Keuring en onderhoud van arbeidsmiddelen bijhouden: wat het Arbobesluit verplicht

Onder "arbeidsmiddelen" valt alles waarmee je werkt: van een boormachine en een grasmaaier tot een steiger, een heftruck of een compressor. Het Arbobesluit maakt onderscheid tussen twee verplichtingen die vaak door elkaar worden gehaald.

De eerste is een onderhoudsplicht: elk arbeidsmiddel moet in goede staat blijven en voldoen aan de eisen waaraan het bij fabricage moest voldoen (artikel 7.5). Daarvoor houd je een onderhoudsboek bij.

De tweede is een keuringsplicht (artikel 7.4a), en die geldt niet automatisch voor alles. Hij is aan de orde in twee situaties: als de veiligheid afhangt van de manier waarop het arbeidsmiddel is geïnstalleerd (keuring na installatie), of als gebruik en slijtage kunnen leiden tot een gevaarlijke situatie (periodieke keuring).

Als werkgever moet je zelf beoordelen welke van deze twee verplichtingen op elk arbeidsmiddel van toepassing is. Dat gebeurt niet centraal door een instantie die je een lijst stuurt — het is jouw verantwoordelijkheid om dit per arbeidsmiddel vast te stellen, meestal als onderdeel van je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Voor een schoonmaakbedrijf met alleen handgereedschap ziet die beoordeling er heel anders uit dan voor een aannemer met steigers, hijsmiddelen en elektrisch gereedschap op meerdere bouwplaatsen tegelijk.

Het Arbobesluit noemt geen vaste keuringstermijn voor de meeste arbeidsmiddelen. Hoe vaak je moet keuren hangt af van het soort arbeidsmiddel en hoe intensief het gebruikt wordt. In de toelichting op het Arbobesluit staat wel een concrete ondergrens: minimaal één keer per jaar keuren geldt als veilige minimumfrequentie, aldus Arboportaal.

In de praktijk is jaarlijks vaak niet genoeg. Een elektrische schaar die dagelijks buiten wordt gebruikt door een hovenier slijt sneller dan een handboormachine die twee keer per maand uit de kast komt. De uitkomsten van je RI&E horen daarom leidend te zijn bij het bepalen van de keuringsfrequentie per arbeidsmiddel, niet een vast schema dat je ooit hebt overgenomen van een collega-bedrijf.

Wie de keuring mag uitvoeren, bepaal je grotendeels zelf: het moet een deskundig persoon of instelling zijn. Dat kan een onafhankelijke keuringsinstantie zijn, de onderhoudsdienst van je leverancier, of iemand van je eigen technische dienst — zolang die persoon aantoonbaar deskundig is op het specifieke arbeidsmiddel. Voor gewoon handgereedschap is dat vaak intern te regelen; voor hijsmiddelen ligt dat anders (zie hieronder).

Voor een beperkte groep arbeidsmiddelen ligt de keuringsplicht wel vast, en moet die door een aangewezen onafhankelijke instelling gebeuren. Volgens Arboportaal gaat het onder meer om:

• hijs- en hefwerktuigen en hijs- en hefgereedschappen aan boord van schepen
• duik- en caissonsystemen
• drukapparatuur (Warenwetbesluit drukapparatuur)
• containers (Warenwetbesluit containers)
• mobiele hijskranen en torenkranen met een capaciteit van 10 tonmeter of meer
• liften voor personenvervoer
• hijs- en hefwerktuigen voor beroepsmatig personenvervoer

Herken je een van deze categorieën in je eigen wagenpark of materieel, dan kun je de keuring niet gewoon intern regelen of aan de leverancier overlaten — die moet door een aangewezen instelling gebeuren, met een eigen certificaat en eigen herkeuringstermijn. Voor een verhuurbedrijf van bouwmaterieel of een bedrijf met een eigen torenkraan is dit meestal al bekend terrein; voor een klein installatiebedrijf dat voor het eerst een hijswerktuig aanschaft, is dit vaak de eerste keer dat deze verplichting concreet wordt. Check bij aanschaf van dit soort materieel dus altijd of er een aparte, wettelijk verplichte keuring bij hoort, naast de gewone periodieke keuring die je zelf kunt organiseren.

Keuren en onderhouden is één ding, het kunnen aantonen is een tweede verplichting op zich. Artikel 7.4a, zesde lid van het Arbobesluit schrijft voor dat er op de arbeidsplaats schriftelijke bewijsstukken aanwezig moeten zijn van uitgevoerde keuringen. Dat bewijs mag zowel digitaal als op papier, zolang je het kunt tonen aan de toezichthouder: de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Voor onderhoud geldt iets vergelijkbaars via artikel 7.5, lid 4: je houdt een onderhoudsboek bij. Bij een ongeval of calamiteit moet je daarmee aan de Arbeidsinspectie kunnen aantonen dat er voldoende onderhoud is gepleegd, zoals Arboportaal beschrijft.

Het Arbobesluit noemt geen vaste bewaartermijn in aantal jaren voor deze bewijsstukken. De praktische regel is: zolang een arbeidsmiddel in gebruik is, moet je het bijbehorende keurings- en onderhoudsbewijs kunnen tonen. Verkoop je het arbeidsmiddel of gaat het definitief buiten gebruik, dan vervalt die noodzaak. Bewaar dossiers dus gekoppeld aan het arbeidsmiddel zelf, niet aan een kalenderjaar — anders loop je het risico dat je een dossier weggooit terwijl de machine nog op de vloer staat.

De meeste bedrijven starten met een Excel-lijst of een map met keuringsbewijzen in de bus van de bedrijfswagen. Dat werkt zolang er weinig materieel is en er één persoon overzicht houdt. Het gaat mis zodra dat verandert.

Veelvoorkomende problemen in de praktijk: gereedschap dat tussen ploegen of projecten wisselt, waardoor niemand zich meer verantwoordelijk voelt voor de keuringsdatum. Materieel dat wordt ingehuurd of uitgeleend aan een onderaannemer, waarbij onduidelijk is wie de keuring moet bijhouden. Seizoenswerk, waarbij machines een half jaar stilstaan en niemand meer weet wanneer de laatste keuring was toen ze weer in gebruik worden genomen. En simpelweg: een keuringsdatum die in een agenda van een persoon staat die drie maanden later niet meer bij het bedrijf werkt.

Het gevolg is meestal niet dat er nooit gekeurd wordt, maar dat het te laat gebeurt — vaak pas als een controle van de Arbeidsinspectie voor de deur staat of na een bijna-ongeval. Een overzicht per arbeidsmiddel, met keuringsdatum en eerstvolgende vervaldatum, gekoppeld aan wie er verantwoordelijk voor is, voorkomt dat dit van het geheugen van één persoon afhangt. Voor bedrijven die dit soort herhalende administratie toch niet vanuit een los bestand willen bijhouden, koppelt Oarized dit type herinnering aan de systemen die al in gebruik zijn.

Niet elk bedrijf heeft hier evenveel aan. Heb je vijf handgereedschappen die je zelf dagelijks gebruikt en zelf visueel controleert, dan is een uitgeprint keuringsbewijs op een klembord in de werkplaats voldoende. Een systeem optuigen voor drie boormachines en een grasmaaier is meer werk dan het oplevert.

Het wordt anders zodra je te maken hebt met een van deze situaties: meerdere locaties of projecten waar materieel tussen wisselt, meerdere medewerkers die niet dezelfde apparatuur gebruiken, materieel dat wettelijk verplicht door een externe partij gekeurd moet worden (zoals hijsmiddelen), of gereedschap dat wordt uitgeleend aan onderaannemers. In die gevallen is het risico dat een keuring onopgemerkt verloopt reëel, en de gevolgen — een ongeval, een boete, of gewoon stilstand omdat een machine wordt afgekeurd tijdens een controle — wegen zwaarder dan de tijd die het kost om het bij te houden.

Twijfel je of het voor jouw bedrijf de moeite waard is? Tel het aantal arbeidsmiddelen met een keuringsplicht en het aantal mensen dat ermee werkt. Bij minder dan tien stuks en één verantwoordelijke is een simpele lijst meestal genoeg. Daarboven wordt het overzicht houden zonder een centrale plek voor deze data, met automatische herinneringen, het lastigste onderdeel — niet de keuring zelf.