Garantietermijnen bijhouden: wat de wet vraagt en waar dit misgaat

Veel ondernemers denken dat garantie een vaste termijn is: twee jaar, punt. Dat klopt niet. Nederland kent geen wettelijke garantietermijn. Wat er wel is: het recht op een product dat meegaat zolang je normaal gesproken mag verwachten. Hoe lang dat is, hangt af van het type product, de prijs en wat de fabrikant zelf belooft.

Dat betekent dat wettelijke garantie op een dure warmtepomp van vijf jaar oud nog steeds kan gelden, terwijl een goedkoop verlengsnoer van een half jaar oud daar misschien al buiten valt. ACM ConsuWijzer noemt dit expliciet: garantie is geen vaste periode, maar een verwachte levensduur.

Daarnaast bestaat er een aparte, kortere garantie die de verkoper of fabrikant zelf aanbiedt — vaak rond de twee jaar. Die commerciële garantie staat los van de wettelijke garantie en mag die nooit vervangen of inperken. Zodra de commerciële garantie afloopt, blijft de wettelijke garantie gewoon van kracht, zo lang als je redelijkerwijs mag verwachten dat het product meegaat. Voor jou als verkoper betekent dit dat een garantieclaim niet automatisch stopt op de datum die op het garantiebewijs staat.

Het lastigste onderdeel van garantie is niet de duur, maar de bewijslast. Hier zit een harde knip bij twaalf maanden na aankoop.

In de eerste twaalf maanden moet jij als verkoper bewijzen dat een gebrek niet al bij aankoop aanwezig was — dus dat de klant het product zelf kapot heeft gemaakt. Kun je dat niet aantonen, dan moet je repareren, vervangen of het geld teruggeven. Na twaalf maanden draait de bewijslast om: dan moet de klant aantonen dat het probleem aan het product ligt en niet aan verkeerd gebruik. Rijksoverheid.nl bevestigt deze knip.

Die knip is precies waarom een vastgelegde aankoopdatum geen formaliteit is, maar je enige houvast. Zonder bewijs van de aankoopdatum kun je bij een klacht na elf maanden niet aantonen dat je nog in de gunstige periode zit — of juist niet. En zonder onderbouwing van wat er met het product is gebeurd na aankoop, sta je bij een geschil met lege handen.

Er geldt ook een klachttermijn: een klant moet een gebrek binnen bekwame tijd melden nadat hij het heeft ontdekt. ACM noemt twee maanden als redelijke termijn. Ook dat is iets om vast te leggen: niet alleen wanneer het product is gekocht, maar ook wanneer de klacht binnenkwam.

Voor garantie heb je niet veel nodig, maar wel het juiste. Per verkoop is dit de kern:

• Aankoopdatum — het startpunt van elke termijn, wettelijk en commercieel
• Product en (indien van toepassing) serienummer — zodat je een retour kunt koppelen aan de juiste verkoop
• Leverancier en inkoopdatum — nodig om te bepalen of jij nog garantie hebt bij je eigen leverancier
• Garantietermijn van de leverancier aan jou — vaak korter dan wat je zelf aan de klant belooft
• Garantietermijn die jij aan de klant geeft — als die er is, boven op de wettelijke garantie
• Meldingsdatum van een klacht — voor de klachttermijn

Het punt waar het vaakst misgaat: de garantie die je leverancier aan jou geeft, is niet automatisch gelijk aan wat jij aan je klant toezegt. Verkoop je een apparaat met twee jaar garantie aan de klant, maar heb je zelf maar één jaar garantie bij je leverancier, dan betaal jij het tweede jaar zelf. Dat is een keuze die je bewust moet maken, niet iets wat je achteraf ontdekt bij een claim.

In de praktijk zit deze informatie meestal verspreid: een kassabon bij de klant, een inkoopfactuur in de boekhouding, een garantiebewijs in een la, en een aantekening in een Excel-bestand dat niemand meer bijwerkt. Zodra een klant drie jaar na aankoop belt over een defect, moet iemand handmatig gaan zoeken of de aankoopdatum, het product en het serienummer nog te vinden zijn.

Twee dingen gaan daardoor structureel mis. Ten eerste: claims die je eigenlijk niet meer hoeft te honoreren, worden toch gehonoreerd omdat niemand kan aantonen wanneer het product is gekocht of hoe oud het al was. Ten tweede, en dat kost meer geld: claims bij je eigen leverancier verlopen ongemerkt. Veel leveranciers geven maar twaalf of vierentwintig maanden garantie op onderdelen. Mis je die termijn omdat de inkoopdatum nergens gekoppeld staat aan het defecte product, dan betaal je de reparatie of vervanging zelf, terwijl die eigenlijk voor rekening van je leverancier had moeten komen.

Een eenvoudig overzicht — gekoppeld aan je verkoop- of kassasysteem in plaats van los ernaast — voorkomt beide problemen. Niet ingewikkeld: aankoopdatum, product, klant en leverancier in één regel per verkoop is al voldoende om bij een claim binnen een minuut te zien waar je aan toe bent.

Niet elk bedrijf heeft hier evenveel aan. Verkoop je een handvol dure, technische producten per maand — installaties, machines, apparatuur boven de paar honderd euro — dan loont het vrijwel altijd om dit gestructureerd bij te houden. De kans op een garantieclaim is reëel, en de schade van een gemiste leveranciersclaim kan in de honderden euro's lopen.

Verkoop je vooral goedkope, snel verslijtende producten — een winkel met accessoires van een paar euro, waarbij niemand ooit garantie claimt — dan is een uitgebreid systeem overkill. De tijd die het kost om alles vast te leggen, weegt dan niet op tegen het aantal claims dat je ooit krijgt. Een simpele bon bij de klant is dan vaak voldoende.

De vuistregel: hoe hoger de prijs per product en hoe langer de verwachte levensduur, hoe belangrijker het is om aankoopdatum en leveranciersgegevens per verkoop vast te leggen. Bij lage bedragen en korte levensduur is de kans dat je dit ooit nodig hebt simpelweg te klein om er tijd in te steken.