WBSO-uren bijhouden: wat er in je administratie moet staan

De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is een fiscale regeling waarmee je een deel van de loonkosten voor onderzoek en ontwikkeling terugkrijgt. Je vraagt hem altijd vooraf aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) — achteraf aanvragen kan niet.

Heb je personeel in dienst dat S&O-werk doet (de term die RVO gebruikt in plaats van R&D)? Dan draag je minder loonheffing af. Voor 2026 is de S&O-afdrachtvermindering 36% over de eerste €380.000 van je S&O-grondslag en 16% over het restant. Ben je starter, dan geldt over die eerste schijf 50% in plaats van 36%, voor maximaal drie kalenderjaren.

Werk je als zelfstandige zelf minstens 500 uur per jaar aan S&O? Dan krijg je geen percentage maar een vast bedrag aan S&O-aftrek. In 2025 was dat €15.738, met €7.875 extra voor starters. De bedragen voor 2026 worden pas eind 2025 door het ministerie van Economische Zaken vastgesteld, dus reken voor dit jaar met een vergelijkbaar bedrag, niet met een exacte herhaling.

Het voordeel is reëel. Maar het komt met een verplichting die veel bedrijven onderschatten: een administratie die op elk moment moet kloppen, niet alleen aan het eind van het jaar.

In de urenadministratie leg je per medewerker, per project en per dag vast hoeveel uur er aan S&O is besteed. Dat is geen samenvatting achteraf: RVO stelt expliciet dat je deze administratie binnen tien werkdagen moet bijwerken.

De harde eisen uit de handleiding van RVO:

• Je registreert de uren per persoon, per project en per dag.
• Je mag alleen uren opvoeren voor medewerkers die daadwerkelijk in dienst zijn van je onderneming.
• De uren moeten gaan over werkzaamheden die onder het goedgekeurde S&O-project vallen, niet over alle ontwikkelwerk dat iemand toevallig doet.
• Je urenadministratie moet kloppen met je verlof- en ziekteregistratie. Staat iemand volgens de HR-administratie op vakantie, dan kun je voor diezelfde dag geen S&O-uren opvoeren.

RVO biedt op zijn website een voorbeeld-urenstaat in Excel aan. Die hoef je niet op te sturen, maar bij een controle moet je hem wel kunnen laten zien. Of je nu een los Excel-bestand bijhoudt of een tijdregistratiesysteem gebruikt, maakt voor RVO niet uit, zolang de eisen hierboven kloppen.

Los van de uren houd je ook een projectadministratie bij: documenten die de aard, inhoud en voortgang van het S&O-werk laten zien. Denk aan vergaderstukken, rapportages, tekeningen, e-mailwisselingen, testresultaten en berekeningen.

Voor softwareprojecten geeft RVO een concrete invulling: versiebeheersystemen zoals SVN en GitHub, en issuetracking-systemen zoals Jira, gelden als bewijs van de voortgang. Zorg er wel voor dat namen en datums zichtbaar blijven na een migratie naar een ander systeem — dat is een expliciete eis uit de handleiding.

Voor deze projectadministratie geldt een andere termijn dan voor de uren: je werkt hem bij binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal, dus vier keer per jaar. Bewaar alle documenten uit alle fases van het project, ook stukken die je uiteindelijk niet meer gebruikte. Bij een controle kunnen die alsnog laten zien welk werk er is verzet.

Maak voor elk project een aparte (digitale) map aan en zet daar alle stukken in bij elkaar, met op elk document een datum en de naam van de maker. Loop je meerdere S&O-projecten tegelijk, houd de mappen dan strikt gescheiden: RVO beoordeelt per project of de uitgevoerde werkzaamheden overeenkomen met wat is goedgekeurd.

Beide administraties, uren en project, moet je zeven jaar bewaren.

Na afloop van het kalenderjaar geef je aan RVO door hoeveel uur (en eventuele kosten) je daadwerkelijk aan het project hebt besteed. Dat heet de mededeling van de realisatie. Gebruikte je in 2026 WBSO, dan doe je die mededeling uiterlijk 31 maart 2027.

Deze verplichting geldt voor elke onderneming met personeel die WBSO gebruikte, ook als een project uiteindelijk niet doorging. Ben je zelfstandige en realiseerde je minder dan 500 S&O-uur, dan moet jij ook mededeling doen.

Twee scenario's waar je niet in wilt komen:

• Te laat met de mededeling. Realiseerde je minder uren dan waarvoor je een S&O-verklaring kreeg? Dan volgt een boete én een correctie-S&O-verklaring.
• Helemaal geen mededeling. RVO stelt de gerealiseerde uren dan op nihil vast. Ook dat levert een correctie-S&O-verklaring en een boete op, zelfs als je in werkelijkheid wél uren hebt gemaakt.

Realiseerde je juist meer uren dan toegekend? Dan hoef je niets te corrigeren; je krijgt alleen geen extra voordeel over het meerdere.

RVO stuurt vooraf een e-mail met de aankondiging dat de mededeling moet gebeuren. Wacht daar niet op: de datum staat vooraf al vast, ongeacht of die e-mail op tijd in je inbox landt.

De meeste problemen met WBSO-administratie ontstaan niet door onwil, maar door uitstel. Een paar patronen die vaak terugkomen:

• Achteraf in bulk invullen. Iemand probeert in februari nog snel het hele jaar in te vullen. Dat voldoet niet aan de eis om binnen tien werkdagen bij te werken, en bij een controle valt dit meestal op: reconstructies achteraf zijn zelden zo nauwkeurig als registratie op de dag zelf.
• Uren die niet aansluiten op verlof of ziekte. Een medewerker staat op een bepaalde dag als afwezig geregistreerd in het personeelssysteem, maar heeft voor diezelfde dag ook S&O-uren geschreven. RVO vergelijkt deze twee bronnen bij een controle.
• Alle ontwikkeluren als S&O boeken. Niet elk uur dat een ontwikkelaar maakt, valt onder het goedgekeurde project. Reguliere bugfixes of klantwerk buiten de S&O-aanvraag tellen niet mee, ook al voelt het als vergelijkbaar werk.
• De projectadministratie loskoppelen van de code. Bij softwareprojecten is de verleiding groot om alleen op de urenstaat te vertrouwen. Zonder commits, tickets of documentatie die de voortgang onderbouwen, mist de projectadministratie de inhoud die RVO bij een controle vraagt.

Het gemeenschappelijke advies uit al deze gevallen: bouw de registratie in als vast onderdeel van de werkweek, niet als taak voor achteraf.