RI&E verplicht vanaf 1 medewerker: wat elk bedrijf moet regelen

RI&E staat voor risico-inventarisatie en -evaluatie: een schriftelijk overzicht van de veiligheids- en gezondheidsrisico's in je bedrijf, plus wat je eraan doet. Veel ondernemers denken dat dit iets is voor bedrijven met tientallen mensen op de loonlijst. Dat is niet zo.

Volgens het Arboportaal, de officiële voorlichtingssite over de Arbowet, geldt: elk bedrijf met minimaal 1 medewerker moet een RI&E hebben. Twee man op kantoor, een hovenier met één vaste medewerker, een schoonmaakbedrijf met drie mensen in dienst — de drempel ligt niet bij 5, 10 of 25 werknemers. Die ligt bij 1.

De verplichting stopt niet bij vast personeel. Ondernemersplein, het overheidsloket voor bedrijven, is daar expliciet over: heb je personeel in dienst — "ook uitzendkrachten, stagiaires of flexwerkers" — dan telt dat mee. Werk je structureel met een uitzendbureau, dan moet je bovendien een kopie van je RI&E aan dat bureau geven, zodat zij weten welke risico's hun mensen bij jou lopen.

Wat de RI&E niet is: een vinkje dat je één keer zet en daarna vergeet. Het is een levend document — daarover verderop meer.

Een RI&E is niet zomaar een lijstje risico's. Arboportaal beschrijft precies uit welke onderdelen hij moet bestaan:

• Een inventarisatie van de aanwezige risico's op het gebied van veiligheid en gezondheid, en van de maatregelen die je al hebt genomen.
• Extra aandacht voor kwetsbare groepen, zoals zwangere medewerkers of jongeren.
• Een prioritering: welke risico's pak je eerst aan.
• Een plan van aanpak waarin staat welke maatregelen wanneer en door wie worden genomen.
• Contactgegevens van de preventiemedewerker of arbodienst, zodat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen.

Het plan van aanpak is geen bijlage die je er losjes bij plakt — het hoort bij de RI&E zelf. Een inventarisatie zonder plan van aanpak geldt volgens de wet als een onvolledige RI&E, en dat heeft gevolgen (zie verderop).

Voor veel branches bestaat een kant-en-klare branche-RI&E: een vragenlijst die is toegesneden op jouw sector, bijvoorbeeld voor de bouw, schoonmaak of hovenierswerk. Die scheelt tijd, maar je moet 'm nog steeds invullen op basis van je eigen situatie. Een generieke lijst die in de kast blijft liggen zonder dat iemand hem heeft doorlopen voor jouw specifieke werkplek, telt niet als geldige RI&E.

Naast het opstellen moet je de RI&E in veel gevallen laten toetsen door een deskundige. De grens die de Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert is concreet: bij meer dan 25 medewerkers moet de RI&E getoetst worden door een gecertificeerde deskundige. Heb je 25 medewerkers of minder, dan mag je gebruikmaken van een erkend branche-RI&E-instrument — in dat geval is een aparte toetsing niet verplicht.

Dat scheelt de meeste bedrijven in dit segment een kostenpost, want de meerderheid van schoonmaak-, bouw- en hoveniersbedrijven met 1 tot 50 medewerkers zit onder die grens van 25. Voorwaarde is wel dat je een instrument gebruikt dat daadwerkelijk erkend is voor jouw branche — niet elk lijstje dat een brancheorganisatie ooit heeft rondgestuurd, voldoet automatisch.

Let op: die erkenning staat niet stil. Arboportaal meldt dat er per 1 juni 2026 een vernieuwde erkenningsprocedure geldt voor branche-RI&E-instrumenten. Gebruik je al langer een instrument van je brancheorganisatie, controleer dan of dat instrument onder de nieuwe procedure nog geldig is. Een instrument dat vroeger erkend was, is dat niet automatisch voor altijd.

Hier zit het verschil dat de meeste ondernemers niet kennen: de Arbeidsinspectie behandelt een onvolledige RI&E anders dan een volledig ontbrekende RI&E.

Is je RI&E onvolledig — mist er een risico of een maatregel — dan kan de Inspectie daarop handhaven en krijg je de kans om het te herstellen. Heb je helemaal geen RI&E of plan van aanpak, dan ligt dat anders. Zowel Ondernemersplein als de Arbeidsinspectie zijn daar expliciet over: "Heeft u helemaal geen RI&E of PvA? Dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie direct een boete geven." Geen waarschuwing vooraf, geen hersteltermijn — de boete kan bij het eerste bezoek al vallen.

Wat die boete kost, hangt af van de overtreding en je bedrijfsgrootte. De Arbeidsinspectie werkt met zeven boetecategorieën die oplopen van €340 tot €13.500, waarbij dat hoogste bedrag het normbedrag is voor werkgevers met 500 of meer medewerkers. Voor kleinere bedrijven gelden correctiepercentages van 10% tot 80% van dat normbedrag, verdeeld over zes grootteklassen — hoe kleiner je bedrijf, hoe lager het percentage. De Arbeidsinspectie noemt op haar boetepagina geen apart, vast bedrag specifiek voor het ontbreken van een RI&E; dat volgt uit deze algemene categorie-indeling voor overtredingen van de arbeidsomstandighedenwetgeving.

Hoeveel bedrijven dit risico lopen, blijkt uit een rapport dat de Arbeidsinspectie op 8 mei 2025 publiceerde: in 2022-2023 had 64% van alle Nederlandse bedrijven een RI&E. Dat betekent dat ruim een derde dat niet had — en de Inspectie noemt zelf dat kleinere bedrijven minder vaak een RI&E hebben dan grotere.

De RI&E heeft geen vaste geldigheidsduur. Arboportaal is daar duidelijk over: je moet hem bijwerken "net zo vaak als nodig is" — niet elk jaar, niet om de drie jaar, maar zodra er iets verandert. Concreet: nieuwe werkmethoden, andere werkomstandigheden, nieuwe machines of materialen, een verhuizing, of nieuwe inzichten over een risico dat je eerder had onderschat.

Dat ontbreken van een vaste cyclus is precies waarom de RI&E in de praktijk verouderd raakt. Een btw-aangifte staat in ieders agenda, omdat de deadline vaststaat. Een RI&E-update staat nergens in de agenda, omdat er geen vaste datum is om hem aan op te hangen. Je koopt een nieuwe hoogwerker, verhuist naar een grotere loods, of werkt voor het eerst met een uitzendbureau — en de RI&E blijft ongewijzigd liggen, simpelweg omdat er geen moment is waarop iemand eraan denkt.

Wat wel werkt: de update koppelen aan gebeurtenissen die je toch al vastlegt, in plaats van aan een kalenderdatum. Een nieuwe medewerker in dienst, een nieuw type opdracht, een investering in apparatuur — leg bij elk van die momenten een vast controlepunt vast: is de RI&E nog actueel? Bedrijven die zulke controlepunten koppelen aan hun bestaande administratie — het moment waarop een nieuwe medewerker of machine wordt ingevoerd, bijvoorbeeld — vergeten de update minder snel dan bedrijven die erop vertrouwen dat iemand het zich op tijd herinnert. Oarized bouwt dat soort koppelingen voor bedrijven die dit nu nog op gevoel bijhouden.