Betalingsherinneringen automatisch versturen: wat de wet zegt en wanneer het niet loont

Een factuur wordt niet betaald op de vervaldatum, en dat merk je niet meteen. Je bent met een klus bezig, een klant aan de telefoon, of gewoon met iets dat vandaag geld oplevert. Het moment om een herinnering te sturen — de dag na de vervaldatum — glijdt voorbij zonder dat je het merkt.

Pas als je de bankafschriften doorloopt, vaak twee of drie weken later, valt het je op. Tegen die tijd voelt bellen ongemakkelijk: waarom stuur je nu pas een herinnering, terwijl de factuur al drie weken openstaat? Dat ongemak zorgt ervoor dat je het nog langer laat liggen, of de herinnering zo voorzichtig formuleert dat de klant hem niet serieus neemt.

Het probleem zit niet in onwil. Het zit erin dat een herinnering die je zelf moet plannen, altijd verliest van werk dat er die dag al ligt. Een systeem dat elke openstaande factuur dagelijks naast de vervaldatum legt, heeft dat probleem niet. Het stuurt op dag 1 na de vervaldatum een vriendelijke herinnering, op dag 14 een steviger bericht, en op dag 30 een laatste waarschuwing voordat je het uit handen geeft aan een incassobureau — precies volgens het schema dat jij vooraf hebt ingesteld, ongeacht hoe druk de week is.

De meeste boekhoudpakketten — Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online — houden al bij welke facturen open staan en wanneer ze vervallen. Het automatiseren zit niet in het bijhouden zelf, maar in wat er gebeurt zodra een factuur de vervaldatum passeert zonder dat er een betaling binnenkomt.

Een reeks werkt meestal in trappen:

• Dag 1 na de vervaldatum: een vriendelijke e-mail met de openstaande factuur als bijlage, alsof je het zelf even was vergeten te vermelden.
• Dag 14: een directere herinnering, met de vervaldatum en het bedrag expliciet genoemd.
• Dag 30: een laatste schriftelijke aanmaning, met een concrete datum waarop je overgaat tot incasso als er niet wordt betaald.

Elke stap gaat pas de deur uit als het systeem zelf checkt of de betaling inderdaad nog niet is binnengekomen — zodat je nooit een herinnering stuurt voor een factuur die de klant een dag eerder al heeft overgemaakt. Voor vaste klanten met wie je een goede relatie hebt, kun je een uitzondering instellen: geen automatische mail, maar een seintje naar jezelf om even te bellen. Dat onderscheid tussen 'vreemde klant, laat het systeem lopen' en 'vaste klant, doe het zelf' is precies waar het maatwerk zit.

Voordat je herinneringen instelt, is het handig te weten waar je wettelijk staat. Voor overeenkomsten tussen bedrijven geldt: spreek je geen betalingstermijn af, dan is die automatisch 30 dagen. Spreek je een langere termijn af, dan mag dat tot maximaal 60 dagen — langer alleen als je kunt aantonen dat dit voor geen van beide partijen nadelig is. Betaalt een groot bedrijf een mkb-onderneming, dan geldt sinds 1 juli 2022 een maximum van 30 dagen, ongeacht wat er is afgesproken. Dit staat toegelicht op de website van Ondernemersplein, hét overheidsloket voor ondernemers.

Na het verstrijken van de betalingstermijn mag je wettelijke handelsrente rekenen. Die staat sinds 1 juli 2026 op 10,4% op jaarbasis voor transacties tussen bedrijven — een ander tarief dan de rente die geldt richting particuliere klanten (4% sinds 1 januari 2026). Beide tarieven worden per kwartaal vastgesteld en gepubliceerd door de Rijksoverheid, zie de officiële pagina over de hoogte van de wettelijke rente.

Bij incasso gelden vaste tarieven: minimaal €40, oplopend volgens een staffel (15% over de eerste €2.500, aflopend naar 0,5% boven de €200.000) tot een maximum van €6.775. Zet je deze bedragen in je herinneringssjabloon, dan is de dreiging niet vaag maar concreet — en dat werkt.

Automatisch herinneren is niet voor iedereen zinvol. Heb je vijf vaste klanten die al vijftien jaar op tijd betalen, dan voeg je een systeem toe aan een proces dat al werkt — met als enige risico dat een klant zich een keer bestraffend behandeld voelt door een automatische mail, terwijl er in werkelijkheid iets simpels aan de hand was, zoals een verkeerd factuuradres.

Het loont vooral wanneer je factuurvolume groter is dan je overzicht.

Denk aan een schoonmaakbedrijf met dertig klanten, een installateur die naast projecten ook onderhoudscontracten factureert, of een uitzendbureau met wekelijkse facturen aan tien opdrachtgevers. Daar is de kans dat je een factuur over het hoofd ziet reëel, en is de tijdsbesparing voelbaar.

Twijfel je, test het dan eerst een maand handmatig. Zet in je agenda op welke dag je normaal zou herinneren, en kijk hoe vaak je die dag daadwerkelijk haalt. Mis je hem meer dan een enkele keer, dan is automatiseren de moeite waard. Haal je hem steeds wel, dan kost het opzetten van een systeem meer tijd dan het je oplevert — zeker als je maar een handvol klanten hebt die je toch persoonlijk belt.

Begin bij je boekhoudpakket. De meeste pakketten voor het mkb — Moneybird, e-Boekhouden.nl, Exact Online, SnelStart — hebben een ingebouwde functie voor herinneringen, vaak te vinden onder 'aanmaningen' of 'betalingsherinneringen' in het menu. Stel eerst de basis in: één herinnering na de vervaldatum, met daarin het factuurnummer, het bedrag en een betaallink.

Bouw pas daarna de trappen op: een tweede, dwingender bericht na twee weken, en een laatste aanmaning met een concrete incassodatum na dertig dagen. Zet de wettelijke rente en het minimumbedrag aan incassokosten in die laatste stap, zodat de klant weet wat er op het spel staat.

Loopt je facturatie via meerdere systemen — een planningstool voor de uren, een apart pakket voor de facturen — dan wordt het lastiger, omdat de herinnering moet weten of een factuur in beide systemen al dan niet is betaald. Dat soort koppelingen is precies het werk dat bedrijven als Oarized voor ondernemers uitzoeken en inrichten, maar met één boekhoudpakket kun je dit prima zelf opzetten in een middag.