Bewaartermijn administratie: hoelang moet je alles bewaren?

Voor bedrijven en zelfstandigen geldt één centrale regel: de administratie moet minimaal zeven jaar bewaard blijven. Dat geldt voor een eenmanszaak net zo goed als voor een bv, en de regel maakt geen onderscheid naar sector of omzet. De Belastingdienst noemt dit de fiscale bewaarplicht.

De zeven jaar geldt specifiek voor wat de Belastingdienst de basisgegevens noemt. Dat zijn onder meer:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de voorraadadministratie
• de loonadministratie

Deze gegevens moet je de volle periode kunnen tonen, op papier of digitaal — de vorm maakt voor de wet niet uit, zolang de gegevens binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Voor overige, ondersteunende stukken kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken. Maar let op: dat geldt dan alleen voor die specifieke, niet-basisgegevens. Voor de kern van je administratie blijft zeven jaar de ondergrens, wat je ook afspreekt.

"U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren." — Belastingdienst

Dat betekent in de praktijk: facturen, bankafschriften, loonstroken en voorraadtellingen van dit boekjaar bewaar je minimaal tot en met het zevende jaar erna. Gooi je tussentijds van computer of boekhoudpakket, dan verandert die termijn niet — hij loopt gewoon door.

Op twee punten wordt de bewaartermijn langer dan zeven jaar. Het eerste is onroerend goed: gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaar je tien jaar. Denk aan de aankoop van een bedrijfspand, een verbouwing die je activeert, of rechten van erfpacht. De reden is dat de Belastingdienst voor onroerend goed een langere herzieningstermijn voor de btw hanteert, en de administratie moet die hele periode dekken.

Het tweede geval is specifieker. Maak je gebruik van de OSS-regeling — het éénloketsysteem voor btw bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen — dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen eveneens een bewaartermijn van tien jaar, aldus de Belastingdienst. Verkoop je dus producten of diensten aan particulieren in bijvoorbeeld Duitsland of België via de Unieregeling of de invoerregeling, dan tel je bij die specifieke omzet drie jaar langer door dan bij je gewone binnenlandse verkopen.

Praktisch betekent dit dat je administratie niet één uniforme houdbaarheidsdatum heeft. Een factuur voor de verbouwing van je pand overleeft drie jaar langer in je archief dan de factuur van je kantoorbenodigdheden, ook al staan ze in hetzelfde boekjaar. Wie zijn archief opruimt op basis van "alles ouder dan zeven jaar mag weg", loopt hier de kans om net de verkeerde stukken te vroeg te verwijderen.

Veel ondernemers denken dat ze met de Belastingdienst een afspraak kunnen maken en daarmee overal van af zijn. Dat klopt niet helemaal. Zo'n afspraak over een kortere bewaartermijn geldt uitsluitend voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstanties kan de wettelijke termijn van zeven of tien jaar gewoon blijven gelden, ook als de fiscus akkoord is met minder — dat staat met zoveel woorden op Ondernemersplein, het overheidsloket voor ondernemers.

Denk bijvoorbeeld aan een brancheorganisatie, een toezichthouder in een gereguleerde sector, of een subsidieverstrekker die eigen bewaareisen stelt naast de fiscale. Een afspraak die je maakt voor de aangifte vennootschapsbelasting zegt dus niets over wat een andere instantie van je verwacht.

Dat is meteen de valkuil bij het opruimen van je archief: "de Belastingdienst zei dat het mocht" is geen garantie dat je niets meer nodig hebt. Voordat je documenten definitief vernietigt, is het verstandiger om te kijken of er nog een andere reden is om ze te bewaren — een lopend geschil, een garantietermijn, een subsidietraject — dan te vertrouwen op één toezegging. Bewaar bij twijfel de volledige periode aan, ook voor stukken waarvoor in theorie een kortere termijn is afgesproken. Eén gemiste uitzondering weegt zwaarder dan een paar extra ordners in het archief.

De bewaarplicht is geen formaliteit die alleen telt bij toeval. Als de Belastingdienst bij een boekenonderzoek merkt dat stukken ontbreken of dat de administratie niet meer te controleren is, verschuift het risico naar jou. De inspecteur mag dan zelf een schatting maken van je omzet en winst, en die schatting hoeft niet in jouw voordeel uit te vallen.

Belangrijker nog: het is dan aan jou om te bewijzen dat die schatting onjuist is, in plaats van dat de Belastingdienst moet bewijzen dat zijn aanslag klopt. Die omgekeerde bewijspositie is voor de meeste ondernemers een veel lastiger uitgangspunt dan gewoon op tijd de juiste stukken kunnen laten zien.

Dit speelt niet alleen bij fraude of het opzettelijk wegmoffelen van gegevens. Een verhuisde ordner, een niet-overgezette back-up bij een systeemwissel, of een module in je boekhoudpakket die je na een upgrade niet meer kunt openen, kan in de praktijk hetzelfde effect hebben: de gegevens zijn er niet meer, en de reden waarom doet er voor de uitkomst weinig toe.

Vandaar dat de bewaarplicht niet alleen een juridisch punt is, maar ook een praktisch punt: zorg dat gegevens van vijf jaar geleden nog daadwerkelijk te openen zijn, niet alleen dat ze ergens op een schijf of in een oud account staan.

De bewaarplicht wordt in de praktijk het vaakst een probleem op het moment dat er niets fout lijkt te gaan: bij een overstap naar een ander boekhoudpakket, een nieuwe computer, of het opzeggen van een abonnement bij een oude leverancier. De gegevens van dit jaar staan er dan prima bij, maar de vraag is wat er gebeurt met de vijf of zes voorgaande jaren.

Een paar dingen zijn het checken waard voordat je overstapt:

• Kun je uit het oude pakket een volledige export maken, niet alleen een samenvatting of een pdf van de jaarcijfers?
• Blijft die export leesbaar zonder dat je nog een licentie voor het oude pakket nodig hebt?
• Is er een back-up van de volledige bewaarperiode, niet alleen van het lopende boekjaar?
• Wie heeft er nog toegang als de collega die het pakket beheerde niet meer bij je werkt?

Zeg je een abonnement op een cloudpakket op, dan verdwijnt vaak ook de toegang tot alles wat daarin stond — inclusief de jaren die je volgens de wet nog moet bewaren. Vraag daarom bij opzegging altijd expliciet om een volledige data-export, en zet die apart weg voordat de opzegtermijn ingaat. Dat kost een half uur, en voorkomt dat je over vier jaar een gat in je administratie hebt dat je niet meer kunt dichten.