Termijnfacturen automatiseren: facturatie koppelen aan de voortgang van een project

Een termijnfactuur is een factuur voor een deel van een opdracht, uitgereikt voordat het hele project klaar is. In plaats van één rekening na afronding, stuur je bijvoorbeeld een factuur na de fundering, een na de ruwbouw en een bij de oplevering. Elke termijn staat voor een afgesproken deel van de aanneemsom, meestal gekoppeld aan een fase of een percentage van het werk.

Dit is vooral gangbaar bij projecten die weken of maanden duren: verbouwingen, nieuwbouw, grote installatiewerken, langlopende implementaties. Voor de opdrachtnemer voorkomt het dat je maanden voorfinanciert — materiaal, loon en onderaannemers moeten vaak al betaald worden terwijl het project nog loopt. Voor de opdrachtgever voorkomt het dat hij het volledige bedrag vooruitbetaalt voor werk dat nog niet af is.

Het alternatief, één eindfactuur, werkt prima bij kortere klussen van een paar dagen. Zodra een project meerdere weken beslaat en er onderweg al kosten worden gemaakt, wordt het risico voor wie voorschiet groter — en dat is precies waar termijnfacturen voor bedoeld zijn.

De afspraak over welke termijnen er zijn en wanneer ze vervallen, hoort in de offerte of overeenkomst te staan voordat het werk begint. Niet achteraf verzinnen welk percentage "redelijk" is — dat leidt tot discussie op het moment dat je al aan het werk bent en het geld nodig hebt.

De btw-regels rond termijnfacturen verrassen ondernemers vaak, omdat de belasting niet wacht tot het hele project klaar is. Artikel 13 van de Wet op de omzetbelasting 1968 bepaalt wanneer je btw verschuldigd wordt. Lid 1 zegt dat je de btw moet afdragen op het moment dat je de factuur uitreikt — of had moeten uitreiken — als je verplicht bent een factuur te sturen. Lid 2 voegt daaraan toe dat de btw, in afwijking daarvan, in elk geval verschuldigd wordt op het moment dat je de vergoeding geheel of gedeeltelijk ontvangt.

Voor een termijnfactuur betekent dit simpel: zodra je de factuur verstuurt voor termijn twee, moet je over dat bedrag btw afdragen in die aangifteperiode — ook al is de volgende termijn nog niet verstuurd en is het project nog niet af. Je kunt dus niet wachten met afdragen tot de einddeclaratie.

Dit raakt direct je cashflow-planning. Factureer je drie termijnen van elk 20.000 euro, dan draag je drie keer btw af op drie verschillende momenten, niet één keer aan het einde. Zet dit in je liquiditeitsplanning, en zorg dat elke termijnfactuur in de juiste btw-aangifteperiode terechtkomt — niet pas als de klant heeft betaald, maar op het moment dat je de factuur verstuurt.

"De belasting wordt verschuldigd op het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt." — artikel 13 lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968

Een termijnfactuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een gewone factuur. Volgens Ondernemersplein van de rijksoverheid moet er op elke factuur staan: je btw-identificatienummer, een doorlopend factuurnummer dat maar één keer voorkomt, de factuurdatum, je naam en adres en die van de klant, je KvK-nummer als je in het Handelsregister staat, de leverdatum, en een omschrijving van wat je levert inclusief de hoeveelheid of omvang.

Bij een termijnfactuur is die laatste eis net iets lastiger dan bij een gewone factuur: je beschrijft niet het hele project, maar het specifieke deel waarvoor deze termijn geldt. Schrijf dus concreet op welke fase of welk percentage deze factuur dekt, bijvoorbeeld "tweede termijn: ruwbouw, 30% van de aanneemsom conform offerte d.d. [datum]". Verwijs naar de offerte of overeenkomst waarin de termijnen zijn afgesproken, zodat er geen discussie ontstaat over waar het bedrag vandaan komt.

Let ook op de factuurnummering. Elke termijn krijgt een eigen, doorlopend nummer in je reeks, niet een suffix als "2a" of "2b" op hetzelfde nummer. Dat voorkomt gedoe bij de btw-aangifte en bij een eventuele controle, omdat elk factuurnummer maar één keer mag voorkomen.

Termijnfacturen automatiseren betekent niet dat een systeem zelf beslist wanneer een fase "af" is — dat blijft een menselijke beoordeling, zeker bij bouwprojecten waar voortgang niet altijd exact meetbaar is. Wat je wél kunt automatiseren, is alles eromheen: zodra iemand een fase afvinkt in de planning, genereert het systeem automatisch de bijbehorende conceptfactuur met het juiste bedrag, de juiste omschrijving en het volgende factuurnummer.

Veel facturatie- en boekhoudpakketten ondersteunen dit via een koppeling met projectplanning: je legt bij het begin van het project de termijnen en percentages vast, en het systeem bewaakt vervolgens welke termijn nog open staat. Dat voorkomt twee veelvoorkomende fouten: een termijn die per ongeluk dubbel wordt gefactureerd, en een termijn die wordt vergeten omdat niemand meer bijhoudt welke al zijn verstuurd.

Bouw een controlemoment in voordat een conceptfactuur echt verstuurd wordt. Automatisch genereren is prima, automatisch versturen zonder dat iemand het bedrag en de omschrijving checkt is riskant — vooral bij meerwerk, waarbij het bedrag van een termijn kan afwijken van wat oorspronkelijk was afgesproken. Eén blik van de projectleider voordat de factuur de deur uitgaat, kost een minuut en voorkomt een vervelend gesprek met de klant over een factuur die niet klopt.

Termijnfacturen zijn geen automatisme voor elk project. Bij een klus van een paar dagen tot twee weken is de administratieve rompslomp van meerdere termijnen vaak groter dan het voordeel. Eén factuur na afronding, met een vooraf afgesproken betalingstermijn, is dan sneller voor jou en overzichtelijker voor de klant.

Vraag jezelf eerst af waar het risico daadwerkelijk zit: moet je grote bedragen aan materiaal of onderaannemers betalen voordat de klant iets heeft betaald? Zo niet, dan los je met termijnfacturen een probleem op dat er niet is, en voeg je alleen complexiteit toe aan een project dat ook met één factuur prima te overzien was.

Let ook op de klantrelatie. Bij vaste, terugkerende opdrachtgevers die je al jaren kent en die altijd op tijd betalen, voegt een systeem van termijnen met strikte percentages en formele omschrijvingen vaak weinig toe — het voelt dan eerder bureaucratisch dan nuttig. Termijnfacturen lonen het meest bij projecten die nieuw, groot of onzeker genoeg zijn dat beide partijen baat hebben bij tussentijdse duidelijkheid over wat er al is gedaan en betaald.

Twijfel je of het voor jouw situatie zin heeft? Tel hoeveel weken voorfinanciering een project vraagt. Is dat minder dan de tijd die je sowieso al op betaling van de eindfactuur wacht, dan voegen termijnen weinig toe.