Betalingsherinneringen automatiseren: wat de wet vraagt voordat je kosten mag rekenen

Een betalingsherinnering versturen als een factuur te laat is, klinkt als één simpel proces: check de vervaldatum, stuur een bericht. In de praktijk splitst de wet dit in twee heel verschillende routes, en welke route geldt hangt af van wie de schuldenaar is.

Bij een zakelijke klant — een bedrijf, een stichting, een overheidsinstelling — mag je meteen kosten in rekening brengen zodra de betaaltermijn is verstreken. Bij een particuliere klant die niet handelt namens een bedrijf, mag dat niet. Die moet eerst een aanmaning krijgen met een termijn van veertien dagen, en pas als die vruchteloos verstrijkt, mag je kosten rekenen. Dit staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek, lid 4 en lid 6.

Voor een systeem dat automatisch herinneringen verstuurt, betekent dit dat het onderscheid tussen een zakelijke en een particuliere klant vooraf vastgelegd moet zijn. Een webshop die zowel aan bedrijven als aan consumenten verkoopt, en die klanten in hetzelfde proces afhandelt zonder dat onderscheid, loopt het risico dat het bij consumenten te vroeg kosten rekent — met als gevolg dat die kosten juridisch niet afdwingbaar zijn, ook niet via de rechter of een incassobureau.

Artikel 6:96 lid 6 BW is precies over wat er moet gebeuren voordat je bij een particuliere klant incassokosten mag rekenen:

De vergoeding volgens de nadere regels kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim [...] onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning.

Drie dingen zijn hier belangrijk voor een geautomatiseerd proces. Eén: de termijn van veertien dagen begint pas te lopen op de dag ná de aanmaning, niet op de dag zelf. Een proces dat de klok op de verzenddatum zet, telt een dag te vroeg. Twee: de aanmaning moet het bedrag noemen dat je bij uitblijven van betaling aan incassokosten gaat vragen — een generieke herinnering zonder dat bedrag telt niet als geldige aanmaning in de zin van dit artikel. Drie: lid 7 verplicht dat je, als een klant meerdere openstaande facturen heeft, die in één aanmaning combineert en de hoofdsommen optelt voor de berekening. Twee losse aanmaningen voor twee facturen van dezelfde klant is dus niet toegestaan; het proces moet facturen per klant kunnen groeperen voordat het de brief verstuurt.

Bij een 'handelsovereenkomst' — een overeenkomst tussen bedrijven, of tussen een bedrijf en een overheidsinstantie — geldt artikel 6:96 lid 4. Daar staat dat een vergoeding van ten minste 40 euro zonder aanmaning verschuldigd is vanaf de dag ná de dag waarop de betaaltermijn is verstreken. Je hoeft dus niet eerst te waarschuwen: het bedrag is er al zodra de klant te laat is. Veel bedrijven sturen desondanks eerst een vriendelijke herinnering, niet omdat de wet dat vraagt, maar om de relatie met de klant niet meteen op scherp te zetten.

Naast de kosten loopt er ook rente, en die ligt bij zakelijke klanten hoger dan bij particulieren. Volgens de Rijksoverheid bedraagt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties — dus onder meer bij consumenten — 4% sinds 1 januari 2026. Voor handelstransacties tussen bedrijven onderling geldt de wettelijke handelsrente, die sinds 1 juli 2026 op 10,4% staat. Dat verschil van meer dan zes procentpunt is precies waarom een proces dat automatisch rente berekent, ook hier het type klant moet kennen: dezelfde formule toepassen op beide groepen levert bij consumenten een te hoog en bij bedrijven een te laag bedrag op.

Beide rentepercentages veranderen periodiek — controleer ze dus niet één keer bij het inrichten van het proces, maar plan een vaste controle elk halfjaar.

Veel simpele rekentools gebruiken één vast percentage over de hele hoofdsom, bijvoorbeeld 15%. Dat klopt bijna nooit. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met een aflopende staffel over schijven van het bedrag:

• 15% over de eerste €2.500
• 10% over de volgende €2.500
• 5% over de volgende €5.000
• 1% over de volgende €190.000
• 0,5% over het meerdere, tot een maximum van €6.775

Daarnaast geldt een minimum van €40, ook als de uitkomst van de berekening daaronder zou blijven.

Concreet voorbeeld: bij een openstaande factuur van €4.000 reken je niet 15% x €4.000 = €600, maar 15% over de eerste €2.500 (€375) plus 10% over de resterende €1.500 (€150), samen €525. Het verschil tussen de foute platte berekening en de juiste staffelberekening is hier €75 — bij grotere bedragen loopt dat verder op. Reken je te veel, dan vraag je een bedrag dat de klant terecht kan weigeren te betalen, en bij een consument mag je sowieso niets rekenen zolang de aanmaning uit de vorige sectie niet is verstuurd en verstreken.

Voor bedrijven die dit willen automatiseren is dit een van de weinige plekken waar de rekenregel volledig vastligt: er is geen ruimte voor een eigen tarief zodra de klant een consument is, want dit is dwingend recht.

Het stuk dat zich goed leent voor automatisch afhandelen is het bewaken van de klok: welke factuur is te laat, is de klant een bedrijf of een particulier, is de veertien-dagentermijn al verstreken, en welk bedrag hoort bij welke schijf van de staffel. Dat is rekenwerk, en het is precies waar handmatig bijhouden misgaat — iemand die veertig openstaande facturen in een spreadsheet bijhoudt, mist onvermijdelijk een datum of telt een schijf verkeerd.

Minder geschikt om zonder nazicht te automatiseren zijn de gevallen waarin een klant een reden heeft. Een betalingsregeling die telefonisch is afgesproken maar niet is vastgelegd, een factuur waarover een klant een klacht heeft ingediend, of een klant die net een deelbetaling heeft gedaan die nog niet verwerkt is — in al die gevallen stuurt een proces dat alleen op de kalender let een aanmaning of een incassobrief die het contact beschadigt terwijl er feitelijk geen probleem is. Bouw daarom een moment in waarop iemand een openstaande post kan markeren als 'in overleg' of 'betwist', zodat die factuur buiten de automatische route valt totdat iemand het handmatig vrijgeeft.

De vuistregel: automatiseer het tellen en berekenen, niet de beslissing om daadwerkelijk te escaleren naar een incassobureau of de rechter. Die stap kost een klantrelatie en blijft een keuze die iemand bewust maakt, niet iets dat vanzelf afgaat na dag veertien.