EDI-koppeling met een grote klant: wat het is en wat het kost

EDI staat voor Electronic Data Interchange: het geautomatiseerd uitwisselen van zakelijke documenten tussen de systemen van twee bedrijven, zonder dat iemand iets handmatig overtypt of mailt. Je stuurt geen pdf-factuur meer als bijlage; je systeem zet een bericht met vaste velden rechtstreeks klaar voor het systeem van je klant of leverancier.

GS1 Nederland, de organisatie die in Nederland de barcodes en databerichten voor de handel beheert, noemt op zijn website de kernberichten die hierbij horen: het order-, verzend- en factuurbericht zijn het bekendst. Daarnaast bestaan berichten voor leveringsschema's, voorraadgegevens en betalingsspecificaties.

In de praktijk werkt het zo: je klant plaatst een bestelling, die automatisch als orderbericht in jouw systeem verschijnt. Jouw systeem maakt er een pakbon en factuur van, die weer automatisch terug worden gestuurd als verzend- en factuurbericht. Niemand tikt een adres of artikelnummer over, en er wordt geen e-mail met een pdf-bijlage meer verstuurd of gemist.

Dat is ook meteen het verschil met 'gewoon' e-factureren zoals je dat misschien kent van verplichte e-facturen aan de Rijksoverheid: bij EDI gaat het niet alleen om de factuur, maar om de hele keten van bestellen tot betalen, in een vast, door beide partijen afgesproken berichtformaat.

Een EDI-koppeling is in Nederland geen wettelijke verplichting. Er bestaat geen wet die voorschrijft dat je als leverancier EDI moet gebruiken, zoals wel geldt voor e-facturen aan de Rijksoverheid. Of je EDI nodig hebt, hangt dus niet af van de wet, maar van de klant waarmee je zaken doet.

Grote retailketens, bouwmarkten, ziekenhuizen en andere grootverbruikers leggen EDI vaak wél op als contractuele eis aan hun leveranciers. Zij verwerken honderden of duizenden bestellingen per week en willen niet voor elke leverancier losse e-mails, pdf's of een webportaal handmatig uitlezen. Weiger je de koppeling, dan loop je het risico dat je simpelweg niet meer als leverancier in aanmerking komt.

De reden die klanten en GS1 zelf aandragen is vooral foutreductie en snelheid. GS1 Nederland schrijft op zijn website dat elektronische verwerking de kans op fouten verkleint, dat gegevens direct beschikbaar zijn voor de ontvanger en dat de verzender meteen een reactie krijgt. Voor een leverancier die honderden orderregels per week verwerkt, scheelt dat typefouten in artikelnummers en aantallen, en de nabellerij die daarbij hoort.

Voor een leverancier die een paar keer per maand een bestelling van die klant krijgt, is dat voordeel een stuk kleiner. De vraag is dus niet alleen 'vraagt de klant het', maar ook 'hoeveel bestellingen gaat het daadwerkelijk schelen'.

De kosten van een EDI-koppeling bestaan uit twee delen: wat GS1 Nederland rekent voor het gebruik van de standaard, en wat je zelf betaalt aan software of een implementatiepartner om die standaard in je eigen systeem te krijgen.

Voor het eerste deel heeft GS1 Nederland een vast jaarlijks tarief per omzetcategorie, exclusief btw. Volgens de tarievenpagina van GS1 Nederland:

• Omzet tot €5 miljoen (categorie A t/m D): geen jaarlijkse fee
• Omzet €5 - €11 miljoen (categorie E): €200 per jaar
• Omzet €11 - €22 miljoen (categorie F): €400 per jaar
• Omzet €22 - €45 miljoen (categorie G): €850 per jaar
• Omzet €45 - €226 miljoen (categorie H): €1.980 per jaar
• Omzet €226 miljoen - €1 miljard (categorie I): €2.925 per jaar
• Omzet boven €1 miljard (categorie J): €4.050 per jaar

Voor het grootste deel van het Nederlandse mkb, bedrijven met een jaaromzet tot €5 miljoen, rekent GS1 Nederland dus niets voor de EDI-aansluiting zelf. De kosten zitten dan vooral in het tweede deel: de software en het werk om jouw systeem met dat van je klant te laten praten.

Dat tweede deel laat zich niet in een vast bedrag vangen. Het hangt af van of je boekhoud- of ERP-pakket EDI al ondersteunt, of je een los EDI-platform nodig hebt, en of je een implementatiepartner moet inhuren om de koppeling met jouw specifieke klant in te richten. Vraag dit concreet op bij je softwareleverancier voordat je toezegt aan een klant.

GS1 Nederland geeft op zijn website een paar concrete eerste stappen voordat je in zee gaat met een leverancier van EDI-software. De eerste is: inventariseer welke handelspartners al met EDI werken. Vaak vraagt niet alleen de klant die nu om een koppeling vraagt dit, maar lopen er al gesprekken met andere klanten of leveranciers over hetzelfde.

De tweede stap is nagaan of je bestaande boekhoud- of ERP-software EDI al ondersteunt. Veel gangbare pakketten hebben die functionaliteit ingebouwd of als module beschikbaar; in dat geval is er geen nieuwe losse tool nodig, alleen configuratie.

Pas als dat niet het geval is, komt een implementatiepartner in beeld. GS1 Nederland noemt dit letterlijk als optie: zo'n partner kan adviseren en helpen bij het invoeren van de software en het gebruik van de EDI-standaard. Die partner regelt de technische koppeling tussen jouw systeem en dat van je klant, en test de berichten voordat ze live gaan.

Reken in elk geval op een opstarttraject van enkele weken, niet van een paar dagen: je moet samen met je klant testberichten uitwisselen, foutjes in adresgegevens of artikelcodes opsporen, en pas daarna live gaan. Begin dit traject op het moment dat de klant het vraagt, niet op de deadline die de klant daarbij noemt. Die eerste testronde kost meestal meer tijd dan gedacht.

Een EDI-koppeling is niet voor elke leverancier de moeite waard, ook niet als een klant erom vraagt. Bij een enkele klant met een paar bestellingen per maand wegen de inrichtingskosten en de tijd die het kost vaak niet op tegen de paar uur die je nu kwijt bent aan het handmatig verwerken van die bestellingen.

Veel grote klanten bieden om die reden een alternatief voor kleinere leveranciers: een zogeheten webEDI-portaal, waarin je bestellingen met de hand intypt of inleest via een webformulier in plaats van een volledige systeemkoppeling. Dat is geen automatisering van je eigen systeem, maar het voldoet wel aan de eis van de klant zonder dat je software moet aanpassen. Vraag hier specifiek naar bij de inkoopafdeling van je klant voordat je een duurdere volledige koppeling overweegt.

Een volledige EDI-koppeling begint pas echt lonend te worden zodra je structureel meerdere bestellingen per week van dezelfde klant verwerkt, of zodra meerdere klanten tegelijk om een koppeling vragen. Dan betaal je de inrichting maar één keer en profiteer je er bij elke volgende klant opnieuw van. Zolang dat niet het geval is, is een handmatig proces of een webportaal vaak de verstandigere eerste stap, ook al klinkt 'volledig automatisch' aantrekkelijker.