Onderhanden werk waarderen: wat de Belastingdienst verwacht

Onderhanden werk is de post op je balans voor projecten die op de balansdatum nog niet zijn afgerond, maar waar je al wel geld en uren in hebt gestoken. Denk aan een verbouwing die halverwege het boekjaar begint en pas het jaar erna wordt opgeleverd, of een installatieklus die over de jaarwisseling heen loopt.

De fiscus regelt dit in artikel 3.29b van de Wet inkomstenbelasting 2001. Dat artikel bepaalt niet alleen dát je onderhanden werk op de balans moet zetten, maar ook hoe je het moet waarderen. Volgens de Belastingdienst gaat het om langlopende projecten en opdrachten zoals een bouwwerk waaraan langere tijd wordt gewerkt — maar de regel geldt net zo goed voor een installatiebedrijf, een adviesbureau met meerjarige opdrachten of een ander bedrijf dat tegen een vaste prijs of in regie werkt.

Zodra een project op de balansdatum nog niet is afgerond, moet je een deel van de nog niet gefactureerde omzet én een deel van de verwachte winst al meenemen in de winstberekening van dat jaar. Dat klinkt bureaucratisch, maar het voorkomt dat winst pas op papier ontstaat op het moment dat je toevallig factureert, terwijl het werk allang gedaan is.

"Onderhanden werk" wordt gedefinieerd als elk werk dat op balansdatum nog niet kan worden afgesloten.

Of een klus onder deze regeling valt, hangt niet af van de sector maar van het type overeenkomst: een overeenkomst van aanneming van werk of van opdracht die op de balansdatum nog loopt.

Vóór 2007 mocht je vaak wachten met winst nemen tot een project (bijna) klaar was. Sinds artikel 3.29b Wet IB 2001 mag dat niet meer. Je moet winst nemen naar rato van de voortgang: hoe verder een project is gevorderd, hoe groter het deel van de verwachte winst dat je al in de boeken moet zetten.

De uitwerking die de Belastingdienst met Bouwend Nederland, Uneto-VNI en FME-CWM heeft afgesproken geeft de standaardformule: het toe te rekenen winstdeel is de verwachte winst van het project, vermenigvuldigd met de breuk 'geactiveerde kosten' gedeeld door 'totaal verwachte kosten'. Beide kanten van die breuk bevatten alleen de kosten die je direct en indirect aan het project kunt toerekenen — niet de al gefactureerde termijnen.

Een voorbeeld: je hebt een klus aangenomen voor €50.000, met verwachte kosten van €40.000 (dus €10.000 verwachte winst). Aan het einde van het boekjaar heb je €20.000 aan kosten gemaakt, de helft van wat je verwacht. Dan reken je ook de helft van de verwachte winst toe: €5.000. Op de balans zet je €25.000 aan onderhanden werk (de gemaakte kosten plus het toegerekende winstdeel), verminderd met wat je al hebt gefactureerd.

Loopt een project verlies op? Dan mag je volgens goed koopmansgebruik een verliesvoorziening vormen, die je in mindering brengt op de balanspost. Het toerekenbare winstdeel zelf mag nooit negatief zijn — een verwacht verlies verreken je via de voorziening, niet door de winstformule in de min te laten uitkomen.

Niet elk bedrijf houdt een sluitende kostenadministratie per project bij. Daarom mogen kleinere ondernemingen een eenvoudiger methode gebruiken. In plaats van de winst per project uit te rekenen, gebruik je het gemiddelde winstpercentage van je bedrijf over de afgelopen drie belastingjaren.

Dat gemiddelde bereken je door het bedrijfsresultaat vóór rente, resultaat uit deelnemingen en belastingen te delen door de bedrijfslasten van elk van die drie jaren. Had je een verliesjaar, dan telt dat jaar mee voor 0 procent, niet als negatief percentage. Dat gemiddelde percentage sla je vervolgens op de kosten van je onderhanden werk om het toe te rekenen winstdeel te bepalen.

Deze vereenvoudigde methode mag je zonder meer toepassen als je netto-omzet in het voorgaande boekjaar onder de €4 miljoen lag. Zit je daarboven, dan is in beginsel je eigen projectadministratie leidend; pas als die geen waardering per project toelaat, mag je alsnog de vereenvoudigde methode gebruiken, tot de grens waarop een rechtspersoon als 'middelgroot' geldt. Die grens ligt sinds boekjaar 2024 op €15 miljoen netto-omzet, blijkt uit de grensbedragen die de Raad voor de Jaarverslaggeving in maart 2024 heeft verhoogd — daarvoor lag hij op €12 miljoen.

Belangrijk: ook bij deze vereenvoudigde methode moet je de berekening van de balanspost onderhanden werk vastleggen in je administratie. 'Ik weet het ongeveer' is bij een boekenonderzoek geen antwoord waarmee je wegkomt.

Ook bedrijven die wél op projectniveau administreren, mogen voor kleine projecten de eenvoudige methode met het gemiddelde winstpercentage toepassen, mits ze niet al onder de €4 miljoen-regeling vallen (die geldt dan sowieso voor alles). Een project telt als 'klein' als de vergoeding minder dan €100.000 bedraagt, exclusief btw.

Let op de tweede voorwaarde: samenhangende projecten worden bij elkaar opgeteld. Heb je een hoofdopdracht van €80.000 en krijg je tijdens de uitvoering een meerwerkopdracht van €30.000 erbij, dan telt het geheel als één project van €110.000, en val je dus niet meer onder de kleine-projectengrens. Hetzelfde geldt als je voor arbeid, materiaal en materieel losse overeenkomsten sluit voor wat feitelijk één klus is.

Is een project €100.000 of meer waard, maar administreer en volg je het toch niet individueel? Dan mag je de vereenvoudigde methode nog steeds toepassen, maar dan moet je wel kunnen aantonen dat je dat project niet apart bijhoudt. Een korte looptijd van een werk of onzekerheid over de kosten is overigens geen geldige reden om winst niet voortschrijdend te verantwoorden — dat argument gaat de Belastingdienst niet in mee.

Deze twee drempels, de €4 miljoen omzetgrens en de €100.000 projectgrens, staan los van elkaar. Je kunt als klein bedrijf onder de omzetgrens vallen én als groter bedrijf toch gebruikmaken van de kleine-projectenregeling voor je kleinste klussen.

Welke methode je ook gebruikt, je hebt per lopend project op zijn minst dit nodig om de balanspost te kunnen onderbouwen:

• de overeengekomen prijs of aanneemsom
• de tot nu toe gemaakte, aan het project toe te rekenen kosten
• de totaal verwachte kosten bij afronding
• het bedrag dat je al hebt gefactureerd
• of er een verlies dreigt, en zo ja: de onderbouwing van de verliesvoorziening

Wat er misgaat als je dit niet bijhoudt: bij een boekenonderzoek moet je de waardering van je onderhanden werk kunnen onderbouwen. Kun je dat niet, dan bepaalt de inspecteur de waardering, en dat pakt zelden in jouw voordeel uit. Ondernemers die pas bij het opmaken van de jaarrekening naar hun projecten kijken, komen er dan achter dat de fiscale winst hoger uitvalt dan de winst die ze op de bankrekening zien: je betaalt namelijk belasting over winst die je nog niet hebt ontvangen, omdat die al aan een lopend project is toegerekend.

Andersom werkt het net zo: een project dat tegenvalt, mag je pas als verlies nemen zodra dat aannemelijk is, niet achteraf met terugwerkende kracht. Wie zijn projectkosten actueel bijhoudt, ziet dat soort tegenvallers eerder aankomen dan wie er pas bij de jaarafsluiting naar kijkt. Vraag je boekhouder of accountant welke methode voor jouw bedrijf van toepassing is — dat hangt af van je omzet en van hoe gedetailleerd je nu al per project administreert.