Aanzegtermijn en ketenregeling automatisch bijhouden: wat de wet eist

Je hebt in maart iemand voor zes maanden aangenomen, het contract staat in een map of in een Excel-rij, en daarna richt je je aandacht weer op de klus van die week. Ergens in augustus had je een maand voor het einde van dat contract moeten laten weten of het wordt verlengd. Die datum stond nergens in je agenda, dus die schiet erlangs.

Dat gebeurt niet omdat je slordig bent. Het gebeurt omdat een einddatum die je bij het tekenen even in je hoofd hebt, vier of vijf maanden later allang is weggezakt tussen alle andere dingen die om aandacht vragen. Bij één tijdelijke medewerker is dat nog te overzien. Bij een schoonmaakbedrijf, uitzendbureau of hovenier met tien, twintig tijdelijke contracten door elkaar — allemaal met een andere startdatum, andere duur, en soms een tweede of derde contract in de reeks — wordt bijhouden welke datum wanneer valt een aparte administratie op zich.

Het gaat hier niet om een informele afspraak die je soepel kunt regelen als je het vergeet. Voor tijdelijke contracten gelden twee harde regels: de aanzegtermijn en de ketenregeling. Mis je die, dan kost dat geld of levert het je ongewild een vast contract op. Dat maakt dit een van de weinige administratieve taken waarbij automatisch bijhouden niet alleen tijd bespaart, maar ook een concreet risico wegneemt.

Heeft een medewerker een tijdelijk contract van zes maanden of langer, dan ben je verplicht om uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk te laten weten of het contract wordt voortgezet. Wordt het voortgezet, dan moet je daarbij ook de voorwaarden noemen waaronder. Dit staat zo beschreven op de site van Rijksoverheid.nl.

Doe je dit niet op tijd, dan volgt een sanctie die direct in geld is uit te drukken: bij helemaal geen aanzegging ben je een vergoeding verschuldigd van één maandsalaris. Ben je te laat, dan is de vergoeding naar rato — ben je een week te laat, dan betaal je een week salaris. Je kunt deze verplichting ook in één keer afvinken door al bij het aangaan van het contract schriftelijk vast te leggen dat er geen vervolgcontract komt.

De aanzegtermijn geldt niet als het contract een uitzendbeding bevat, en ook niet als de einddatum niet op een kalenderdatum ligt maar gekoppeld is aan een gebeurtenis, zoals 'voor de duur van het project'. Voor de meeste tijdelijke arbeidscontracten in loondienst — dus niet voor uitzendkrachten via een uitzendbeding — is de regel gewoon van toepassing, ongeacht of je van plan bent te verlengen of niet. Ook als je iemand laat gaan, moet je dat op tijd én schriftelijk aanzeggen.

Naast de aanzegtermijn loop je bij opeenvolgende tijdelijke contracten tegen de ketenregeling aan. De hoofdregel: geef je iemand meer dan drie tijdelijke contracten, of loopt de reeks tijdelijke contracten langer dan drie jaar, dan ontstaat automatisch een vast contract — ook als jij en de medewerker dat geen van beiden zo hadden bedoeld. Dit staat toegelicht op Rijksoverheid.nl.

De teller loopt door zolang de onderbreking tussen twee contracten niet langer is dan zes maanden. Is de pauze tussen contract twee en drie langer dan een half jaar, dan begint de keten opnieuw te tellen. Bij een cao kan dit anders liggen: sommige sectoren, zoals de uitzendbranche, mogen tot zes tijdelijke contracten geven over een periode van vier jaar voordat een vast contract ontstaat.

Het lastige aan deze regel is dat hij niet aan één datum hangt, zoals de aanzegtermijn, maar aan een optelsom over meerdere contracten en eventuele onderbrekingen. Bij één medewerker reken je dat zo na. Heb je door de jaren heen tien of vijftien mensen gehad die met tussenpozen terugkomen — een vaste groep seizoenskrachten bijvoorbeeld — dan moet je die optelsom voor iedereen apart bijhouden, en dat is precies waar het fout gaat als het in aparte contracten in een map zit in plaats van in één overzicht.

Wat hier automatisch kan, is niet het juridische oordeel — dat blijft mensenwerk, en bij twijfel over de ketenregeling raadpleeg je een jurist of je brancheorganisatie. Wat wel kan, is dat een systeem elk tijdelijk contract registreert met startdatum, einddatum en volgnummer in de reeks, en op basis daarvan op tijd een seintje geeft.

In de praktijk betekent dat drie soorten waarschuwingen:

• Een herinnering zes weken voor de einddatum van elk contract van zes maanden of langer, zodat je ruim voor de wettelijke deadline van één maand een besluit hebt genomen en dat schriftelijk kunt vastleggen.
• Een teller per medewerker die meetelt hoeveel tijdelijke contracten er al zijn geweest en hoeveel tijd er sinds het eerste contract is verstreken, inclusief onderbrekingen — zodat je vóór het opstellen van een nieuw contract al weet of dit het contract is waarbij automatisch een vast dienstverband ontstaat.
• Een overzicht van alle lopende tijdelijke contracten met hun status, in plaats van een map met losse pdf's, zodat je in één oogopslag ziet wie wanneer aan de beurt is.

Dat is geen ingewikkelde technologie — het is in de kern een datum die correct is gekoppeld aan een herinnering, en een rekensom die netjes wordt bijgehouden in plaats van uit het hoofd. Veel salarisverwerkingspakketten, zoals Nmbrs of Loket, hebben hier basisfuncties voor; het punt waarop het misgaat is meestal dat contracten van voor de invoering van zo'n pakket, of contracten die buiten het systeem om zijn opgesteld, niet meegenomen worden in de telling.

Heb je maar af en toe een tijdelijk contract — een enkele vervanger bij ziekte, een seizoenskracht in de zomer — dan is een apart systeem hiervoor overkill. Eén contract bijhouden kun je prima met een terugkerende herinnering in je eigen agenda, ingesteld op het moment dat je het contract tekent. Zes weken voor de einddatum een pop-up: dat werkt net zo goed als een pakket dat je moet leren gebruiken en bijhouden.

De grens ligt niet bij het aantal medewerkers, maar bij het aantal tijdelijke contracten dat tegelijk loopt.

Bij een handjevol contracten per jaar ben je zelf nog het overzicht. Werk je met tien of meer tijdelijke medewerkers tegelijk, met wisselende startdata en soms een tweede of derde contract in de reeks, dan wordt het overzicht dat je in je hoofd of in een spreadsheet had, onbetrouwbaar — niet omdat je slordig bent, maar omdat een mens niet goed is in twintig losse datums tegelijk in de gaten houden.

Twijfel je? Tel eerst hoeveel keer je de afgelopen twee jaar een aanzegtermijn hebt gemist, of hoe vaak je achteraf hebt moeten uitzoeken bij welk contract iemand precies zat. Is dat nooit gebeurd, dan kost het inrichten van een systeem meer tijd dan het je bespaart. Is het al eens misgegaan — met een vergoeding of een discussie over een vast contract tot gevolg — dan weegt dat risico zwaarder dan de tijd die het opzetten kost.

Begin met een lijst van alle lopende tijdelijke contracten: naam, startdatum, einddatum en welk nummer in de reeks dit is voor die medewerker. Dat overzicht bestaat vaak nog niet in één document, omdat contracten los in mappen of e-mails staan. Het samenstellen ervan kost een middag, maar is de stap die alles daarna makkelijker maakt.

Zet vervolgens voor elk contract van zes maanden of langer een herinnering zes weken voor de einddatum, niet pas op de deadline zelf — dan heb je nog ruimte om een besluit te nemen en het schriftelijk vast te leggen voordat de wettelijke termijn verstrijkt. Gebruik je al een salarisverwerkingspakket, kijk dan eerst of die al een aanzeg- of ketenregeling-functie heeft; vaak staat die uit of wordt hij niet gebruikt omdat niemand wist dat hij er was.

Heb je meerdere systemen — een planningstool voor de uren, een apart salarispakket, misschien een los Excel voor de uitzendkrachten — dan is het samenvoegen van al die contractdata tot één kloppend overzicht het werk waar het vaak op vastloopt. Dat soort koppelingen is precies waar bedrijven als Oarized bedrijven mee helpen, maar bij één systeem en een handvol contracten regel je dit prima zelf.