G-rekening bijhouden bij onderaanneming: wat de wet vraagt

Besteed je een deel van een opdracht uit aan een onderaannemer, dan loop je een risico dat weinig ondernemers vooraf kennen. Betaalt die onderaannemer de loonheffingen over zijn personeel niet aan de Belastingdienst, dan kan de Belastingdienst jou als opdrachtgever daarvoor aansprakelijk stellen. Dat heet ketenaansprakelijkheid.

De regeling is bedoeld om misbruik te voorkomen: zonder deze wet zou een aannemer eenvoudig werk kunnen uitbesteden aan een onderaannemer die geen loonheffing afdraagt, waarna de Belastingdienst met lege handen staat. Door elke schakel in de keten aansprakelijk te maken voor de schakels erna, wordt het risico bij de hele keten neergelegd — niet alleen bij de onderaannemer die in gebreke blijft.

Volgens de Belastingdienst geldt dit vooral in sectoren waar fysiek werk wordt uitbesteed: de bouw, de agrarische sector en de confectie-industrie zijn de bekendste voorbeelden. Puur adviserend werk — een ingehuurde boekhouder of jurist bijvoorbeeld — valt hier niet onder.

Werk je met onderaannemers die op hun beurt weer onderaannemers inschakelen, dan strekt de aansprakelijkheid zich uit over de hele keten daaronder. Hoe langer de keten, hoe lastiger het wordt om te overzien wie waarvoor verantwoordelijk is — en hoe groter het belang om dit per opdracht vast te leggen in plaats van erop te vertrouwen dat het wel goed zit.

Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening die het risico van ketenaansprakelijkheid beperkt. Het geld dat erop staat, kan alleen worden overgemaakt aan de Belastingdienst. Als opdrachtgever stort je op de g-rekening van je onderaannemer een bedrag dat overeenkomt met de loonheffingen die de onderaannemer voor het uitgevoerde werk moet afdragen, in plaats van dat bedrag rechtstreeks aan de onderaannemer te betalen. Zo blijft dat deel van het factuurbedrag gereserveerd voor de fiscus, ook als de onderaannemer zelf in financiële problemen komt.

Om een g-rekening te openen heeft de onderaannemer toestemming nodig van zowel de Belastingdienst als zijn eigen bank. Dat gaat volgens de KVK in stappen: de onderaannemer vraagt de rekening aan bij de Belastingdienst, die bij goedkeuring een overeenkomst opstelt en opstuurt. Binnen een maand moet de onderaannemer daarna bij zijn bank nagaan of die bereid is de rekening te openen. Gaat de bank akkoord, dan ondertekenen onderaannemer en bank de overeenkomst samen en sturen die terug naar de Belastingdienst.

Eenmaal geopend, is één g-rekening genoeg: dezelfde rekening kan worden gebruikt voor meerdere opdrachtgevers en projecten tegelijk. Voor zzp'ers zonder personeel werkt dit niet — de Belastingdienst werkt niet mee aan een g-rekening voor een zelfstandige die geen loonheffing hoeft af te dragen, ook niet als een opdrachtgever daarom vraagt.

Zodra je met een g-rekening werkt, verandert er iets aan elke factuur die je van een onderaannemer ontvangt. Je splitst het bedrag: een deel maak je over naar de gewone rekening van de onderaannemer, een deel naar de g-rekening. Om dat te kunnen onderbouwen — bijvoorbeeld bij een controle — moet je per factuur een paar dingen vastleggen.

Concreet gaat het om: het gefactureerde bedrag, het deel dat als loonkosten is aangemerkt, het bedrag dat naar de g-rekening is overgemaakt en de datum waarop dat gebeurde, en het btw- en KvK-nummer van de onderaannemer. Werkt de onderaannemer zelf ook met onderaannemers, dan is het verstandig om ook diens g-rekeningstatus of een verklaring betalingsgedrag op te vragen en te bewaren.

In de praktijk gebeurt dit vaak per project in een spreadsheet, met een rij per factuur en een handmatige splitsing van het bedrag. Bij één of twee onderaannemers is dat te overzien. Zodra een bedrijf met wisselende onderaannemers werkt, over meerdere lopende projecten tegelijk, wordt het al snel lastig te zien of voor elke factuur daadwerkelijk is gestort en of het bewijs daarvan compleet is — juist het bewijs dat je nodig hebt als de Belastingdienst er ooit naar vraagt.

Het gevolg van een onvolledige administratie wordt pas zichtbaar op het moment dat het al te laat is: als een onderaannemer stopt met betalen of failliet gaat, en achteraf blijkt dat er loonheffing openstaat, kan de Belastingdienst bij jou als opdrachtgever aankloppen. Kun je dan niet aantonen welk deel van de factuur je op een g-rekening hebt gestort, dan sta je zwakker in een discussie over de omvang van je aansprakelijkheid.

Storten op de g-rekening werkt namelijk als een vorm van vrijwaring: voor het bedrag dat aantoonbaar op de geblokkeerde rekening staat, loop je geen risico meer. Voor het deel dat je gewoon hebt overgemaakt naar de onderaannemer, blijf je in beginsel aansprakelijk als die zijn loonheffing niet afdraagt. Hoe vollediger je per factuur kunt aantonen wat je hebt gestort en wanneer, hoe kleiner het deel van de rekening waarover nog discussie mogelijk is.

Dit speelt niet alleen bij een enkele onderaannemer die in gebreke blijft. Bij een keten van meerdere onderaannemers kan een probleem verderop in de keten — bij een partij waarmee jij zelf nooit rechtstreeks contact hebt gehad — alsnog bij jou terechtkomen. Een sluitende administratie per factuur is dan het enige dat het verschil maakt tussen een kwestie die snel is afgehandeld en een aansprakelijkheidsdiscussie die maanden duurt.

Ketenaansprakelijkheid en de g-rekening zijn niet voor elk bedrijf een dagelijkse zorg. Ze zijn vooral relevant als je structureel werk uitbesteedt aan onderaannemers die met eigen personeel werken: aannemers in de bouw die installatie- of afbouwwerk uitbesteden, hoofdaannemers die met wisselende onderaannemers per project werken, of bedrijven in de agrarische sector en confectie-industrie die seizoensmatig personeel via een tussenpartij inzetten.

Werk je alleen met zzp'ers zonder personeel, dan speelt dit niet op dezelfde manier — een g-rekening is voor hen sowieso niet beschikbaar, en de loonheffingdiscussie is niet aan de orde omdat er geen personeel is waarover loonheffing wordt afgedragen. Ook bij eenmalige of kleine opdrachten weegt de administratieve last van een g-rekening vaak niet op tegen het beperkte risico; daar volstaat vaak een goede overeenkomst en een controle van het KvK-nummer en de btw-plicht van de onderaannemer vooraf.

Het risico neemt toe naarmate je met meer onderaannemers tegelijk werkt, met langere ketens, en met partijen die je nog niet eerder hebt ingehuurd. Twijfel je of jouw situatie onder de regeling valt, vraag dat dan na bij de Belastingdienst of een fiscalist voordat je een g-rekeningtraject start — dat voorkomt dat je onnodig administratie optuigt voor een risico dat in jouw geval niet aan de orde is.