Een dashboard voor je bedrijf: wat erin moet en wat het kost

Een bedrijfsdashboard is één scherm waarin de belangrijkste cijfers uit meerdere systemen samenkomen: omzet uit de boekhouding, openstaande facturen uit de incasso, bezetting uit de planning, voorraadniveau uit het magazijn. In plaats van vier keer inloggen en de cijfers handmatig in een Excel te plakken, zie je ze in één overzicht, meestal automatisch bijgewerkt op basis van de actuele gegevens in de onderliggende systemen.

Je hebt niet per se een dashboard nodig zodra je meer dan één systeem gebruikt. De vraag is of je regelmatig, zeg wekelijks of maandelijks, dezelfde cijfers uit verschillende plekken bij elkaar zoekt om een beslissing te nemen: ga ik nog personeel aannemen, moet ik een leverancier aanmanen, loopt deze maand op schema. Doe je dat één keer per kwartaal, dan is een dashboard overkill. Doe je dat elke week, en kost het je telkens een halfuur om de cijfers te verzamelen, dan betaalt een dashboard zich sneller terug dan je denkt.

Een dashboard vervangt geen boekhoudpakket, planningstool of CRM. Het leest er alleen uit en zet de uitkomst naast elkaar. Verander je iets in de brongegevens, dan verandert het dashboard mee, maar andersom werkt het meestal niet: je typt nog steeds in het oorspronkelijke systeem, niet in het dashboard zelf.

De meeste dashboards die blijven hangen, draaien om een klein aantal cijfers die je ook echt gebruikt om iets te beslissen of bij te sturen:

• Omzet en marge, per maand en vergeleken met de maand of het jaar ervoor.
• Openstaande facturen, uitgesplitst naar hoe lang ze al open staan.
• Bezetting of planning, hoeveel uren of projecten er voor de komende weken al vastliggen.
• Voorraadniveau van de artikelen die het vaakst uitverkocht raken.
• Doorlooptijd, bijvoorbeeld van offerte tot opdracht, of van opdracht tot factuur.

De valkuil is een dashboard met te veel cijfers erbij, omdat het technisch kan. Een scherm met twintig grafieken wordt zelden geopend, omdat niemand er in een paar seconden iets uit afleest. Een scherm met vijf cijfers waar je echt op stuurt, wordt wel elke week bekeken.

Neem per cijfer de toets: wat doe ik anders als dit cijfer omhoog of omlaag gaat? Kun je die vraag niet beantwoorden, dan is het geen stuurcijfer maar een "leuk om te weten"-cijfer, en die horen niet op het hoofdscherm. Zet ze eventueel op een tweede pagina die je raadpleegt als je er echt naar zoekt, in plaats van op het scherm dat je dagelijks ziet.

De rapportagefunctie die al in je software zit. Veel boekhoudpakketten en planningstools hebben een eigen rapportagescherm met de belangrijkste cijfers uit dat ene systeem. Dat is gratis, want het zit al in je abonnement, maar het toont alleen cijfers uit dat ene systeem, niet uit de rest.

Een los dashboardtool dat op meerdere systemen aansluit. Tools zoals Google Looker Studio of Microsoft Power BI koppelen met meerdere databronnen tegelijk en zetten die naast elkaar in één scherm. Looker Studio Pro, de betaalde uitbreiding op de gratis versie van Looker Studio, voegt vooral teamfuncties toe: rapporten die bij de organisatie horen in plaats van bij één gebruiker, gedeelde werkruimtes en geautomatiseerde verzending van rapporten naar collega's. De basisversie van Looker Studio, zonder die teamfuncties, is gratis.

Een eigen scherm, gebouwd op de API's van je systemen. Voor wie specifieke berekeningen wil combineren die geen standaardtool uit de kast levert, bijvoorbeeld marge per project in combinatie met openstaande uren van onderaannemers, is een dashboard dat rechtstreeks op de API's van de onderliggende systemen is gebouwd een optie. Dat kost meer bouwtijd dan een kant-en-klaar tool instellen, maar legt geen beperkingen op aan welke cijfers je combineert.

De meeste bedrijven beginnen bij de eerste of tweede optie, en stappen pas over naar de derde als de cijfers die ze nodig hebben buiten wat een standaardtool aankan vallen.

Gebruik je alleen de rapportagefunctie die al in je boekhoudpakket of planningstool zit, dan kost dat niets extra: het is onderdeel van het abonnement dat je al betaalt.

Kies je voor een los dashboardtool, dan verschilt de prijs flink per aanbieder. Microsoft Power BI rekent voor de Pro-licentie $14 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, en voor Premium Per User, met grotere datasets en vaker verversen, $24 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling. Deze bedragen zijn in dollars; Microsoft geeft zelf aan dat de uiteindelijke prijs per land en valuta kan afwijken, en dat je de definitieve prijs bij het afrekenen ziet. Google Looker Studio is in de basisversie gratis; alleen de teamfuncties van Looker Studio Pro zijn betaald.

Daar komt, los van de licentie zelf, de tijd bij om de koppelingen met je bronsystemen in te richten. Hoeveel tijd dat kost, hangt af van hoeveel systemen je samenbrengt en of die systemen een standaardkoppeling met het dashboardtool hebben of niet. Een koppeling met een systeem waar geen standaardconnector voor bestaat, kost aanzienlijk meer tijd dan een koppeling met een systeem dat er wel een heeft.

Een eigen dashboard, gebouwd op de API's van je systemen, heeft geen licentiekosten aan een extern dashboardtool, maar wel eenmalige bouwkosten en, net als bij elke koppeling, onderhoud zodra een van de onderliggende systemen zijn API wijzigt.

• Je checkt je cijfers maar een paar keer per jaar. Doe je dat per kwartaal of bij de jaarafsluiting, dan is het sneller om die paar keer handmatig de cijfers te verzamelen dan een dashboard op te zetten en bij te houden.
• Je bronsystemen veranderen nog vaak. Sta je op het punt om van boekhoudpakket of planningstool te wisselen, dan bouw je een koppeling die je over een paar maanden alweer moet overdoen. Wacht dan tot na de overstap.
• Je hebt maar één of twee cijfers nodig. Voor een enkel cijfer, zoals het aantal openstaande facturen, is een los rapport uit je boekhoudpakket vaak voldoende. Een volledig dashboard opzetten voor één getal is overkill.
• Niemand kijkt ernaar. Een dashboard dat na de bouw niet wordt geopend, kost alleen onderhoud en levert niets op. Spreek van tevoren af wie het dashboard wanneer bekijkt, en bouw het pas als dat antwoord er is.

De vuistregel is dezelfde als bij andere automatisering: een dashboard loont pas als het een handeling vervangt die je vaak genoeg herhaalt. Zoek je de cijfers een paar keer per jaar op, dan is handmatig verzamelen vaak nog steeds de snelste weg.