Betaaltermijn tussen bedrijven: wat mag, wat moet, en wanneer 30 dagen verplicht is

Spreek je met een andere onderneming geen betaaltermijn af, dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen. Dat staat met zoveel woorden op de website van de rijksoverheid voor ondernemers: "Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de betalingstermijn 30 dagen" (Ondernemersplein, overheid.nl).

Spreken jullie wel een termijn af, dan mag dat in de meeste gevallen tot 60 dagen zijn. Willen jij en je klant of leverancier een langere termijn afspreken, dan kan dat, maar zo'n beding moet je expliciet en duidelijk vastleggen. Een termijn die veel langer is dan 60 dagen en die de schuldeiser overduidelijk benadeelt, kan door een rechter ongeldig worden verklaard.

Op deze hoofdregel bestaat één harde uitzondering, en die is voor de praktijk het belangrijkst: betaalt een groot bedrijf een mkb-onderneming of zzp'er, dan is 30 dagen niet het uitgangspunt maar het maximum. Daar kun je niet omheen contracteren. Die regel komt uit de Wet verkorten wettelijke betaaltermijn tot 30 dagen, die op 1 juli 2022 inging (Eerste Kamer).

Of de 30-dagenregel op jouw factuur van toepassing is, hangt af van de vraag of je klant een "grote onderneming" is. De overheid gebruikt daarvoor de mkb-definitie: een onderneming telt als mkb als ze minder dan 250 werknemers heeft én een jaaromzet van hoogstens 50 miljoen euro óf een balanstotaal van hoogstens 43 miljoen euro (Ondernemersplein). Voldoet een bedrijf daar niet aan, dan geldt het als groot.

Voor de praktijk betekent dit: een bouwbedrijf met 40 man personeel en 8 miljoen omzet is mkb. Een keten met 300 medewerkers of een omzet van 80 miljoen is dat niet, en moet zijn mkb-leveranciers binnen 30 dagen betalen — hoe lang de betaaltermijn in de algemene voorwaarden ook is.

Staat er in het contract of de inkoopvoorwaarden van zo'n groot bedrijf een langere termijn, dan is dat beding simpelweg niet geldig. De termijn springt automatisch terug naar 30 dagen en het grote bedrijf is over de dagen daarna wettelijke handelsrente verschuldigd. Deze regel geldt sinds 1 juli 2022 voor nieuwe overeenkomsten; bestaande contracten moesten uiterlijk 1 juli 2023 zijn aangepast (Rijksoverheid).

Toch blijkt de norm in de praktijk lastig te halen: uit een peiling die het kabinet in 2023 liet uitvoeren, kwam een gemiddelde betaaltermijn van 40 tot 43 dagen naar voren — dus boven de wettelijke grens. Recentere landelijke cijfers zijn niet gepubliceerd; dit beeld dateert uit 2022/2023 en kan inmiddels zijn veranderd.

Ben je zelf mkb-ondernemer en werk je voor een grote klant, dan is dit meer dan een juridisch detail. Het betekent dat je nooit hoeft te accepteren dat een grote afnemer een betaaltermijn van 45, 60 of 90 dagen in de inkoopvoorwaarden zet — ook niet als je die voorwaarden ooit hebt ondertekend. Zo'n beding is nietig; jij mag rekenen op 30 dagen.

Check daarom bij een nieuwe grote klant niet alleen de betaaltermijn in het contract, maar ook of die klant volgens de mkb-definitie eigenlijk "groot" is. Dat zie je vaak al aan de jaarrekening die bij de Kamer van Koophandel is gedeponeerd, of simpelweg aan het aantal medewerkers en de omzet die het bedrijf zelf communiceert.

Betaalt de klant toch te laat, dan heb je recht op wettelijke handelsrente over de periode na dag 30 — dat recht ontstaat automatisch, zonder dat je daarvoor eerst hoeft aan te manen. Het daadwerkelijk opeisen ervan is wel aan jou; de wet regelt het recht, niet de incasso zelf.

Voor een paar facturen per maand reken je dit met de hand na. Zodra je tientallen facturen per week verstuurt of ontvangt, wordt dat foutgevoelig — en dat is precies waar dit soort regels vaak misgaat, niet bij de wet zelf maar bij het bijhouden ervan.

Twee dingen zijn te automatiseren zonder dat het ingewikkeld hoeft te zijn:

• De vervaldatum zelf. De meeste boekhoudpakketten laten je een standaardtermijn instellen per klant of leverancier. Zet die op 30 dagen voor klanten waarvan je weet dat ze "groot" zijn, in plaats van de 45 of 60 dagen die in hun eigen inkoopvoorwaarden staat.
• Het signaleren van afwijkende contracten. Sluit je contracten of raamovereenkomsten af met vaste klanten, houd dan een kort overzicht bij van welke klant welke afgesproken termijn heeft en of die klant onder de grootbedrijf-regel valt. Eén regel in een spreadsheet naast je facturatie voorkomt dat je een half jaar later ontdekt dat je stelselmatig te laat bent betaald.

Grote bedrijven met veel mkb-leveranciers kunnen dit omdraaien: automatisch laten signaleren welke inkoopcontracten nog een termijn langer dan 30 dagen bevatten, zodat ze niet per ongeluk wettelijke rente laten oplopen over honderden facturen tegelijk.

Niet elk bedrijf heeft baat bij het bijhouden van dit soort regels. Werk je vrijwel alleen met andere mkb-bedrijven, dan geldt de harde 30-dagengrens niet voor jou — jullie mogen onderling gewoon 60 dagen afspreken, en dat gebeurt in sommige sectoren ook veelvuldig zonder dat het een probleem is.

Ook als je maar een handjevol grote klanten hebt en de facturen op de vingers van één hand te tellen zijn, is er geen systeem omheen bouwen nodig. Dan is het sneller om een keer per kwartaal na te kijken of de betaaltermijnen nog kloppen dan om daar een proces voor in te richten.

De regel wordt pas relevant zodra je merkt dat je structureel op grote klanten wacht, of zodra je zelf als groter bedrijf met veel mkb-leveranciers werkt en het risico loopt onbedoeld te laat te betalen. Reken dus eerst uit hoeveel facturen het daadwerkelijk raakt, voordat je tijd steekt in het automatisch bijhouden ervan.