Betalingsherinneringen automatiseren: de regels

Een betalingsherinnering automatiseren betekent meestal niet veel meer dan een paar vaste regels: na X dagen zonder betaling gaat er een vriendelijke herinnering uit, na Y dagen een strengere brief, en na Z dagen een laatste aanmaning. De trigger is simpel — een factuur in je boekhoudpakket of facturatiesysteem die op de vervaldatum nog open staat — en de uitvoering is een sjabloon met de juiste gegevens erin: factuurnummer, bedrag, nieuwe uiterste betaaldatum.

De meeste boekhoudpakketten en facturatietools kunnen dit standaard, of met een koppeling naar e-mail. De techniek is zelden het probleem. Waar het misgaat, is de inhoud van die berichten: bedrijven kopiëren een voorbeeldbrief van internet of nemen een sjabloon over van een vorig pakket, zonder te checken of die voldoet aan wat er wettelijk in moet staan voordat je kosten in rekening mag brengen.

Dat onderscheid is precies waarom dit artikel niet over software gaat, maar over de volgorde die de wet voorschrijft. Automatiseer je die volgorde verkeerd, dan automatiseer je ook de fout — en dat gaat sneller dan wanneer een medewerker het met de hand doet, omdat niemand meer meekijkt voordat de mail de deur uitgaat.

Het gaat hier steeds om twee aparte dingen die vaak door elkaar worden gehaald: de herinnering die je stuurt omdat een klant waarschijnlijk is vergeten te betalen, en de aanmaning die juridisch nodig is voordat je incassokosten mag claimen. Alleen de tweede ligt wettelijk vast.

Verkoop je aan consumenten, dan ligt de eerste stap na een gemiste betaling vast in de wet. Artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat incassokosten pas verschuldigd zijn nadat de schuldenaar 'vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning'. Die aanmaning moet bovendien de gevolgen van het uitblijven van betaling vermelden, inclusief de incassokosten die dan in rekening worden gebracht.

Deze regel geldt specifiek "indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf" — met andere woorden: particuliere klanten. Mis je deze brief, of stuur je hem met een kortere termijn dan veertien dagen, dan vervalt je recht om incassokosten te vorderen voor die vordering. Je kunt dat niet later herstellen door alsnog een correcte brief te sturen voor dezelfde achterstand met terugwerkende kracht.

Heeft een klant meerdere openstaande facturen bij je, dan schrijft lid 7 van hetzelfde artikel voor dat je die in één aanmaning moet samenvoegen; de vergoeding wordt dan berekend over de opgetelde hoofdsom. Een systeem dat per factuur een aparte aanmaning verstuurt in plaats van per klant, werkt dus tegen de wettelijke logica in en kan tot een onjuiste berekening leiden.

Voor de automatisering betekent dit concreet: de teller voor de veertien dagen moet per klant lopen, niet per factuur, en het sjabloon moet de verplichte tekst over de gevolgen van niet-betalen bevatten — niet alleen een vriendelijk "vergeten te betalen?".

Is de veertiendagentermijn verstreken zonder betaling, dan mag je de wettelijke incassokosten in rekening brengen. Hoeveel dat is, staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Artikel 2 geeft een staffel die oploopt naarmate de hoofdsom hoger is:

• 15% over de eerste € 2.500
• 10% over de volgende € 2.500
• 5% over de volgende € 5.000
• 1% over de volgende € 190.000
• 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775

Daarbovenop geldt een minimum: de vergoeding is altijd ten minste € 40, ook bij een kleine factuur van bijvoorbeeld € 60. Gebruikt de schuldeiser voor de incasso een dienst waarover hij btw betaalt die hij niet kan verrekenen, dan mag de vergoeding met het btw-percentage worden verhoogd — dit moet dan wel uitdrukkelijk worden verklaard.

Voor klanten die in termijnen betalen, geldt een aparte regel in artikel 2a: voor de eerste gemiste termijnbetaling binnen een periode van zes maanden is dat € 40, voor volgende gemiste termijnen in diezelfde periode € 20 per termijn. Dit is bedoeld om te voorkomen dat kleine, herhaalde achterstanden tot een stapeling van volle incassokosten per termijn leiden.

Een rekenmodule die dit automatisch toepast, moet dus niet alleen het percentage over het totaalbedrag berekenen, maar ook weten of het om losse facturen of om termijnbetalingen gaat — dat scheelt een andere uitkomst.

De veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW is, zoals de wettekst zelf aangeeft, een regel voor schuldenaren die natuurlijke personen zijn en niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Stuur je facturen aan andere bedrijven, dan is deze specifieke bepaling niet van toepassing. Dat betekent niet dat je zomaar incassokosten kunt rekenen zonder iets te sturen, maar wel dat de wettelijk verplichte vorm en termijn van veertien dagen hier niet gelden zoals bij consumenten.

In de praktijk leggen bedrijven de ingebrekestelling voor zakelijke klanten vast in hun eigen algemene voorwaarden: na hoeveel dagen een factuur als achterstallig geldt, welke herinneringen daaraan voorafgaan, en welke kosten of rente dan verschuldigd zijn. Dat biedt meer vrijheid, maar ook meer risico: zonder een duidelijke, schriftelijke ingebrekestelling kun je bij een geschil moeilijker aantonen dat de klant daadwerkelijk in verzuim is.

Dit is meteen de valkuil bij een geautomatiseerde flow die voor beide klantgroepen tegelijk draait: een sjabloon dat voor consumenten is geschreven om aan artikel 6:96 lid 6 te voldoen, hoeft voor zakelijke klanten niet fout te zijn, maar een sjabloon dat voor zakelijke klanten is geschreven voldoet bijna nooit automatisch aan de consumentenregel. Verstuur je naar beide groepen met hetzelfde sjabloon en dezelfde teller, dan loop je het risico dat je bij consumenten de verplichte tekst mist of een te korte termijn hanteert.

De praktische oplossing is niet ingewikkeld: twee aparte trajecten, met als knop om tussen de twee te wisselen simpelweg het vinkje "zakelijke klant" dat al in de meeste klantenbestanden staat.

Een paar concrete punten om voordat je dit automatiseert te regelen, op basis van de regels hierboven:

• Splits op klanttype. Consumenten krijgen de wettelijke veertiendagenbrief met de verplichte tekst over de gevolgen van niet-betalen; zakelijke klanten krijgen een traject volgens je eigen voorwaarden.
• Tel per klant, niet per factuur. Heeft een consument meerdere openstaande facturen, bundel ze in één aanmaning en bereken de incassokosten over de opgetelde hoofdsom.
• Reken het minimum mee. Ook bij facturen onder de € 267 (waar 15% minder dan € 40 zou zijn) geldt het wettelijke minimum van € 40.
• Bewaar het verzendmoment. Omdat de termijn van veertien dagen pas gaat lopen vanaf de dag na de aanmaning, is het verzendmoment je bewijs bij een geschil. Een automatisch systeem dat dit logt, is hier juist een voordeel ten opzichte van een los verstuurde e-mail.
• Laat een mens meekijken bij de uitzondering. Betalingsregelingen, klachten over de factuur, of een klant die net een deelbetaling deed — dat zijn signalen om de automatische volgende stap even te pauzeren in plaats van toch de aanmaning te sturen.

Automatiseren van dit proces levert vooral tijd op bij het eerste, vriendelijke niveau: de herinnering die niemand bewust hoeft te versturen omdat die toch standaard is. Bij de stap waarin kosten in rekening worden gebracht, is het de moeite waard om het sjabloon één keer goed te laten nalopen — want een fout daarin raakt niet één factuur, maar elke factuur die er daarna doorheen loopt.