Je bedrijfsnaam beschermen: wat een KVK-inschrijving wel en niet regelt

Veel ondernemers denken dat hun bedrijfsnaam beschermd is zodra die bij de KVK staat ingeschreven. Dat is maar een deel van het verhaal, en het hangt af van wat je precies bedoelt met 'beschermen'.

KVK maakt zelf onderscheid tussen twee dingen die vaak door elkaar worden gehaald. Je handelsnaam is de naam van je bedrijf, de naam waaronder je naar buiten treedt. Die leg je vast op het moment dat je je inschrijft in het Handelsregister. Je merknaam is iets anders: de naam of het logo waarmee je een specifiek product of een specifieke dienst aanduidt. Een merk registreer je niet bij KVK, maar bij BOIP, het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (kvk.nl).

In de praktijk kunnen dat twee verschillende namen zijn. Een bedrijf staat bij de KVK ingeschreven als 'De Jong Horeca Diensten B.V.', maar verkoopt zijn producten onder de merknaam 'Kroonbrood'. Beide namen kun je los van elkaar laten beschermen, en beide kennen een andere manier van vastleggen, met andere gevolgen.

Een inschrijving in het Handelsregister legt vast welke handelsnaam je voert, en koppelt die aan jouw bedrijf. Wat die inschrijving niet doet, is je automatisch beschermen tegen een ander bedrijf dat dezelfde of een vergelijkbare naam gaat gebruiken. KVK is daar expliciet over: alleen de inschrijving zelf zorgt nog niet voor die bescherming (kvk.nl).

Bescherming van een handelsnaam ontstaat namelijk door gebruik, niet door registratie. Ben jij de eerste die een naam actief gebruikt — op je website, in reclame, op de rekening — dan beschermt de Handelsnaamwet die naam tegen anderen die een identieke of sterk gelijkende naam gaan voeren.

Die bescherming heeft wel een grens: ze geldt voor het gebied waarin jouw bedrijf actief is en bekendheid heeft opgebouwd. Een lokale aannemer die alleen in zijn eigen regio werkt, is dus vooral tegen regionale naamgenoten beschermd. Online activiteit kan die kring groter maken, tot landelijk aan toe, maar dat gaat niet automatisch: het hangt af van hoe ver je naamsbekendheid daadwerkelijk reikt. Buiten dat gebied mag een ander bedrijf, in beginsel, gewoon met dezelfde naam beginnen.

Een merkregistratie bij BOIP werkt anders, en is sterker. In plaats van bescherming die afhangt van gebruik en regionale bekendheid, krijg je met een registratie het alleenrecht op die naam of dat logo voor de productcategorieën die je hebt opgegeven, in heel de Benelux: Nederland, België en Luxemburg samen. Je kunt een merk niet voor Nederland alleen registreren.

De kosten zijn concreet. Een Benelux-registratie voor één productklasse en een looptijd van tien jaar kost 244 euro. Een tweede klasse kost daar 27 euro bovenop, en elke volgende klasse 81 euro. Na tien jaar kun je verlengen voor 263 euro, en dat kan zo vaak je wilt. Verlengen moet binnen een venster van zes maanden vóór tot zes maanden na de vervaldatum (kvk.nl).

Er is ook een voorwaarde om op te letten: gebruik je een geregistreerd merk vijf jaar aantoonbaar niet, dan kan het vervallen. Registreren alleen is dus niet genoeg; je moet de naam ook echt blijven voeren. Wil je bescherming buiten de Benelux, dan registreer je apart bij het EUIPO voor de rest van de Europese Unie.

Het verschil tussen handelsnaam- en merkbescherming wordt pas voelbaar op het moment dat iemand anders met jouw naam aan de haal gaat, of dreigt te gaan. Zolang dat niet gebeurt, merk je als ondernemer weinig van het onderscheid.

Het wordt relevant zodra je verder groeit dan je eigen regio: een webshop die landelijk of in heel de Benelux klanten bedient, een franchiseconcept, of een product dat via groothandels of marktplaatsen buiten je eigen omgeving wordt verkocht. In die situaties is de regionale, gebruiksafhankelijke bescherming van een handelsnaam vaak te zwak om iets te doen tegen een bedrijf verderop in het land dat toevallig, of niet toevallig, een vergelijkbare naam voert.

Het wordt ook relevant zodra een naam zelf waarde heeft opgebouwd: na jaren van marketing, een herkenbaar logo, klanten die juist op die naam afkomen. Op dat moment is het de moeite waard om vast te leggen wat je anders alleen kunt verdedigen met bewijs van gebruik en bekendheid — iets wat in een geschil altijd meer discussie oplevert dan een registratie die op naam staat met een vaste datum.

Niet elk bedrijf heeft evenveel aan een merkregistratie, en het is eerlijker om dat ook zo te zeggen. Een lokale dienstverlener die uitsluitend in de eigen plaats of regio werkt, zonder website die landelijk klanten trekt en zonder plannen om te schalen, loopt in de praktijk weinig risico dat iemand ver weg zijn naam gaat gebruiken op een manier die daadwerkelijk schade oplevert. De handelsnaambescherming die je al hebt door simpelweg actief te ondernemen, dekt dat risico voor een groot deel al af.

De 244 euro voor de eerste registratie is op zichzelf niet veel, maar het is niet de enige kostenpost: je moet de registratie zelf blijven volgen, op tijd verlengen, en ervoor zorgen dat je de naam ook daadwerkelijk blijft gebruiken om verval na vijf jaar te voorkomen. Voor een naam die geen commerciële waarde op zichzelf heeft — bijvoorbeeld omdat klanten vooral op prijs of persoonlijk contact afkomen, niet op herkenning van een merk — is dat onderhoud een kostenpost zonder veel opbrengst.

Een praktische tussenstap is om eerst via de naamcheck van KVK en BOIP te controleren of je naam al door iemand anders wordt gebruikt of geregistreerd. Dat kost niets, en voorkomt in elk geval dat je zelf per ongeluk een naam voert waar een ander al rechten op heeft.