Sollicitaties verwerken automatiseren: wat kan, wat niet

Bij veel MKB-bedrijven komen sollicitaties op minstens drie plekken tegelijk binnen: via e-mail, via een formulier op de website en via WhatsApp nadat iemand gebeld heeft na het zien van de vacature. Dat spreidt kandidaten over evenveel plekken. Wie er al gebeld is, wie nog een reactie moet krijgen en wie allang een bevestiging had moeten ontvangen, staat nergens bij elkaar.

Dat merk je meestal pas als het misgaat. Een cv dat een week blijft liggen in de inbox van een collega die net twee weken vakantie had. Een kandidaat die drie keer moet vragen wanneer het gesprek nu precies is. Of een kandidaat die je eigenlijk wilde aannemen, maar die intussen ergens anders heeft getekend omdat jouw reactie te lang op zich liet wachten.

Het probleem is zelden gebrek aan tijd om te beoordelen wie geschikt is. Het is gebrek aan overzicht: wie zit waar in het proces, en wie moet je nog iets laten weten. Juist dat overzicht - wie heeft gereageerd, in welke fase zit iemand, wanneer is de laatste keer dat je contact had - is het deel van een sollicitatieprocedure dat zich goed laat automatiseren, zonder dat je de keuze wie je aanneemt uit handen geeft. De beoordeling blijft bij jou. Het bijhouden en het versturen van de juiste berichten op het juiste moment hoeft dat niet te zijn.

Een paar onderdelen van het proces lenen zich goed voor automatisering, zonder dat het ten koste gaat van de persoonlijke kant van werving:

• Een directe ontvangstbevestiging. Zodra iemand solliciteert, krijgt diegene meteen een bericht dat de sollicitatie is aangekomen. Dat voorkomt de onzekerheid van "is mijn mail wel goed verzonden" en scheelt jou de losse bevestigingsmailtjes die er anders tussendoor moeten.
• Eén overzicht per kandidaat. In plaats van een cv in je inbox, een notitie op een Post-it en een WhatsApp-bericht van een collega, staat elke kandidaat één keer vastgelegd met een status: binnengekomen, gesprek gepland, in beraad, afgewezen of aangenomen.
• Een planningslink voor gesprekken. De kandidaat kiest zelf een moment uit de tijden die jij beschikbaar hebt gesteld, in plaats van drie keer heen-en-weer mailen over wanneer het uitkomt.
• Een statusbericht bij elke stap. "We hebben je sollicitatie ontvangen", "we plannen een gesprek in" of "we nemen nog een paar dagen de tijd om te beslissen" - korte berichten die voorkomen dat iemand in stilte blijft wachten.

Dat is precies het deel waar software goed in is: vastleggen, herinneren en standaardberichten versturen op het juiste moment. Wie geschikt is voor de functie, blijft een inschatting die jij of je collega maakt.

Voor de termijnen waarbinnen een sollicitant iets van je mag horen, bestaat in Nederland een vaste norm. De NVP Sollicitatiecode (versie juli 2025), opgesteld door NVP - Netwerk voor HR-professionals in overleg met de Stichting van de Arbeid, is geen wet maar een gedragscode die de meeste Nederlandse werkgevers als praktijknorm aanhouden.

De code is daarin concreet. Een organisatie informeert de sollicitant "uiterlijk binnen twee weken na het moment van solliciteren" over het vervolg van de procedure. Bij een afwijzing geldt dezelfde termijn: de organisatie informeert de sollicitant "zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twee weken na het besluit" en vermeldt waarom. En zodra de vacature is ingevuld of komt te vervallen, worden de overige kandidaten binnen diezelfde twee weken geïnformeerd.

"Informeer de sollicitant uiterlijk binnen twee weken na het moment van solliciteren over het vervolg van de procedure." - NVP Sollicitatiecode, artikel 3.1

Bij vijf sollicitaties per maand is die termijn met een agenda en een beetje discipline te halen. Bij twintig of dertig, verspreid over e-mail en WhatsApp, glipt er bijna altijd iemand doorheen - niet uit onwil, maar omdat niemand meer precies weet wie wanneer heeft gereageerd. Een vast overzicht met automatische statusberichten lost dat op zonder dat je er extra personeel voor nodig hebt.

De Sollicitatiecode maakt een onderscheid dat de kern raakt van wat je wel en niet moet automatiseren: het regelen van het proces mag, het nemen van de beslissing niet.

Dat geldt met name voor software die zelf cv's beoordeelt of kandidaten onderling rangschikt. Volgens de code moet het voor de sollicitant vooraf duidelijk zijn wanneer een organisatie zoiets inzet, en gelden er volgens de Europese regels voor dit soort geautomatiseerde beoordelingssystemen strenge voorwaarden: de organisatie moet activiteiten van het systeem kunnen loggen, zorgen voor adequaat databeheer en ervoor zorgen dat er menselijk toezicht mogelijk blijft. De code is daar expliciet over:

"De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de eindbeslissing." - NVP Sollicitatiecode, artikel 3.2

Met andere woorden: een systeem mag helpen met sorteren of filteren op harde functie-eisen, maar de uiteindelijke keuze wie wordt uitgenodigd en wie niet, ligt bij een mens die dat kan beargumenteren.

Hetzelfde geldt voor de afwijzing zelf. Een volledig generieke afwijzingsmail zonder enige toelichting voldoet niet aan wat de code vraagt - die vraagt een gemotiveerd bericht, afgestemd op de fase waarin de sollicitant zich bevond. Een kandidaat die een gesprek heeft gehad, verdient een andere afwijzing dan iemand van wie alleen het cv is bekeken. Dat onderscheid automatiseer je niet weg; je zorgt er hooguit voor dat het sturen van het bericht niet vergeten wordt.

Ook na een afwijzing loopt de klok door, en dat is een onderdeel waar automatisering juist helpt om een wettelijke termijn te halen in plaats van hem te missen.

De Sollicitatiecode legt vast dat gegevens van een sollicitant conform de AVG "binnen vier weken na afwijzing vernietigd" worden, tenzij hierover iets anders is afgesproken. Wil je een kandidaat langer in beeld houden, bijvoorbeeld voor een volgende vacature, dan kan dat alleen met toestemming, en die toestemming moet na een jaar opnieuw worden gevraagd.

Dit is geen theoretische regel. De Rijksoverheid hanteert in haar eigen privacyverklaring voor sollicitatieprocedures exact dezelfde termijnen: gegevens van afgewezen sollicitanten worden vier weken na afloop van de procedure bewaard zonder toestemming, en één jaar met toestemming van de sollicitant.

In de praktijk is dit precies het soort termijn dat door de mazen glipt als cv's verspreid staan in de mailboxen van verschillende collega's. Niemand denkt er na vier weken nog aan om een bijlage uit een oude e-mail te verwijderen. Staan sollicitaties in plaats daarvan op één plek vastgelegd, dan is een automatische verwijdering na vier weken - of een herinnering om toestemming te vragen voor een langere bewaartermijn - een kwestie van één instelling in plaats van een handmatige actie die er steeds opnieuw bij moet.