E-facturatie verplicht vanaf 2030: dit verandert er voor je bedrijf

Per 1 juli 2030 verandert er iets wezenlijks aan hoe bedrijven binnen de EU facturen naar elkaar sturen. Vanaf die datum moet een factuur voor een grensoverschrijdende B2B-levering binnen de EU een gestructureerde e-factuur zijn, opgesteld volgens de Europese norm EN 16931. Een factuur in PDF of op papier is dan niet meer voldoende voor dit type transactie.

Die e-factuur moet binnen 10 dagen na het belastbare feit worden uitgereikt. Tegelijk gaan de gegevens van die transactie automatisch naar de belastingdienst van het land, op het moment dat de factuur wordt verstuurd. Dat vervangt de periodieke listing die bedrijven nu indienen bij grensoverschrijdende leveringen.

Deze regels komen uit het ViDA-pakket (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie. Dat pakket is op 11 maart 2025 aangenomen door de Raad van de EU en is sinds 14 april 2025 in werking, al worden de verplichtingen gefaseerd ingevoerd tot 2030 en 2035. Voor Nederlandse bedrijven die zaken doen met klanten of leveranciers in andere EU-landen is 1 juli 2030 de datum om in de agenda te zetten.

"From 1 July 2030, Member States are required to issue structured electronic invoices for cross-border B2B transactions." — Europese Commissie

De Europese verplichting geldt in eerste instantie voor facturen tussen bedrijven in verschillende EU-landen. Het Nederlandse kabinet wil een stap verder gaan en e-facturatie ook verplicht maken voor facturen tussen Nederlandse bedrijven onderling, dus ook puur binnenlandse transacties. Dat voornemen staat nog niet vast als wet: er moet eerst een wetsvoorstel door de Tweede en Eerste Kamer.

Volgens de planning van het kabinet gaat het wetsvoorstel voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Daar gaat een internetconsultatie aan vooraf, waarin ondernemers en softwareleveranciers kunnen reageren op het concept. Als het voorstel wordt aangenomen, geldt de verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B-facturen eveneens vanaf 1 juli 2030, gelijk met de EU-regel voor grensoverschrijdende facturen.

Een jaar later, per 1 juli 2031, komt er een tweede verplichting bij: de digitale rapportage van die binnenlandse transacties aan de Belastingdienst. Daarmee krijgt de fiscus sneller en vollediger zicht op wat er tussen bedrijven wordt gefactureerd. Omdat het wetsvoorstel nog niet is ingediend, kunnen details — zoals de exacte reikwijdte en uitzonderingen — nog wijzigen voordat de wet definitief is.

De KVK bevestigt dat dit kabinetsvoornemen samenhangt met de Europese ViDA-richtlijn en nog door de wetgevende molen moet.

Een e-factuur is iets anders dan een PDF die je per mail verstuurt. Een PDF is voor een mens leesbaar, maar een computer moet de bedragen, het btw-nummer en de omschrijving er handmatig uit overnemen of met OCR proberen te herkennen. Een echte e-factuur staat in een gestructureerd bestandsformaat — in dit geval de Europese norm EN 16931 — dat boekhoudsoftware automatisch kan inlezen en verwerken, zonder dat iemand overtypt.

Dit onderscheid is niet nieuw. De Rijksoverheid accepteert al jaren alleen e-facturen van haar eigen leveranciers; een PDF-factuur aan een ministerie wordt niet verwerkt. Wat er in 2030 verandert, is dat die eis zich uitbreidt van 'leveren aan de overheid' naar 'handelen met bedrijven in de EU', en straks mogelijk ook naar binnenlandse handel tussen bedrijven.

Voor de praktijk betekent dit dat facturen via een systeem moeten lopen dat het EN 16931-formaat aankan — meestal je boekhoudpakket of factuursoftware — in plaats van een factuur die je zelf in Word of Excel opmaakt en als PDF verstuurt. Een factuur die een mens kan lezen maar een computer niet zonder extra stappen kan verwerken, telt straks niet meer als geldige e-factuur voor deze transacties.

Niet elk bedrijf krijgt met deze verplichtingen te maken. Ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) — met een jaaromzet tot €20.000 — blijven naar de huidige plannen vrijgesteld van zowel de e-facturatieplicht als de digitale rapportageplicht, meldt de KVK. Val je onder de KOR, dan hoef je voorlopig niets te veranderen aan hoe je factureert.

Voor alle andere bedrijven geldt: de verplichting hangt af van met wie je zaken doet. Facturen aan particulieren vallen buiten deze regels; het gaat specifiek om facturen tussen bedrijven. En zolang het wetsvoorstel voor binnenlandse e-facturatie niet is aangenomen, is alleen de grensoverschrijdende EU-regel vanaf 2030 een vaststaand gegeven — de binnenlandse uitbreiding is een kabinetsplan, nog geen wet.

Let wel op: de vrijstelling voor KOR-ondernemers geldt voor de huidige voornemens. Omdat de wetgeving nog niet definitief is, kan de precieze afbakening van wie wel en niet onder de verplichting valt tussen nu en 2030 nog veranderen. Het is dus verstandig om de voortgang van het wetsvoorstel te blijven volgen in plaats van nu al conclusies te trekken over je eigen situatie.

2030 lijkt ver weg, en voor de meeste bedrijven is dat het ook — er is geen reden om nu te overhaasten. Maar een paar dingen zijn wel handig om nu al te weten, zodat de overstap later geen verrassing is.

Check bij je boekhoudpakket of factuursoftware of e-facturatie in het EN 16931-formaat op de planning staat of al wordt ondersteund. De grotere pakketten nemen dit vrijwel zeker mee, omdat de hele EU dezelfde deadline krijgt. Vraag je accountant of boekhouder wanneer de wetgeving voor binnenlandse facturen definitief wordt, zodat je niet afhankelijk bent van losse nieuwsberichten.

Werk je al met klanten of leveranciers in andere EU-landen, dan is 1 juli 2030 de datum die voor jou het eerst gaat gelden — eerder dan voor bedrijven die alleen in Nederland zaken doen. Voor de rest geldt: dit is een proces van jaren, met een wetsvoorstel dat nog door de Kamer moet. Volg de voortgang, maar je hoeft er nu nog niets voor aan te passen.