Boekhoudpakket koppelen aan je planning: wat het oplevert en kost

Een hovenier plant via een agenda-app welke tuin hij deze week doet, wie er meerijdt en welk materiaal er nodig is. Zijn boekhoudpakket — Moneybird, e-Boekhouden.nl of iets vergelijkbaars — staat daar los van. De klant staat in de planning met naam, adres en een paar aantekeningen over de klus. Diezelfde klant moet apart worden aangemaakt in de boekhouding zodra de factuur de deur uit moet.

Dat werkt prima zolang je een paar klussen per week hebt. Bij vijftien of twintig projecten per week wordt het foutgevoelig: een adres dat in de planning anders gespeld is dan in de boekhouding, een project dat in de planning op 'afgerond' staat maar waarvan niemand meer aan de factuur denkt, of materiaalkosten die genoteerd staan op de werkbon maar nooit hun weg vinden naar de regelfactuur.

Het patroon is hetzelfde bij installatiebedrijven, schoonmaakbedrijven en uitzendbureaus die met wisselende opdrachten werken: de planning is waar het werk wordt georganiseerd, de boekhouding is waar het geld binnenkomt, en tussen die twee zit een handmatige overtypslag die niemand expliciet als taak heeft — totdat er een factuur mist of een klant twee keer in het systeem staat.

Boekhoudpakketten bouwen zelf meestal geen koppeling met planning- of urenregistratiesoftware. Moneybird zegt het zo op zijn eigen koppelingenpagina: 'Moneybird ontwikkelt zelf geen koppelingen, maar iedereen is vrij een koppeling met Moneybird te maken door gebruik te maken van onze open API.' Wat er wél bestaat, is een lijst van koppelpartners die dat werk al gedaan hebben. Voor tijdregistratie zijn dat bijvoorbeeld TimeChimp, Keeping, Timi en Time On; voor planning en klantbeheer onder meer Teamleader, Simplicate en PerfectView.

e-Boekhouden.nl werkt met hetzelfde principe, maar deelt zijn koppelingen in veertien categorieën in, waaronder een aparte categorie 'Urenregistratiesoftware'. Ook daar geldt: de koppeling bestaat omdat een derde partij hem gebouwd heeft, niet omdat het boekhoudpakket het uit zichzelf doet.

TimeChimp, een veelgebruikte tool voor uren- en projectregistratie, noemt op zijn eigen site expliciet koppelingen met Exact Online, AFAS, Twinfield, Visma Nmbrs, SnelStart en WeFact. Geregistreerde uren, uitgaven en ritten kunnen daarmee rechtstreeks worden gefactureerd in het gekoppelde pakket, zonder dat iemand de gegevens overtypt.

Concreet betekent dit: voordat je aan een koppeling begint, zoek je niet naar 'boekhouding koppelen aan planning' in het algemeen, maar naar de combinatie van jouw specifieke twee pakketten. Die combinatie bestaat vaak al — of hij bestaat niet, en dan moet je zelf laten bouwen.

Als de koppeling er eenmaal is, verschuift het werk van overtypen naar controleren. Bij TimeChimp werkt dat bijvoorbeeld zo: je gaat naar het overzicht van geregistreerde uren, selecteert de uren, uitgaven of ritten die gefactureerd moeten worden, en kiest vervolgens de actie om ze te factureren in het gekoppelde boekhoudpakket. Er wordt geen nieuwe klant aangemaakt en geen bedrag opnieuw ingetikt — de gegevens die al in de planning- of urenregistratietool stonden, worden een verkoopboeking.

Voor een hovenier of installateur betekent dit dat de monteur op de klus zelf het werkelijke startpunt van de factuur legt: hij registreert de bestede uren en het gebruikte materiaal op het moment dat hij klaar is, en die registratie is meteen de basis voor wat er later als factuur naar de klant gaat. Er zit geen tussenstap meer waarin iemand op kantoor de bon interpreteert.

Het is geen proces zonder controle — de meeste koppelingen laten je bewust een conceptfactuur genereren die je nog checkt voordat hij verstuurd wordt. Dat is ook verstandig: een koppeling voorkomt overtypfouten, maar niet de fout van een verkeerd genoteerd aantal uren op de klus zelf. Wat wel verdwijnt, is het risico dat een project simpelweg vergeten wordt omdat niemand meer terugkijkt of het al gefactureerd is.

Een vast bedrag voor 'een koppeling' bestaat niet, en dat komt doordat er twee heel verschillende situaties zijn. In het eerste geval bestaat de koppeling al kant-en-klaar, zoals TimeChimp met Exact Online, Twinfield of SnelStart. Die koppeling zit meestal inbegrepen in het abonnement van de tijdregistratietool of kost een vast, vooraf bekend bedrag per maand — je hoeft niets te laten bouwen, je zet hem alleen aan.

In het tweede geval bestaat de combinatie van jouw twee pakketten nog niet. Dan moet iemand de open API van je boekhoudpakket gebruiken om zelf een koppeling te bouwen, of je huurt daarvoor een leverancier in. Dat is maatwerk, en de prijs hangt af van hoeveel gegevens moeten worden uitgewisseld en hoe vaak: alleen klantgegevens synchroniseren is een kleiner project dan uren, materiaal én facturen in beide richtingen laten meelopen.

Vraag in beide gevallen om een concreet bedrag voordat je begint, en vraag er specifiek bij wat er gebeurt als een van de twee pakketten een grote update doorvoert — bij een kant-en-klare koppeling is dat het probleem van de leverancier, bij een zelfgebouwde koppeling meestal het jouwe.

Een koppeling loont pas als het overtypen dat je nu doet, structureel tijd kost. Bij een hovenier met twee tot drie klussen per week is dat een kwestie van een paar minuten: de klantgegevens staan al in de boekhouding, en één factuur per week typ je zo over. Een koppeling bouwen of aanschaffen kost dan meer tijd om in te richten dan het ooit teruggeeft.

Het weegt ook niet op als de combinatie van jouw twee pakketten niet standaard bestaat. Een kant-en-klare koppeling tussen bijvoorbeeld TimeChimp en Exact Online is een kwestie van aanzetten; een koppeling die niemand eerder gebouwd heeft tussen twee kleinere, minder gangbare pakketten moet vanaf nul via de open API worden opgezet. Dat is een project van weken, niet van een middag, en de rekening daarvoor moet wel in verhouding staan tot wat je bespaart.

Er is nog een risico dat vaak onderbelicht blijft: een koppeling die stilletjes stopt met werken na een update van een van beide pakketten. Bij handmatig overtypen merk je meteen als er iets misgaat, omdat je het zelf doet. Bij een koppeling merk je het pas als een klant belt over een factuur die nooit is aangekomen — en tegen die tijd kan het om meerdere weken aan gemiste facturen gaan. Bouw daarom, als je wel koppelt, een vaste controle in: check maandelijks of elk afgerond project ook echt als factuur is uitgekomen.

Bewaar ook na een koppeling gewoon alles: facturen en de onderliggende gegevens moet je als ondernemer 7 jaar bewaren, ook als ze via een koppeling zijn ontstaan in plaats van handmatig ingevoerd.

Begin bij de koppelingenpagina van je eigen boekhoudpakket, niet bij een algemene zoekopdracht. Moneybird heeft een overzicht van beschikbare koppelingen per categorie in de eigen kennisbank, e-Boekhouden.nl heeft een vergelijkbare pagina met veertien categorieën. Zoek daar specifiek naar de naam van je planning- of urenregistratietool.

Staat de combinatie erbij? Dan is de volgende stap navragen bij de leverancier van die planningtool wat de koppeling kost, of hij in het bestaande abonnement zit, en wat er gebeurt als de synchronisatie een keer mislukt — krijg je een melding, of merk je het pas als een klant belt.

Staat de combinatie er niet bij? Vraag dan eerst hoeveel tijd je daadwerkelijk kwijt bent aan het overtypen tussen de twee systemen, bijvoorbeeld door een maand bij te houden hoeveel minuten dat kost. Leg dat naast een offerte voor een koppeling via de open API. Bij een klein aantal facturen per maand is de uitkomst vaak dat handmatig werken goedkoper blijft; bij twintig of meer facturen per week is de rekensom meestal andersom.

Zet, als je uiteindelijk koppelt, niet alles in één keer om. Laat de koppeling een paar weken meelopen naast de oude, handmatige manier voor een deel van de klanten, en vergelijk de uitkomst voordat je volledig overstapt.