die informatie bevatten over de voorafgaande 28 dagen en, vanaf 31 december 2024, de voorafgaande 56 dagen" - EUR-Lex, samenvatting Verordening (EG) 561/2006

Dat betekent dat een chauffeur, en daarmee het bedrijf waarvoor hij rijdt, bij een controle gegevens moet kunnen tonen over de lopende dag plus de voorafgaande 56 dagen, bijna acht weken. Dat is twee keer zo lang als voorheen. Voor bedrijven die het downloaden van bestuurderskaarten elke 28 dagen als absolute ondergrens behandelden, betekent deze wijziging dat er bij een controle een langere periode zonder gaten getoond moet kunnen worden.

De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is de toezichthouder die op de rij- en rusttijden let, zowel bij controles langs de weg als bij bedrijfsbezoeken. Een gat van een paar dagen in de registratie van één chauffeur is dan al genoeg om vragen te krijgen, want de 56 dagen moeten aantoonbaar compleet zijn, niet grotendeels compleet.

Niet elk voertuig heeft een tachograaf. Val je onder een vrijstelling, dan verdwijnt de administratieve verplichting niet, die verschuift alleen naar jezelf. Het Ondernemersplein is daar kort over:

"U moet dan zelf de rijtijden en rusttijden bijhouden op papier of in de computer." - Ondernemersplein, Rijksoverheid

Welke methode je kiest, maakt voor de wet niet uit. Wat wel telt, is dat je kunt laten zien wat er is gebeurd, per chauffeur en per dag, voor minstens een jaar terug.

In de praktijk is dat precies waar het op papier misgaat. Een rittenstaat die in de cabine blijft liggen, een chauffeur die twee weken niet heeft bijgewerkt, een voertuig dat van chauffeur wisselt zonder dat iemand dat noteert: elk van die gaten is onzichtbaar totdat er wordt gecontroleerd. Bij een tachograafplichtig voertuig neemt het apparaat dat risico weg, omdat het automatisch vastlegt. Bij een vrijgesteld voertuig blijft dat een kwestie van discipline, of van een digitale registratie die niet afhankelijk is van wie er die dag toevallig aan denkt.

Dat is ook de reden waarom sommige vervoerders zonder tachograafplicht toch kiezen voor een digitale vastlegging in plaats van papier: niet omdat de wet dat voorschrijft, maar omdat een jaar lang foutloos papierwerk bijhouden voor meerdere chauffeurs in de praktijk zwaarder blijkt dan het klinkt.