Dubbele facturen van leveranciers herkennen voordat je betaalt

Een dubbele factuur komt vaker voor dan je zou denken, en bijna nooit door opzet. Klippa noemt een paar oorzaken die in de praktijk steeds terugkomen. De eerste is simpelweg menselijke fouten bij het invoeren of goedkeuren van een factuur: iemand boekt een factuur in, een collega doet dat een week later nog eens, zonder dat iemand het ziet.

De tweede oorzaak is dat dezelfde factuur via meerdere kanalen binnenkomt. Een leverancier stuurt de factuur per post en nog eens per e-mail, of stuurt 'ter herinnering' een kopie na een betalingsherinnering die eigenlijk al onderweg was. Beide versies hebben hetzelfde factuurnummer en bedrag, maar als er geen centrale plek is waar alle binnenkomende facturen samenkomen, ziet niemand dat het om dezelfde factuur gaat.

Een derde oorzaak die Klippa noemt is het ontbreken van controles voordat er wordt betaald: zonder een check die nieuwe facturen vergelijkt met wat er al in het systeem staat, valt een duplicaat vaak pas op nadat het bedrag al is overgemaakt. Bij een bedrijf dat facturen via losse e-mailinboxen van verschillende mensen laat lopen, zonder één vast punt waar alles wordt verzameld en afgevinkt, is dat scenario vrij voorspelbaar.

Het directe gevolg van een dubbele factuur is dat je twee keer betaalt voor één levering. Dat is geen klein ongemak: het is geld dat zonder extra actie niet automatisch teruggehaald wordt. Een foutieve of dubbele overboeking naar een bedrijf wordt niet door de bank ongedaan gemaakt; je moet zelf contact opnemen met de leverancier en vragen om het teveel betaalde bedrag terug te storten. Gebeurt dat niet vanzelf, dan kost het alsnog tijd: bellen, mailen, een creditnota afwachten, en soms een paar weken wachten op het bedrag.

Bij een eenmalige factuur van een paar honderd euro is dat vervelend maar overzichtelijk. Het wordt een ander verhaal bij bedrijven die veel inkoopfacturen per maand verwerken, met wisselende onderaannemers en leveranciers die soms via meerdere contactpersonen factureren. Dan is een dubbele betaling niet een incident, maar een structureel lek dat je pas bij de jaarafsluiting opmerkt, als je al die tijd niet hebt teruggekoppeld wie wat heeft gecontroleerd.

Er is ook een indirect kosten: de tijd die het kost om een dubbele betaling achteraf recht te zetten, is al snel een veelvoud van de tijd die een controle vooraf had gekost. Een factuur vooraf vergelijken met wat al is ingeboekt, duurt een paar minuten. Een betaling achteraf terugvorderen duurt dagen tot weken, en lukt niet altijd.

De meeste dubbele facturen zijn te herkennen met een paar simpele vergelijkingen, die zowel handmatig als automatisch werken. Klippa beschrijft als basis: factuurnummer, leverancier, factuurdatum en totaalbedrag naast elkaar leggen. Let daarbij op schrijfvarianten: een factuurnummer met of zonder streepje, of met een extra nul, wordt door een letterlijke vergelijking soms gemist terwijl het om dezelfde factuur gaat.

Een stap die verder gaat dan alleen de factuur zelf is wat Klippa 'three-way matching' noemt: de factuur vergelijken met de oorspronkelijke inkooporder én het ontvangstbewijs van de levering. Komt een factuur binnen zonder dat er een bijbehorende inkooporder of ontvangstbewijs is, dan is dat al een signaal om extra te checken, los van de vraag of het een duplicaat is.

In de praktijk werkt dit het best met één vast punt waar alle inkoopfacturen samenkomen voordat ze worden ingeboekt, in plaats van losse e-mailinboxen per persoon. Boekhoudpakketten die facturen automatisch inlezen, vergelijken nieuwe facturen doorgaans met wat al in het systeem staat op leverancier, nummer en bedrag. e-Boekhouden.nl noemt dit soort automatische verwerking van inkomende facturen als standaardonderdeel van zijn koppelingen met externe systemen, zodat facturen niet meer los per post of e-mail door het bedrijf zwerven voordat ze worden verwerkt.

Heb je meerdere systemen die los van elkaar facturen ontvangen, zonder dat een van die systemen dat overzicht standaard biedt, dan is een koppeling die dat overzicht wel samenbrengt — zoals Oarized voor dat soort situaties bouwt — vaak gerichter dan nieuwe software erbij kopen die het probleem maar deels oplost.

Een vaste controle instellen is niet voor elk bedrijf de moeite waard. Verwerk je een handvol inkoopfacturen per maand, van een beperkt aantal vaste leveranciers die je al jaren kent, dan is het risico op een gemist duplicaat klein en het handmatig checken van factuurnummer en bedrag een kwestie van een paar minuten per factuur. Een apart systeem of een koppeling optuigen om dat te automatiseren, kost dan meer tijd aan inrichten en onderhouden dan het oplevert.

Het wordt anders zodra het aantal facturen groeit, of zodra meerdere mensen facturen mogen goedkeuren zonder dat iemand het totaaloverzicht heeft. Dat is precies de situatie die Klippa beschrijft als risicovol: geen centrale intake, en controles die pas achteraf plaatsvinden. Vanaf het moment dat je niet meer zelf alle binnenkomende facturen ziet, is de kans dat een duplicaat er doorheen glipt reëel, en is het de moeite waard om te rekenen wat een gemiste dubbele betaling je gemiddeld kost tegenover wat een vaste check kost.

Een vuistregel: zolang je zelf, of één vaste collega, alle inkoopfacturen onder ogen krijgt voordat ze worden betaald, is een los systeem er bovenop meestal overbodig. Pas als die ene blik op alles verdwijnt, doordat het volume groeit of doordat de verwerking over meerdere mensen is verdeeld, loont het om een vaste vergelijking in te bouwen in plaats van op het geheugen van je mensen te vertrouwen.