VOG aanvragen voor een nieuwe medewerker: wat het kost en hoe lang het duurt

Niet elke nieuwe medewerker heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig. Justis, de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid die de VOG afgeeft, is daar duidelijk over: "Voor sommige functies is een VOG wettelijk verplicht, bijvoorbeeld voor onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs." De overheid legt in wet- of regelgeving per beroep vast of een VOG verplicht is. Dat is dus geen keuze van de werkgever.

Val je buiten zo'n wettelijk verplichte functie, dan ligt de beslissing bij jou als werkgever. Justis zegt het zo: "mag een werkgever zelf bepalen of hij een VOG verplicht stelt voor een bepaalde functie." Veel bedrijven vragen een VOG voor functies met toegang tot geld, waardevolle spullen, woningen van klanten of kwetsbare mensen, zonder dat de wet dat eist. Dat mag, maar je moet het dan wel kunnen onderbouwen: een VOG vraagt om persoonsgegevens over een strafblad, en daar ga je niet lichtzinnig mee om.

Praktisch betekent dit dat je bij het opstellen van een vacature of een arbeidsovereenkomst twee vragen beantwoordt: valt deze functie onder een wettelijke VOG-plicht, en zo niet, is er een concrete reden om er zelf een te eisen? Zonder die reden is het verstandiger om het achterwege te laten.

Een VOG kun je als werknemer niet zelf uit het niets aanvragen. Justis is daar expliciet over: "U krijgt vanzelf bericht van uw werkgever als u een VOG nodig heeft" en "Uw (nieuwe) werkgever zet altijd de eerste stap." Jij als werkgever zet dus het proces in gang, meestal door een digitaal aanvraagformulier voor de kandidaat klaar te zetten. De kandidaat logt daarna zelf in met DigiD, controleert de gegevens en rondt de betaling af.

Over de kosten laat Justis geen twijfel bestaan. Volgens de officiële prijspagina van Justis betaal je €33,85 bij een digitale aanvraag via de werkgever, en €41,35 bij een schriftelijke aanvraag via de gemeente. Beide bedragen zijn vrijgesteld van btw: "Er wordt geen btw in rekening gebracht en ook geen factuur verstuurd." Dat betekent ook dat je geen factuur krijgt om in je boekhouding te verwerken — alleen een betaalbevestiging.

Wie de kosten draagt, ligt niet wettelijk vast. In de praktijk betaalt de kandidaat meestal zelf bij de aanvraag, waarna de werkgever dat bedrag vergoedt zodra iemand in dienst treedt. Leg dat gewoon vast in de arbeidsovereenkomst of het aanbod, dan ontstaat er geen discussie achteraf over een bedrag van iets meer dan dertig euro.

Een VOG is geen kwestie van een paar dagen. Justis geeft op de pagina over het aanvragen van een VOG aan: "meestal ontvangt u binnen 1 tot 4 weken de VOG of het bericht dat er extra informatie nodig is voor de beoordeling." In sommige gevallen loopt dit uit: dezelfde bron noemt ook een bericht "binnen 1 tot 8 weken" na indiening. Justis benadrukt daarbij nadrukkelijk dat de duur van de beoordeling niets zegt over de uitkomst: een lange doorlooptijd is geen signaal dat er iets mis is met de aanvraag.

Voor jouw planning als werkgever is dit de kern: als de functie onder een wettelijke VOG-plicht valt, mag iemand in de praktijk niet beginnen voordat de verklaring er is. Reken dus niet op "die regelt zich wel in de eerste werkweek". Start de aanvraag zodra je een arbeidsovereenkomst aanbiedt, niet op de eerste werkdag zelf. Bij een startdatum die al over twee weken vaststaat, loop je anders een reëel risico dat de VOG er nog niet is.

Ook de aanvraagcode zelf heeft een houdbaarheidsdatum: die is volgens Justis dertig dagen geldig. Zet je als werkgever een aanvraag klaar voor een kandidaat, zorg dan dat die ook binnen die termijn wordt opgepakt, anders moet je opnieuw beginnen.

In de meeste sectoren is een VOG een momentopname: hij vertelt iets over het strafblad op het moment van afgifte, en daarna niet meer automatisch. In de taxibranche en de kinderopvang ligt dat anders. Justis legt op de pagina over continue screening uit: "Bij continue screening wordt elke verandering in uw strafblad (de justitiële documentatie) doorgegeven aan Justis." Justis beoordeelt dan of een nieuwe screening nodig is, zonder dat iemand daar zelf om vraagt.

Voor chauffeurskaarthouders in de taxibranche betekent dit dat Justis een signaal doorgeeft aan de ILT, die Kiwa inschakelt. Kiwa vraagt dan een nieuwe VOG op; kan de chauffeur die niet laten zien, dan wordt de chauffeurskaart ingetrokken. Die kaart is overigens op zichzelf vijf jaar geldig. In de kinderopvang loopt het signaal via DUO naar de GGD, die de betrokkene op non-actief kan zetten totdat er een nieuwe VOG is.

Voor werkgevers in deze twee sectoren is de praktische les dat een VOG bij indiensttreding geen eenmalige afvinklijst is. Een signaal leidt overigens niet automatisch tot een weigering van een nieuwe VOG — Justis beoordeelt opnieuw het hele strafblad en de omstandigheden. Maar je moet er wel rekening mee houden dat er tussentijds een nieuwe aanvraag kan volgen, met opnieuw een wachttijd en opnieuw kosten.

Zet je deze feiten naast elkaar, dan levert dat een paar concrete vuistregels op voor wie personeel aanneemt. Controleer eerst of de functie onder een wettelijke VOG-plicht valt; is dat niet zo, vraag een VOG dan alleen aan als je een concrete reden hebt om dat te doen, en leg die reden ook vast. Start de aanvraag op het moment dat je een arbeidsovereenkomst aanbiedt, niet op de eerste werkdag, en houd rekening met een wachttijd van gemiddeld één tot vier weken, met uitschieters tot acht weken.

Begroot verder €33,85 tot €41,35 per aanvraag, afhankelijk van de route, en spreek vooraf af wie dat bedrag draagt. Dat voorkomt een vervelend gesprek over een relatief klein bedrag op een moment dat de relatie met een nieuwe medewerker nog moet beginnen.

Werk je in de taxibranche of de kinderopvang, dan is een VOG geen afgerond dossieronderdeel na indiensttreding. Zorg dat iemand in je organisatie weet wanneer er een signaal kan binnenkomen en wat er dan moet gebeuren, zodat je niet wordt verrast door een ingetrokken chauffeurskaart of een medewerker die plotseling op non-actief staat.

En een laatste, nuchtere constatering: voor de meeste kleine bedrijven buiten deze sectoren is een VOG een kleine, voorspelbare kostenpost. Het wordt alleen een probleem als je het te laat in het wervingsproces inplant. Neem het gewoon op in je checklist voor nieuwe medewerkers, op hetzelfde moment dat je een contract en een eerste werkdag vastlegt.