Wiens algemene voorwaarden gelden als je zaken doet met een ander bedrijf?

Je stuurt een offerte met je eigen leveringsvoorwaarden. De klant stuurt een order met zijn eigen inkoopvoorwaarden terug. Allebei ondertekenen, allebei gaan akkoord - maar de voorwaarden spreken elkaar tegen. Wiens tekst geldt er dan als er iets misgaat?

De wet regelt dit in artikel 6:225 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. De tekst luidt letterlijk:

Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen.

In gewone taal: wie het eerst naar zijn voorwaarden verwijst, wint - tenzij de andere partij die voorwaarden met zoveel woorden afwijst. Dit heet de 'first shot rule'. Stuur jij als leverancier de offerte met jouw voorwaarden, en reageert de klant met een order waarin hij alleen naar zijn eigen inkoopvoorwaarden verwijst zonder jouw voorwaarden af te wijzen, dan gelden in beginsel gewoon jouw voorwaarden. Veel bedrijven weten dit niet en denken dat de laatste partij die iets stuurt automatisch wint. Dat is dus niet zo.

Ben jij de tweede partij - je ontvangt eerst een offerte met andermans voorwaarden - dan moet je die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijzen om met je eigen voorwaarden aan de haal te gaan. Een standaardzin onderaan je inkooporder als 'op al onze bestellingen zijn uitsluitend onze eigen voorwaarden van toepassing' is daarvoor meestal genoeg, mits die zin er ook daadwerkelijk staat en niet alleen in de kleine lettertjes van een bijlage die de andere partij nooit heeft gezien.

Zwijg je gewoon en verwijs je alleen naar je eigen voorwaarden zonder de voorwaarden van de ander expliciet af te wijzen, dan blijft de eerste verwijzing overeind. Dat betekent dat het de moeite waard is om in elke offerte, opdrachtbevestiging of order een vaste zin op te nemen die twee dingen doet: verklaart dat jouw voorwaarden van toepassing zijn, én expliciet de voorwaarden van de andere partij van de hand wijst. Dat kost een regel tekst en voorkomt een discussie die pas opspeelt op het moment dat er een geschil is - meestal het slechtste moment om erachter te komen wiens voorwaarden eigenlijk gelden.

Zelfs als jouw voorwaarden de 'battle of forms' winnen, kunnen ze alsnog vernietigbaar zijn als je ze nooit daadwerkelijk aan de andere partij hebt gegeven. Artikel 6:234 BW verplicht de gebruiker van algemene voorwaarden om de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om er kennis van te nemen - in de praktijk: de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stellen. Alleen verwijzen naar 'onze voorwaarden, te vinden op onze website' is daarvoor onvoldoende als je ze ook gewoon had kunnen meesturen.

Pas als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de voorwaarden fysiek of digitaal mee te sturen - bijvoorbeeld bij telefonische verkoop - mag je volstaan met de mededeling dat de voorwaarden ter inzage liggen of bij de KvK of een rechtbank zijn gedeponeerd, en dat je ze op verzoek toestuurt. Doe je dat niet en vraagt de klant er later om, dan moet je ze alsnog onverwijld en op eigen kosten toesturen. Voor de praktijk is de conclusie simpel: een pdf van je voorwaarden meesturen met elke offerte en factuur is verreweg de veiligste route, en kost je niets extra's.

Deponeren bij de KvK of de griffie van een rechtbank is geen vervanging voor het overhandigen van je voorwaarden, het is een terugvaloptie voor de gevallen waarin overhandigen vooraf niet goed kan. KVK noemt zelf als voorbeeld telefonische verkoop, waarbij je de klant vooraf niet fysiek of digitaal een set voorwaarden kunt overhandigen. In dat geval kun je verwijzen naar de gedeponeerde versie en moet je ze op verzoek alsnog toesturen.

Deponeren gebeurt digitaal: je stuurt je voorwaarden als los pdf- of Word-document per set en per taal naar algemene.voorwaarden@kvk.nl, met je KvK-naam erbij vermeld. De datum waarop KVK je e-mail ontvangt, geldt als depotdatum. Er geldt een tarief per document per kalenderjaar - check de actuele prijs op de KVK-site, want die kan per jaar wijzigen.

Voor de meeste bedrijven die gewoon een offerte, opdrachtbevestiging of factuur per e-mail sturen, is deponeren dus niet nodig: je stuurt de voorwaarden toch al mee, en daarmee voldoe je al aan de zwaarste vorm van de verplichting. Deponeren is vooral zinvol als aanvulling voor de uitzonderingssituaties waarin meesturen praktisch niet lukt.

Drie dingen bepalen samen of jouw voorwaarden overeind blijven als het erop aankomt:

• Wie het eerst verwijst. Zorg dat je eigen voorwaarden al in de offerte of eerste order staan genoemd, niet pas in een latere factuur.
• Of je de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk afwijst. Een vaste zin in je opdrachtbevestiging of inkooporder die de voorwaarden van de tegenpartij expliciet van de hand wijst, is nodig als jij niet de eerste bent die verwijst.
• Of je de voorwaarden daadwerkelijk hebt meegestuurd. Een link of vermelding is niet genoeg als meesturen redelijkerwijs mogelijk was - voeg de pdf toe aan elke offerte, order en factuur.

Eén uitzondering om te kennen: doe je zaken met een grote rechtspersoon - een bv of nv die zelf een jaarrekening moet publiceren volgens artikel 2:360 BW - dan kan die partij zich niet beroepen op het ontbreken van terhandstelling. De regel over wie als eerste verwijst, blijft dan wel gewoon gelden. Twijfel je of je voorwaarden dekkend zijn voor jouw manier van zakendoen, laat een jurist er dan één keer naar kijken - dat is goedkoper dan een discussie achteraf zonder duidelijke voorwaarden.