Factuurfraude voorkomen: zo controleer je een factuur voordat je betaalt

Bij factuurfraude onderschept een oplichter een factuur — via de post of digitaal — en past hij alleen het rekeningnummer aan. Wie de factuur betaalt, maakt het bedrag zonder het te merken over naar de crimineel in plaats van naar de leverancier die de rekening stuurde. Dat meldt de Fraudehelpdesk.

Het is geen incident. Volgens de KVK maakte factuurfraude begin 2026 slachtoffers bij 44% van de 350 organisaties uit het fraudeonderzoek van kredietverzekeraar Allianz Trade. Daarmee is het al jaren een van de meest voorkomende vormen van fraude bij bedrijven.

Een verwante variant is CEO-fraude: een oplichter doet zich voor als een leidinggevende en stuurt een medewerker een dringend verzoek om een betaling te doen, terwijl het geld naar een criminele rekening gaat. Beide vormen spelen in op dezelfde zwakke plek: een factuur of betaalverzoek wordt betaald zonder dat iemand het rekeningnummer nog even controleert.

Precies daarom is dit geen probleem dat je oplost met achterdocht bij elke factuur die binnenkomt. Het is een proces dat je zo inricht dat de controle vanzelf gebeurt, ook op een drukke dag.

De Fraudehelpdesk zet de meest voorkomende methodes op een rij:

• Ze onderscheppen een factuur digitaal en passen die aan met speciale software.
• Ze breken met malware in bij de systemen van een bedrijf en sturen vanuit die systemen zelf al een aangepaste factuur, nog voordat die bij jou terechtkomt.
• Ze gebruiken correctievloeistof om het originele rekeningnummer weg te halen en schrijven er hun eigen nummer overheen.
• Ze plakken een sticker of stempel met een ander rekeningnummer op de factuur.
• Ze sturen een los briefje mee waarop staat dat het rekeningnummer is gewijzigd.

Een andere vorm werkt zonder papier: spoofing. Daarbij nemen criminelen een e-mailaccount van je leverancier over, of zetten ze een e-mailadres op dat er bijna precies zo uitziet, en sturen ze je vanuit dat account een bericht dat het rekeningnummer is gewijzigd. Volgens politie.nl zit de valkuil in het woordje 'bijna': het e-mailadres lijkt op dat van je vaste contactpersoon, maar is het net niet.

Wat al deze varianten gemeen hebben: de factuur zelf oogt volkomen legitiem. Bedrag, factuurnummer, logo en briefpapier kloppen. Alleen het rekeningnummer is anders, en dat is precies het detail dat in de drukte van een dag makkelijk over het hoofd wordt gezien.

Een paar simpele checks voorkomen het grootste deel van de schade:

• Vergelijk het rekeningnummer met je eigen administratie. Zoek het nummer op dat je leverancier eerder gebruikte en leg het naast het nummer op de nieuwe factuur.
• Bel bij twijfel, maar niet het nummer op de factuur. Zoek het telefoonnummer van het bedrijf zelf op — via de website of een eerdere factuur die je al vertrouwt — en vraag na of het rekeningnummer echt is gewijzigd.
• Reageer nooit met 'beantwoorden' op een verdachte e-mail. Zoek het e-mailadres van de afzender zelf op en typ het opnieuw in, adviseert de Fraudehelpdesk. Klik je op 'reply', dan loop je het risico dat je antwoord naar het valse adres van de oplichter gaat.
• Check of je het product of de dienst echt hebt besteld. De KVK wijst erop dat ook complete nepfacturen voor niet-geleverde diensten voorkomen.
• Wantrouw druk en haast. Een 'laatste herinnering' of een verzoek dat vandaag nog moet, is precies de manipulatie waarmee oplichters proberen te voorkomen dat je even nadenkt.

Geen van deze stappen kost meer dan een paar minuten. Vergelijk dat met wat het kost als je wél betaalt: geld dat naar een crimineel is overgemaakt, is in de praktijk zelden terug te halen.

De checks hierboven werken beter als ze niet afhangen van het geheugen van één medewerker. De politie adviseert een paar vaste afspraken voor elk bedrijf dat facturen verwerkt:

• Voer een twee-ogen-principe in voor betalingen. Laat een tweede persoon meekijken voordat een betaling — zeker een nieuwe of gewijzigde — wordt uitgevoerd, adviseert politie.nl.
• Verifieer een gewijzigd rekeningnummer altijd los van de factuur of het betaalverzoek zelf. Bel de contactpersoon op een nummer dat je al had, niet op een nummer dat in het bericht staat.
• Wees extra alert bij spoedverzoeken die van de normale procedure afwijken. Een dwingende toon of een verzoek dat buiten kantoortijd binnenkomt, is volgens de politie een bekend patroon.
• Overleg bij twijfel met een collega of leidinggevende, ook als het verzoek zogenaamd van de directie zelf komt.

Voor bedrijven waar meerdere mensen facturen goedkeuren en betalen, is dit vooral een kwestie van vastleggen wie welke stap doet: wie controleert het rekeningnummer, wie keurt goed, en wie voert de betaling daadwerkelijk uit. Zodra die stappen impliciet blijven — 'dat doen we gewoon zo' — is het ook impliciet wanneer er niemand meer controleert. Juist bij vaste leveranciers, waar een wijziging het snelst voor waar wordt aangenomen, loont het om deze stap hard te maken.

Heb je een frauduleuze factuur al betaald? Handel dan snel:

1. Bel meteen je bank. Hoe eerder je de overboeking meldt, hoe groter de kans dat het geld nog tegengehouden kan worden voordat het is doorgesluisd naar een andere rekening.
2. Doe aangifte bij de politie. Aangifte is nodig om verder onderzoek mogelijk te maken en is vaak ook een voorwaarde bij je verzekeraar.
3. Meld het bij de Fraudehelpdesk. Zij wijzen je door naar de juiste instanties.
4. Informeer de leverancier van wie de naam is misbruikt. Die weet dan dat zijn facturen worden nagemaakt en kan andere klanten waarschuwen.

Het geld terugkrijgen lukt niet altijd, zeker niet als het al is doorgeboekt naar een rekening in het buitenland. Dat maakt de checks uit de vorige twee secties belangrijker dan de herstelstappen hierna: voorkomen is hier vrijwel altijd effectiever dan achteraf herstellen. Een factuur controleren kost een paar minuten; een verkeerde overboeking terugdraaien lukt vaak niet, hoe snel je ook belt.