Meerwerk vastleggen en factureren: wat de wet vraagt en hoe je het slim aanpakt

Meerwerk is alles wat een klant vraagt boven op wat er in de offerte staat: een extra stopcontact, een muur die toch verplaatst moet worden, dikkere isolatie omdat de klant dat ineens wil, of een dag extra omdat de ondergrond tegenviel. Het overkomt vrijwel elk bouw- en installatiebedrijf, en het gaat bijna altijd op dezelfde manier mis.

Op de bouwplaats wordt iets afgesproken tussen de monteur of uitvoerder en de klant. "Kun je dat er ook even bij doen?" "Ja, geen probleem." Er wordt niets opgeschreven, geen bedrag genoemd, geen handtekening gezet. Aan het einde van het project, of pas bij de eindfactuur, probeert iemand op kantoor te reconstrueren wat er allemaal extra is gedaan. Die reconstructie lukt zelden volledig. Werk dat niet is vastgelegd, wordt niet gefactureerd, en de kosten ervan verdwijnen stilletjes in de marge van het project.

Dat is niet alleen een boekhoudkundig probleem. Zoals in de volgende sectie blijkt, mag je meerwerk vaak wettelijk gezien niet eens in rekening brengen als je de klant niet op tijd hebt gewezen op de prijsverhoging die eruit volgt. Vastleggen is dus niet alleen handig voor je omzet, het is ook een voorwaarde om die omzet juridisch te mogen incasseren.

De wettelijke basis staat in artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek. De tekst luidt:

In geval van door de opdrachtgever gewenste toevoegingen of veranderingen in het overeengekomen werk kan de aannemer slechts dan een verhoging van de prijs vorderen, wanneer hij de opdrachtgever tijdig heeft gewezen op de noodzaak van een daaruit voortvloeiende prijsverhoging, tenzij de opdrachtgever die noodzaak uit zichzelf had moeten begrijpen.

Vertaald naar de praktijk: je mag meerwerk pas factureren als je de klant vooraf hebt laten weten dat het extra gaat kosten, tenzij overduidelijk is dat de klant dat zelf ook had moeten snappen (een extra dakkapel is nooit gratis, dat hoef je niemand uit te leggen). Deze regel is dwingend recht: je kunt er in een contract niet zomaar van afwijken ten nadele van de opdrachtgever.

De Hoge Raad heeft deze regel later verder ingevuld. Zodra een klant weet of had moeten weten dat extra werk geld kost, verschuift een deel van de verantwoordelijkheid naar de klant: die moet dan actief naar het bedrag vragen. Maar de bewijslast dat er is gewaarschuwd, blijft bij de aannemer liggen. Kun je niet aantonen dát en wanneer je hebt gewaarschuwd, dan sta je bij een geschil met lege handen, ook als je het werk gewoon hebt uitgevoerd en de klant er destijds blij mee was.

De wet vraagt niet met zoveel woorden dat de waarschuwing voor meerwerk schriftelijk moet zijn. Bij een naastgelegen artikel, 7:754 BW over fouten in de opdracht van de klant, is dat sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (per 1 januari 2024) wel verplicht gesteld. Voor meerwerk zelf geldt vooral dat een aannemer moet kunnen bewijzen dát en wanneer hij heeft gewaarschuwd. Een schriftelijk spoor is in de praktijk de enige manier om dat bewijs te leveren, ook al schrijft de wet die vorm voor meerwerk niet dwingend voor.

Wat werkt: leg meerwerk vast op het moment dat het wordt afgesproken, niet aan het einde van de week of het project. Noteer wat er verandert, waarom, en wat het kost of gaat kosten. Laat de klant hiervoor tekenen, of bevestig het per e-mail of WhatsApp; juridisch telt dat als schriftelijke vastlegging, mits de boodschap ondubbelzinnig is en de gevolgen benoemt.

Een vast formulier of meerwerkbon in tweevoud, één voor de klant en één voor de administratie, voorkomt al veel discussie. De valkuil zit vooral in de overdracht: de monteur op de bouwplaats weet wat er is afgesproken, maar wie het factureert zit op kantoor en heeft vaak alleen het geheugen van de monteur als bron. Elke stap waarin die informatie mondeling wordt doorgegeven, is een moment waarop een post kan verdwijnen.

Het lastigste punt is niet het vastleggen zelf, maar de stap daarna: die meerwerkbon moet ook daadwerkelijk op de factuur komen. In de praktijk komt een papieren bon in een map terecht, blijft een WhatsApp-bericht in de telefoon van een medewerker staan, of wordt een notitie pas drie weken later overgetypt, als hij al wordt teruggevonden. Bij projecten met meerdere meerwerkposten per week is dat geen kwestie van slordigheid, maar van een proces met te veel handmatige overdrachten.

Een goedkope eerste stap is een vast sjabloon dat direct gekoppeld is aan het projectnummer of de offerte, zodat iedereen op dezelfde plek noteert. Een stap verder is een formulier dat een medewerker op de bouwplaats invult op een telefoon of tablet, waarna het bedrag als aparte regel bij het project komt te staan in plaats van dat iemand het later handmatig overtypt in de facturatie. Oarized bouwt dit soort koppelingen voor bedrijven waar meerwerk regelmatig voorkomt en waar het overtypen zelf de bron van fouten is geworden.

Het doel is niet minder papier voor de leuk, maar dat een afspraak op de bouwplaats dezelfde dag nog terechtkomt in een systeem waar niemand hem meer kan vergeten. Dat is precies het bewijs dat je nodig hebt als een klant een factuur later betwist.

Niet elk bedrijf heeft hier evenveel baat bij. Werk je vooral met vaste aanneemsommen voor kleine klussen waarbij meerwerk zelden voorkomt, dan is een digitaal systeem overkill. Een vast Word- of PDF-sjabloon dat je op je telefoon invult en direct naar de klant mailt, dekt de wettelijke waarschuwingsplicht net zo goed als een gekoppeld systeem. Het verschil zit in het gemak bij grote aantallen, niet in de juridische geldigheid.

Ook bij eenmanszaken en hele kleine teams weegt de investering vaak niet op tegen de besparing. Zijn er maar één of twee mensen die met klanten praten én de facturen maken, dan is er geen overdracht tussen medewerkers die fout kan gaan. Het grootste risico dat vastlegging oplost, doet zich dan simpelweg niet voor.

Twijfel je of het voor jouw bedrijf loont? Kijk terug naar de laatste vijf tot tien projecten en tel hoe vaak een meerwerkpost niet of te laat is gefactureerd. Gebeurt dat zelden, dan is de kans klein dat een nieuw proces zich terugverdient. Gebeurt het bij vrijwel elk project, dan ligt daar waarschijnlijk meer omzet die nu weglekt dan de tijd die het kost om het anders in te richten.